Управление рабочими статусами в расписании
Рабочие статусы — это варианты, из которых сотрудник выбирает, отмечая день в разделе «Рабочий график». Два базовых статуса есть всегда, а уточняющие — «Отпуск», «Больничный», «Из дома» — заводит администратор компании. Эта статья — справочник настройки: какие поля есть у статуса, что происходит при его удалении и почему после создания первого уточняющего статуса базовый перестаёт быть доступным.
Где настраиваются статусы
Страница живёт в настройках компании: «Администрирование» → «Настройки компании» → вкладка «Рабочие статусы». Заголовок самой страницы отличается от подписи вкладки — он звучит как «Статусы для расписания»; ищите вкладку по первому названию.
Вкладка появляется только в компаниях, где включён модуль расписания. Если раздела нет, дело в модуле, а не в правах.
Настраивать статусы может Владелец и Администратор офисов. Список заведённых статусов при этом читают все сотрудники — он нужен окну выбора статуса на странице расписания.
Две группы и что в них можно завести
Страница разделена на две группы, и это деление жёсткое: третьей группы не бывает.
| Группа на экране | Базовый статус | Что можно завести внутри |
|---|---|---|
| «Группа статусов «Работаю удалённо»» | «Удалённо» | Уточняющие статусы вида «Из дома», «Из коворкинга», «Командировка» |
| «Группа статусов «Не работаю»» | «Не работаю» | Уточняющие статусы вида «Отпуск», «Больничный», «Отгул» |
К статусу «В офисе» уточняющих статусов не бывает. «В офисе» вообще не является настраиваемым статусом: так подписывается день, на котором есть бронирование рабочего места. Заводить внутри него варианты не даёт ни интерфейс, ни API.
Из коробки список пуст: в новой компании уточняющих статусов нет, сотрудники пользуются двумя базовыми.
Поля уточняющего статуса
| Поле | Ограничение | Можно ли изменить потом |
|---|---|---|
| «Тип статуса» | «Работаю удалённо» или «Не работаю» | Нет |
| «Полное название» | до 32 символов, уникально внутри группы | Нет |
| «Короткое название (не более 6 символов)» | до 6 символов, уникально внутри группы | Да |
| Цвет | Один из трёх цветов палитры своей группы | Да |
Короткое название — не украшение: именно оно показывается в ячейке дня на узких экранах и в детализированном отчёте по посещаемости. Полное название видно в окне выбора статуса и в подсказках.
Палитра фиксирована — по три цвета на группу, свои для «Работаю удалённо» и свои для «Не работаю». Произвольный цвет задать нельзя: так статусы одной группы остаются узнаваемыми в расписании.
Полное название после создания не редактируется. Если название нужно изменить, статус придётся завести заново с новым названием, а старый удалить — со всеми последствиями удаления, описанными ниже.
Главное следствие: базовый статус перестаёт быть доступным
Это самое важное свойство настройки, и его стоит понимать до того, как заводить первый статус.
Как только в группе появился хотя бы один уточняющий статус, выбрать сам базовый статус становится нельзя. Пока в группе «Работаю удалённо» пусто, сотрудник ставит день просто «Удалённо». После создания в этой группе статуса «Из дома» кнопка «Удалённо» перестаёт работать сама по себе: система потребует выбрать конкретный вариант.
Правило действует одинаково в трёх местах: при простановке статуса на день, в шаблоне расписания и при массовой смене статуса командой. Предупреждения в форме создания нет.
Практический вывод: если сотрудникам нужно оставить возможность отметить «просто удалённо», заведите в группе явный уточняющий статус с таким же смыслом — например, «Удалённо» или «Вне офиса».
Изменение и удаление
Удаление статуса не проверяет, используется ли он. Проверок нет ни по проставленным дням, ни по шаблонам сотрудников, а корзины у статусов не существует.
Что происходит после удаления:
| Где стоял статус | Что станет |
|---|---|
| Дни расписания в прошлом | Останутся как есть: день хранит копию названия, цвета и короткого имени |
| Дни расписания в будущем | Останутся как есть по той же причине |
| Шаблон расписания сотрудника | День шаблона станет «Статус недоступен» — сотруднику придётся выбрать статус заново |
| Окно выбора статуса | Вариант исчезнет из списка |
Поэтому перед удалением статуса, который используется в шаблонах, стоит предупредить сотрудников: об этом же просит текст подтверждения при удалении. Сам продукт уведомление не рассылает.
Статусы, приходящие из интеграций
Статусы расписания можно проставлять не только руками: их передают интеграция с 1С и метод External API. Здесь есть особенность, о которой нужно знать при настройке.
- Интеграция передаёт название и короткое имя статуса текстом, а не ссылку на заведённый в справочнике вариант.
- Поэтому статус из интеграции может называться так же, как ваш, но выглядеть иначе: цвет ему присваивается автоматически по группе, а не берётся из настройки.
- Ограничение на длину названия у интеграции мягче, чем в интерфейсе, — пришедший извне статус может оказаться длиннее того, что вы можете завести руками.
- Отредактировать такой статус через эту страницу нельзя: в справочнике его нет.
Если названия статусов важны для отчётности, договоритесь о едином списке на стороне источника — см. «Синхронизация статусов сотрудников из 1С» и «External API: обновление статуса в расписании».
Две политики компании на этой же странице
Ниже списка статусов, в блоке «Настройки расписания», расположены два переключателя, которые к самим статусам отношения не имеют, но управляют разделом «Рабочий график» целиком.
| Переключатель | Что делает |
|---|---|
| «Включить всем пользователям уведомление о планировании следующей недели» | Подпись к переключателю поясняет: «В пятницу, пользователям будет присылаться напоминание о планировании своей следующей рабочей недели». Рассылка уходит тем сотрудникам, у кого шаблон расписания не заведён или выключен. Пока переключатель включён, напоминание приходит на почту и в push независимо от персональных настроек сотрудника |
| «Отключить шаблон расписания» | Запрещает сотрудникам пользоваться шаблоном: дни расписания придётся заполнять вручную |
⚠️ Включение второго переключателя удаляет уже настроенные шаблоны всех сотрудников компании. Обратное выключение их не восстанавливает — сотрудникам придётся заполнить шаблоны заново. Включайте эту политику только осознанно, а не для того, чтобы посмотреть, как она работает.
Связи с другими настройками
| Настройка | Как связана со статусами |
|---|---|
| Рабочий календарь | Определяет выходные и праздники. В такие дни статус ставить можно, но в норму посещения они не входят |
| Закрепление рабочих мест | День со статусом исключается из автоматического бронирования закреплённого места |
| Режим посещения офиса | Дни «Не работаю» исключаются из знаменателя нормы посещения |
| Контроль бронирований (чекин) | Статус снимает бронь напрямую; чекин снимает её за неподтверждение — это разные механизмы |
| Права доступа к местам | Не связаны: статус не даёт и не отнимает доступ к рабочим местам |
Ограничения и частые заблуждения
| Заблуждение | Как на самом деле |
|---|---|
| Можно завести уточняющий статус к «В офисе» | Нельзя: групп всего две |
| Название статуса можно переименовать | Нельзя. Меняются только короткое название и цвет |
| Удаление статуса сотрёт его из прошлых дней | Не сотрёт: день хранит копию названия и цвета |
| Количество статусов ограничено | Ограничения на количество нет |
| После создания первого уточняющего статуса базовый останется доступен | Не останется — см. раздел выше |
| Цвет статуса можно задать любой | Только один из трёх цветов палитры своей группы |
