Аналитика «По местам»: обзор и стоимость владения

Вкладка «По местам» переводит загруженность офиса в деньги: она показывает, какая часть стоимости владения рабочими местами приходится на дни, когда места стояли пустыми, и как эти затраты распределяются по подразделениям. Отчёт строится вокруг оргструктуры, поэтому им удобно отвечать на вопрос «какое подразделение платит за неиспользуемые места больше всех». Эта статья — точка входа: она объясняет, кому доступна вкладка, откуда берётся стоимость и в какой из подробных статей искать нужное.

Что понадобится

Откройте Аналитика → По местам. Вкладка доступна ролям «Владелец», «Офис менеджер» и «Администратор интеграций». Обычный сотрудник её не видит, даже если он руководитель подразделения, — в отличие от вкладки «По офисам».

Чтобы отчёт показал не только проценты, но и деньги, нужны две настройки: валюта компании и стоимость владения офисом за месяц. Без них отчёт построится, но все суммы будут нулевыми.

Порядок настройки

1. Задайте валюту компании — «Настройки компании», поле «Валюта».
2. Заполните стоимость владения у каждого офиса — карточка офиса, блок «Дополнительная информация»; где именно, разобрано ниже.
3. Привяжите рабочие места к подразделениям — иначе разложить затраты по оргструктуре не получится, см. Доступ через оргструктуру.
4. Постройте отчёт — обязательно выберите тип графика, см. Фильтры, период и выгрузка.

Откуда берётся стоимость

Ключевой момент, который меняет прочтение всего отчёта: стоимость задаётся на офис целиком за месяц, а не на отдельное место. Отдельного поля «цена места» в продукте нет — цена места выводится делением.

В карточке офиса поле показывается вместе с обозначением валюты. Если оно не заполнено, в режиме просмотра стоит «не указано». Если валюта ещё не задана, в окне редактирования появится подсказка со ссылкой на настройки компании.

Что имеет смысл включать в эту сумму — решает компания: аренда, коммунальные платежи, обслуживание, амортизация мебели и техники. Отчёт не проверяет состав суммы, он только распределяет её.

Как считается стоимость дня места

Стоимость одного дня одного места получается двумя делениями:

• стоимость владения офисом за месяц делится на число мест в этом офисе;
• результат делится на 22 — условное число рабочих дней в месяце.

Дальше эта дневная цена умножается на число дней, когда место использовалось, и на число дней, когда оно простаивало.

Пример. Стоимость владения офисом — 660 000 в валюте компании за месяц, в офисе 30 рабочих мест. Дневная цена места: 660 000 ÷ 30 = 22 000 за место в месяц, 22 000 ÷ 22 = 1 000 за место в день. Отчёт построен за период в 20 рабочих дней. Место, которое бронировали в 8 разных дней, попадёт в отчёт так: «использовалось» — 8 дней и 8 000, «не использовалось» — 12 дней и 12 000, доля использования 40 %.

Полная стоимость этого места за период — 20 000, а не 22 000: дневная цена всегда делится на фиксированные 22 дня, а умножается на реальное число рабочих дней периода. В месяце с 18 рабочими днями то же место обойдётся в отчёте в 18 000.

⚠️ Число 22 фиксированное и не зависит от производственного календаря. Рабочие дни самого периода при этом считаются по календарю компании — с праздниками и переносами. Из-за этого сумма «за период» не сходится с простой арифметикой «стоимость владения × число месяцев»: в январе или мае расхождение заметнее всего. Отчёт хорошо работает как инструмент сравнения подразделений между собой и хуже — как точная бухгалтерская выкладка.

⚠️ Делитель — все места офиса, а не только места выбранного подразделения. Это верно и при включённом фильтре по подразделению: иначе при узком фильтре цена дня места оказалась бы завышенной в разы.

Какой вопрос где смотреть

Ограничения и частые заблуждения

• Отчёт только про рабочие места. Парковка, переговорные и локеры в него не входят, хотя тоже стоят денег.
• «Использовалось» — это дни, а не часы. Бронь на час и бронь на весь день считаются одинаково; два бронирования в один день дают один день.
• Период — не длиннее трёх месяцев.
• Отменённые и не подтверждённые чекином брони не считаются использованием — для финансового отчёта это правильно. ⚠️ Но бронь, снятую после начала — сотрудник пришёл и освободил место, — отчёт считает использованным днём целиком.
• Места, созданные внутри периода, считаются так, будто существовали весь период, и их простой завышается.
• Если подразделение не выбрано, первый блок показывает места без подразделения, а не все места компании.
• Незаполненная стоимость трактуется как ноль — строки останутся, проценты будут, деньги нулевые.

Диагностика

Связанные статьи

• Аналитика «По местам»: как устроен отчёт
• Аналитика «По местам»: фильтры, период и выгрузка
• Аналитика «По офисам»: обзор
• Аналитика «На карте»: обзор
• Рабочий календарь