Управление рабочими статусами в расписании
«Рабочие статусы» — раздел в меню «Администрирование» → «Настройки компании», где настраиваются собственные статусы рабочего графика компании. Статус — это отметка в графике сотрудника на день: работает ли он в офисе, удалённо или не работает и почему. Свои статусы позволяют учитывать специфику компании: командировки, встречи с клиентами, отгулы, учёбу.
Группы статусов
Что это. Все статусы графика делятся на три базовых типа: «В офисе», «Работаю удалённо» и «Не работаю». Собственные статусы можно добавлять только в две группы — «Работаю удалённо» и «Не работаю»; тип «В офисе» расширению не подлежит, потому что офисный день привязан к бронированию рабочего места, а не к подписи.
Как работает. Кастомный статус — это уточнение базового типа. Для графика, лимитов и аналитики день с любым статусом группы «Не работаю» — это нерабочий день, а день группы «Работаю удалённо» — удалённая работа; кастомная подпись меняет только отображение: что именно видят коллеги в графике («В отпуске», «Командировка», «На больничном»).
Значения. В новых компаниях группа «Не работаю» уже содержит предустановленные статусы (выходной, больничный, отпуск) — это обычные статусы, их можно переименовать или удалить. Число статусов в группе не ограничено, но палитра цветов ограничена (см. ниже), поэтому при большом числе статусов цвета будут повторяться.
Добавление статуса и его поля
Кнопка «Добавить» в карточке группы открывает форму с полями:
- «Тип статуса» — группа («Работаю удалённо» или «Не работаю»); после создания группу сменить нельзя, только пересоздать статус;
- «Название» — до 32 символов, уникально внутри группы; полное имя, которое видно в графике и отчётах;
- «Короткое название» — до 6 символов, уникально внутри группы; ярлык, которым день подписывается в компактной сетке графика (например, VAC, SL, «отпуск»);
- «Цвет» — выбор из фиксированной палитры группы: для «Работаю удалённо» — голубой #B3CBFF, сиреневый #C7B3FF, розовый #FFB3F1; для «Не работаю» — серый #DCE0EF, коралловый #FFC1B3, жёлтый #FFE7B3. Произвольный цвет задать нельзя.
Что учитывать. Палитры двух групп не пересекаются — по цвету всегда видно, работает человек удалённо (холодные оттенки) или не работает (тёплые и серый). Именно поэтому цвета фиксированы: свой корпоративный цвет назначить статусу нельзя. Уникальность названий действует в пределах группы — в разных группах допустимы одинаковые названия, но это запутает сотрудников.
Как статусы работают в графике
Справочник — это набор пресетов. Когда сотрудник (или менеджер за него) отмечает день в «Рабочем графике», он выбирает статус из этого справочника. В день записывается копия статуса — название, короткое название и цвет, — а не ссылка на справочник. Поэтому уже проставленные дни живут своей жизнью: последующее переименование или удаление статуса в справочнике не меняет прошлые и уже отмеченные будущие дни — они сохраняют подпись и цвет на момент выбора.
Шаблоны расписания. Сотрудники могут сохранять шаблоны своей рабочей недели (например, «пн–вт офис, ср–пт удалённо со статусом „Из дома”») и применять их к следующим неделям. Шаблон ссылается на статус из справочника — это единственное место, где нужен живой статус.
Где статусы видны. Сетка «Рабочего графика» (короткое название + цвет), карточка дня, график коллег, выгрузки и отчёты по графику работы.
Статусы и интеграции
Статусы графика могут проставляться не только вручную, но и внешними системами — через External API (метод обновления статуса графика пользователя) и готовую интеграцию с 1С:ЗУП, которая переносит в UnSpot отпуска, больничные и командировки из кадровой системы.
Важная особенность: внешняя система передаёт название и короткий код статуса текстом и не обязана попадать в ваш справочник. Если переданный статус в справочнике не найден, день всё равно будет проставлен — с переданной подписью и стандартным цветом группы (голубым #B3CBFF для удалённой работы, серым #DCE0EF для «Не работаю»). Чтобы статусы из 1С выглядели в графике так же, как ручные, названия в справочнике UnSpot и в настройке интеграции должны совпадать посимвольно.
Изменение и удаление статуса
Шестерёнка у статуса открывает редактирование (название, короткое название, цвет) и удаление. Изменения действуют на новые отметки — дни, отмеченные ранее, сохраняют старую подпись и цвет (см. «Как статусы работают в графике»).
Риски при удалении. Статус удаляется сразу, без корзины. Уже проставленные дни в графиках сотрудников не изменятся, но шаблоны расписания, в которых использовался удалённый статус, перестанут его применять — сервис при удалении прямо предупреждает: уведомите сотрудников, чтобы они обновили свои шаблоны. Если статус проставляется интеграцией (1С, API), удаление его из справочника не остановит интеграцию — дни продолжат отмечаться, но со стандартным цветом группы вместо выбранного.
Связи с другими настройками
| Что | Как связано со статусами |
|---|---|
| Рабочий график | Статусы — это подписи дней графика; день хранит копию статуса, а не ссылку на справочник |
| Шаблоны расписания | Ссылаются на живой статус: после удаления статуса шаблон не сможет его применять |
| Интеграция с 1С и External API | Проставляют статусы текстом; для одинакового вида названия должны совпадать со справочником посимвольно |
| Отчёты по графику | Выгрузки показывают статусы дней — включая подписи уже удалённых из справочника статусов |
| Лимиты бронирования | Лимиты считают только брони; статусы дней на лимиты не влияют — влияет «Рабочий календарь» (нерабочие дни) |
Связанные статьи
- Настройки компании — общие настройки, брендинг, дата и время;
- Политики бронирования — лимиты бронирования и другие политики;
- Синхронизация статусов графика из 1С — как кадровые события 1С:ЗУП попадают в график UnSpot;
- API: обновление статуса графика — метод External API для внешних систем.
