Как работает логика прав доступа к местам

Доступ к местам в UnSpot складывается из нескольких независимых настроек: групп доступа, подразделения-владельца и закрепления мест за сотрудниками. Они не отменяют друг друга и не выстроены в приоритет — они складываются. Место доступно сотруднику, если сработала хотя бы одна настройка из тех, что применимы к этому типу ресурса. Эта статья объясняет, как они складываются, чем отличаются рабочие места, парковочные места, переговорные и локеры, и как выбрать настройку под свою задачу.

Главное правило: настройки складываются

Когда сотрудник открывает карту офиса, UnSpot собирает список доступных ему объектов из нескольких независимых источников и объединяет их. Это объединение по принципу «или»: достаточно одного сработавшего источника.

• сотрудник состоит в группе доступа, к которой привязано место, — или
• место принадлежит подразделению сотрудника либо вышестоящему подразделению, — или
• место закреплено за этим сотрудником.

Из этого следуют три вывода, которые чаще всего оказываются неожиданными.

• Группу доступа выбирать не обязательно. Если у места указан владелец или оно закреплено за сотрудником, доступ появится и при пустом списке групп.
• Настройки не переопределяют друг друга. Место одновременно доступно и участникам выбранной группы доступа, и сотрудникам подразделения-владельца, и закреплённому сотруднику.
• Вариант «Никому» — не запрет. Он убирает только групповую настройку; владелец и закрепление продолжают давать доступ. Это верно для рабочих и парковочных мест: у офисов, этажей, переговорных и шкафов-локеров группы — единственный источник, поэтому там «Никому» делает объект недоступным всем. Полностью убрать место из бронирования можно только типом использования «Недоступный».

Отдельно стоит запомнить: доступ не наследуется по дереву пространств. Если группа доступа привязана к офису или этажу, но не привязана к самому месту, доступа к месту у сотрудника не будет — привязка нужна на том объекте, который бронируют. Обратное тоже верно: если офис сотруднику недоступен, его места на карте не появятся вовсе.

Карточка места: тип использования и тип бронирования

Все настройки доступа к конкретному месту живут в его карточке: откройте «Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства», нажмите «Изменить карту» у нужного этажа и дважды кликните по месту.

В карточке три группы настроек, которые легко перепутать:

• «Владелец» — подразделение из оргструктуры, за которым числится место;
• «Доступно для бронирования пользователям» — групповая настройка с вариантами «Никому», «Из выбранных групп», «Всем пользователям»;
• «Тип использования» и следующий за ним «Тип бронирования» — как именно место бронируется.

Список вариантов в «Типе бронирования» зависит от выбранного типа использования — и это главный источник путаницы, потому что вариант «В приоритете» есть в обеих ветках и означает в них разное.

Тип использования	Тип бронирования	Что это значит
Бронируемый	На любой день	Обычное место: бронируется на любую дату в пределах горизонта офиса
Бронируемый	День в день	Место бронируется только на текущий день, заранее — нельзя
Бронируемый	В приоритете	Приоритет у группы доступа в выбранные дни недели: участники группы бронируют место в эти дни, даже если других источников доступа у них нет; остальные в эти дни бронируют только день в день, в прочие дни место ведёт себя как обычное
Закрепленный	По дням недели	Место закреплено за сотрудником на выбранные дни; брони создаются автоматически
Закрепленный	В приоритете	Приоритет у нескольких сотрудников; автоброни не создаются, остальные бронируют день в день
Закрепленный	На период	Место закреплено за сотрудником на диапазон дат, не длиннее трёх месяцев; брони создаются автоматически сразу на весь период
Недоступный	—	Место не бронируется никем и ни при каких настройках доступа

Варианты «Типа бронирования» взаимоисключающие: на одном месте нельзя одновременно настроить закрепление по дням недели, на период и приоритет.

Какая настройка работает для какого ресурса

Набор настроек зависит от типа объекта. Больше всего вариантов у рабочих и парковочных мест — именно поэтому вопросы обычно возникают вокруг них.

Объект	Группы доступа	Подразделение-владелец	Закрепление	Горизонт бронирования
Офис, здание, этаж	да	нет	нет	—
Рабочее место	да	да	все варианты	да
Парковочное место	да	да	кроме «На период»	да
Переговорная	только группы	нет	нет	нет
Локер (шкаф)	только группы	нет	нет	нет
Ячейка локера	да	нет	за сотрудником, с оговоркой	нет

Практические следствия из таблицы:

• У переговорных доступ настраивается только группами. Поля «Владелец» у переговорной нет, закрепить её за сотрудником нельзя. Если нужно ограничить круг тех, кто бронирует переговорную, — это делается группой доступа и только ею.
• У локера два уровня. Группы шкафа определяют, увидит ли сотрудник шкаф, а право занять конкретную ячейку задаётся отдельно — группами самой ячейки. Оговорка: персональное закрепление ячейки за сотрудником срабатывает только при наличии у ячейки хотя бы одной группы доступа; при варианте «Никому» закрепление ячейки доступа не даёт.
• Горизонт бронирования действует только на рабочие и парковочные места. На переговорные и локеры он не распространяется.

Источники доступа

Группы доступа

Группа доступа связывает список сотрудников со списком объектов. Группы ведутся в разделе «Настройка → Управление персоналом → Группы и Команды», а привязка объекта к группе выполняется в карточке самого объекта — блок «Доступно для бронирования пользователям».

Вариант	Что это значит	Когда подходит
Всем пользователям	Объект привязывается к служебной группе, в которую попадают все сотрудники компании	Открытые рабочие места, общие переговорные
Из выбранных групп	Объект доступен участникам перечисленных групп	Места отдела, зона конкретной команды, гостевые переговорные
Никому	Групповых привязок у объекта нет; владелец и закрепление продолжают работать	Место, доступ к которому задаётся только владельцем или закреплением

Подробно — в статье «Группы доступа: правила и варианты настройки».

Подразделение-владелец

В карточке рабочего или парковочного места есть поле «Владелец» — в нём выбирается подразделение из оргструктуры компании. Это второй, независимый от групп способ выдать доступ: сотрудники подразделения-владельца получают место, даже если групп доступа у места нет вовсе.

Доступ распространяется вниз по ветке. Место получают сотрудники подразделения-владельца и всех подразделений, вложенных в него. Сотрудники вышестоящих подразделений доступа не получают.

Подробно, с примерами по дереву отделов, — в статье «Доступ к местам через оргструктуру».

Закрепление места

Закрепление — третий источник доступа. При закреплении «По дням недели» закреплённый сотрудник бронирует своё место в свои дни, даже если у места нет ни одной группы доступа и не указан владелец: удалив автоматически созданную бронь, он может забронировать место снова, а для всех, у кого есть доступ по другим источникам, оно в этот день становится свободным. У закрепления «На период» доступ живёт только в самих автоматических бронях: если сотрудник удалил такую бронь, заново забронировать место он сможет, лишь когда оно доступно ему через группы или владельца.

Подробно — в статье «Закрепление мест, приоритет и горизонт бронирования».

Горизонт бронирования

Даже когда доступ к месту есть, забронировать его можно не на любую дату: в карточке офиса настраивается «Горизонт бронирования» — насколько далеко вперёд сотрудники вправе бронировать места и сколько предварительных броней держать одновременно.

Настройка	Что ограничивает	Единица
Рабочие дни	Насколько далеко вперёд можно бронировать	Рабочие дни: выходные и праздники не считаются и раздвигают границу
«Время открытия окна бронирования на новый день»	Время суток, когда открывается следующий день горизонта	Часы и минуты
Бронирования	Сколько предварительных броней сотрудник держит одновременно в этом офисе	Штуки
Учёт начатых броней	Считать ли в лимит уже начавшуюся бронь; в интерфейсе — выбор «Только предстоящие бронирования» / «Включая начавшееся бронирования» под лимитом «Бронирования»	Выбор из двух вариантов

Что важно знать про горизонт:

• Горизонт — настройка офиса, а не компании: у разных офисов он свой.
• Для сотрудника это выглядит так: даты за горизонтом заблокированы в календаре, и места на них не показываются.
• Горизонт не применяется к гостевым броням. При бронировании за коллегу лимит считается по тому, для кого бронируют, а не по тому, кто бронирует.
• У мест, закреплённых по дням недели, своя граница — 28 календарных дней, см. статью о закреплении.

Роли, на которые горизонт не действует. Ограничения обходят «Владелец» и «Офис менеджер» — подсказка к настройке формулирует это как «Ограничения не распространяются на пользователей с ролью офис менеджер и администратор». Обратите внимание на нюанс: администраторы офисов, пользователей и интеграций под горизонт и лимиты подпадают, хотя слово «администратор» в подсказке может навести на обратное. Если вы проверяете поведение на своей учётной записи владельца или офис-менеджера, вы не увидите ограничений, которые видит рядовой сотрудник.

Как выбрать настройку

Задача	Настройка	Что учесть
Место свободно для всех сотрудников	«Бронируемый» + «На любой день», доступ «Всем пользователям»	Количество броней ограничивается политиками и горизонтом, а не доступом
Места закреплены за одним отделом, состав отдела часто меняется	Поле «Владелец» — подразделение отдела	Список обновляется вместе с оргструктурой, руками ничего поддерживать не нужно
Места доступны нескольким командам, не совпадающим с оргструктурой	Группы доступа	Состав групп ведётся отдельно либо приходит из внешнего каталога
Постоянное место конкретного сотрудника	«Закрепленный» + «По дням недели»	В дни отсутствия место автоматически освобождается для остальных
Место сотрудника на время проекта или командировки	«Закрепленный» + «На период»	Не длиннее трёх месяцев; у парковки такого варианта нет
Несколько человек претендуют на одно место, но приоритет у них	«Закрепленный» + «В приоритете»	Остальные смогут забронировать только в день использования
Команда приходит в офис по определённым дням	«Бронируемый» + «В приоритете» с выбором группы	Автоматические брони не создаются
Место занимают только в день прихода, без брони заранее	«Бронируемый» + «День в день»	Удобно для мест в зонах свободной рассадки
Ограничить круг тех, кто бронирует переговорную	Только группы доступа	Владельца и закрепления у переговорных нет
Полностью убрать место из бронирования	Тип использования «Недоступный»	Вариант «Никому» этого не делает — он снимает только групповые привязки

Что доступом не является

Механизм	На какой вопрос отвечает	Где настраивается
Права доступа	Может ли сотрудник бронировать этот объект в принципе	Карточка объекта и группы доступа
Горизонт бронирования	Как далеко вперёд и сколько броней сразу	Карточка офиса, «Правила бронирования»
Политики бронирования	Сколько дней в неделю, бронь за коллег и для гостей	Настройки компании
Подтверждение брони	Нужно ли согласование, чтобы бронь вступила в силу	Карточка переговорной, делегаты

Политики и горизонт не участвуют в расчёте доступности: сотрудник, упершийся в лимит, видит место доступным, но получает отказ при попытке забронировать. Подтверждение брони есть только у переговорных: в строгом режиме доступ к переговорной у сотрудника есть, но бронь не действует, пока её не подтвердит делегат. У рабочих мест, парковки и локеров подтверждения нет.

Ещё одна деталь интерфейса: недоступное место не исчезает с карты офиса — оно показывается заблокированным. А вот у недоступного офиса не показываются ни карта, ни места.

Не связаны с правами и два состояния самого офиса: если у этажа нет карты или офис скрыт администратором, места не показываются никому независимо от настроек доступа.

Частые вопросы

Обязательно ли выбирать группу доступа?

Нет. Если у места указано подразделение-владелец или оно закреплено за сотрудником, доступ появится и без групп. Группа нужна тогда, когда круг сотрудников не совпадает ни с подразделением, ни со списком закреплённых.

Сотрудник поставил статус отсутствия — кто может забронировать его место?

В дни со статусом «Работаю удаленно» или «Не работаю» автоматическая бронь на закреплённое рабочее место не создаётся, и место в этот день свободно (парковка — исключение: её автоброни статусы отсутствия не учитывают). Забронировать его может любой сотрудник, у которого есть доступ по любому из источников: и участник группы доступа, и сотрудник подразделения-владельца. Один источник не отключает другой — правило доступности здесь общее, а не «только группа».

Группа привязана к этажу, а место всё равно недоступно

Доступ не наследуется по дереву пространств. Привязка нужна на самом объекте, который бронируют: если места добавлялись после того, как настраивался этаж, их нужно привязать к группе отдельно.

Что будет с бронями, если убрать доступ?

Если речь о группах доступа, подразделении-владельце или составе группы — уже созданные брони сохраняются, изменение влияет только на новые. А вот правка самой карточки места брони удалить может. При переводе места в «Недоступный», при изменении списка приоритетных сотрудников и при закреплении на период интерфейс спрашивает, удалить ли существующие брони; при смене «На любой день» на «День в день» будущие брони удаляются всегда — система только просит подтвердить.

Связанные статьи

• Права доступа к местам: обзор — вход в раздел
• Настройка прав доступа к ресурсам: все настройки — справочник настроек
• Группы доступа: правила и варианты настройки
• Доступ к местам через оргструктуру
• Закрепление мест, приоритет и горизонт бронирования
• Политики бронирования — лимиты броней, бронь за коллег и для гостей