Что нового в продукте

Когда у компании несколько офисов, заявка «сломалось кресло» из Петербурга не должна попадать к завхозу в Москве. Но раньше у сервиса в UnSpot был один исполнитель на все офисы: он получал все заявки подряд и пересылал их коллегам вручную — если не забывал.

Сервис — там, где его действительно оказывают

В настройках сервиса появился блок «Доступность в офисах» с двумя режимами: «Во всех офисах» и «Только в указанных офисах». Во втором режиме администратор добавляет офисы и для каждого назначает своего исполнителя. Заявка уходит исполнителю того офиса, из которого её создали. Режим выбирается для каждого сервиса отдельно.

Сотрудник при оформлении заявки видит только те сервисы, которые есть в выбранном офисе: кофе-паузу, которую организуют в Москве, в петербургском офисе ему не предложат. Поле «Офис» в окне «Создать заявку» необязательное — без него показываются сервисы, доступные во всех офисах. Так же работает и публичная страница заявки.

Заявка, по которой можно работать сразу

В блоке «Поля заявки на сервис» администратор включает для сервиса «Срок исполнения» и «Файлы и изображения» и при необходимости отмечает их как обязательные. Сотрудник прикладывает фото сломанного кресла и указывает, к какому дню нужна починка, — исполнителю не приходится переспрашивать. В списке заявок появились фильтры по офису и по сроку исполнения: можно отобрать заявки без срока или только со сроком.

Очередью управляет тот, кто рядом

Сменить исполнителя заявки теперь может не только владелец, но и офис-менеджер — по доступным ему заявкам, пока заявка не в финальном статусе. Если исполнитель в отпуске, офис-менеджер передаёт работу коллеге сам.

Что это даёт

Заявки сразу попадают к человеку, который находится в нужном здании, а не проходят через общий почтовый ящик. Каждый офис работает со своей очередью, а компания продолжает пользоваться единым каталогом сервисов. Когда открывается новый офис, достаточно добавить в настройках сервиса строку с этим офисом и его исполнителем — заводить отдельный сервис не нужно.

Сотрудник на электромобиле бронирует место наугад и уже на парковке выясняет, что зарядки рядом нет. Коллеге на мотоцикле достаётся полноценное машиноместо, хотя ему хватило бы угла у стены. А место для людей с инвалидностью на схеме ничем не отличается от соседних — и его занимает тот, кому оно не нужно. Причина простая: на карте офиса все парковочные места выглядели одинаково.

Четыре вида мест вместо одного

В новом редакторе карты при добавлении парковочного места администратор выбирает его вид: «Машина», «Электрокар», «Для инвалидов» или «Байк». У каждого вида свой значок. Вид можно сменить и у уже расставленного места — перерисовывать разметку не нужно. Места, которые были на картах раньше, сохранились и показываются как обычные машиноместа.

Сотрудник видит, куда едет

Выбранный значок появляется на карте офиса, где сотрудники бронируют парковку; подсказки, подписи и цвета статусов остались прежними. Владелец электромобиля сразу находит места с зарядкой, мотоциклист — место для двухколёсного транспорта.

Тот же значок рисуется на плане в письмах о парковке: когда бронирование создано, когда оно началось, когда открыт check-in и когда место закрепили за сотрудником. Человек открывает письмо утром и заранее знает, какое место его ждёт.

Что это даёт

Места с зарядкой и места для людей с инвалидностью — самый дефицитный ресурс парковки. Когда их видно на карте, они реже достаются случайным людям, а тем, кому такие места действительно нужны, не приходится выяснять это у охраны или в чате. Вид места сочетается с привычными настройками доступа: например, бронирование мест с зарядкой можно открыть только выбранным группам пользователей через «Доступно для бронирования пользователям».

Как настроить

Откройте карту парковки в новом редакторе, добавьте или выберите место и отметьте нужный вариант в блоке «Выберите форму парковочного места». Вид задаётся для каждого места отдельно, поэтому разметка на карте может в точности повторять разметку на асфальте. После публикации карты сотрудники увидят новые значки.

Откройте расписание любой загруженной переговорной — и, скорее всего, увидите столбик фамилий. Когда сотрудник бронирует комнату и не заполняет название, UnSpot подставляет вместо него имя организатора, а если встречу создали прямо на дисплее у двери — «Room Display». Комната занята, но чем и насколько это важно, не понятно ни коллегам, ни офис-менеджеру, ни тому, кто стоит у двери с вопросом «можно я на пять минут?».

Что появилось

В правилах бронирования переговорной появилась политика «Требовать название встречи» — «Название встречи обязательно для всех бронирований в переговорной». Её включает администратор на странице конкретной комнаты, в окне «Правила бронирования». По умолчанию политика выключена, и для комнат, где её не трогали, ничего не меняется.

Когда политика включена, встречу в этой переговорной нельзя создать или сохранить без названия. Имя организатора и «Room Display» больше не подставляются: тему встречи вводит сам автор брони. Правило работает везде, где создаются и редактируются встречи, — и в интерфейсе UnSpot, и на дисплее переговорной — и действует на все роли, включая администратора.

А как же быстрое бронирование

Быстрое бронирование для такой комнаты не потеряется. Вместо мгновенного создания встречи откроется полная форма, куда уже перенесено всё, что человек выбрал, — останется дописать название. Лишних шагов ровно один, и он про суть встречи.

Что это даёт

Расписание переговорной снова читается как повестка: видно, где созвон с клиентом, где планёрка, а где собеседование. Дисплей у двери показывает тему встречи — проще понять, можно ли заглянуть или лучше подождать. Офис-менеджеру легче договориться о переносе, если он видит, что именно переносит, а не только чья это бронь.

Политика настраивается для каждой комнаты отдельно. Её разумно включить там, где расписание видят многие: в больших переговорных, в комнатах для встреч с клиентами, у переговорных с дисплеями. Маленькие комнаты для коротких созвонов можно оставить как есть.

У многих компаний несколько офисов, а данные о проходах собирает одна система контроля доступа: общий сервер СКУД на все здания или одна интеграция на весь город. Раньше UnSpot в такой схеме знал, что сотрудник пришёл на работу, но не знал, куда именно. Из-за этого искажалась аналитика по данным СКУД: вы выбирали конкретный офис, а в расчёт посещений попадали проходы во все здания сразу.

Точка доступа подсказывает офис

Каждое событие СКУД приходит с названием точки доступа — турникета, проходной, двери на этаже. Теперь в настройках входящих подписок в форматах JSON и Sigur есть блок «Связь офиса с точкой доступа СКУД»: администратор выбирает офис и перечисляет его точки доступа. По этой связи UnSpot определяет, в какой офис пришёл сотрудник, и сохраняет офис вместе с событием — он виден в отчёте «История посещения офиса (СКУД)».

Офисов в подписке может быть сколько угодно, точек доступа у каждого — до ста. Одна и та же точка не может принадлежать двум офисам, поэтому путаницы не будет. Если событие пришло с точки, которой нет в списке, оно всё равно сохранится — просто без офиса.

Фильтр по офису теперь учитывает проходы

Фильтр по офису в разделах «По офисам» и «По местам» теперь применяется не только к рабочим местам, но и к самим проходам. Выбрали петербургский офис — видите приходы именно в него, а не во все здания компании. Если офис не выбран, графики строятся так же, как раньше.

При загрузке данных СКУД из файла (кнопка «Загрузить данные СКУД» в разделе «По офисам») офис определяется так же: для формата UnSpot — по колонке с названием офиса, для выгрузок Sigur, RusGuard, PERCo и Bolid — по точке доступа.

Как начать

Связь настраивается в разделе «Интеграции → Входящие подписки»: откройте действующую подписку или создайте новую, добавьте офисы кнопкой «Добавить офис» и укажите точки доступа так, как они названы в системе контроля доступа. С этого момента новые события будут привязываться к офисам.

Что это даёт

В аналитике видна реальная посещаемость каждой площадки, а не общая картина по компании. Офисы можно сравнивать между собой, видеть, какой из них недогружен, а в каком не хватает мест, и решать вопросы аренды и рассадки по фактическим цифрам — даже если на все здания у вас одна система контроля доступа.

Переговорная с замком на двери — вечный компромисс. Если дверь открывается картой любого сотрудника, комнату займут без брони, и тем, кто её честно забронировал, придётся искать другое место. Если держать ключ на ресепшене или вручную вести списки доступа в СКУД, это лишняя работа для офис-менеджера и очередь за ключом перед каждой встречей.

Дверь открывает бронь

Если в офисе работает СКУД Sigur, UnSpot теперь сам решает, кого пускать в переговорную, — по её расписанию. Раньше делегирование доступа работало только для рабочих мест. Теперь оно работает и для переговорных: сотрудник прикладывает карту к считывателю у двери, Sigur спрашивает UnSpot, и дверь открывается, если человек — организатор или участник встречи, которая идёт в этой комнате прямо сейчас.

Кому нужно войти без встречи

В переговорную заходят не только участники совещаний. Поэтому в блоке «Правила доступа в переговорную для пользователей» на странице комнаты можно выбрать до трёх групп пользователей — у каждой своё условие:

• когда переговорная свободна — нет текущего бронирования;
• когда переговорная занята — идёт встреча;
• в любое время — независимо от расписания.

Группы необязательны. Если не выбрать ни одной, в комнату попадут только участники текущей встречи.

Как включить

Администратор открывает редактирование переговорной, в блоке правил доступа нажимает «Изменить настройки», указывает «ID точки доступа СКУД» — идентификатор двери комнаты в Sigur — и при необходимости выбирает группы. Само делегирование решения о доступе от СКУД в UnSpot включается в разделе «Настройки API». Для комнат без указанной точки доступа ничего не меняется.

Что это даёт

Доступ в переговорные больше не нужно поддерживать отдельно: он следует за расписанием. Забронировал встречу, добавил коллег — и в назначенное время дверь откроется всем участникам, без ключей и заявок. А занять комнату в обход брони не получится, если вы сами не разрешили это нужной группе. Правила задаются для каждой переговорной отдельно, так что комнаты на разных этажах можно настроить по-разному.