Аналитика «По местам»: как устроен отчёт
Отчёт вкладки «По местам» отвечает на один вопрос: сколько денег компания платит за рабочие места, которыми не пользуются. Он раскладывает стоимость владения офисами по подразделениям и показывает, какая её часть приходится на дни, когда места стояли пустыми. Эта статья разбирает устройство отчёта: из каких блоков он состоит, как читается полоса «использовалось / не использовалось» и по какому правилу затраты распределяются по оргструктуре.
Три блока отчёта
После того как выбран тип графика и построена аналитика, страница состоит из трёх блоков. Два детальных устроены одинаково: заголовок, стрелка раскрытия и строки с полосой использования и стоимостью внутри. У блока «Всего» ни стрелки, ни раскрываемого содержимого нет — это одна итоговая полоса.
| Блок | Что в строках | Когда показывается |
|---|---|---|
| «Всего» | одна итоговая полоса по всей выборке и число рабочих мест | только если непусты оба блока ниже |
| Рабочие места выделенные подразделению | строка на каждое место, сгруппированные по офисам | если у выбранного подразделения есть свои места |
| Рабочие места выделенные подчиненным подразделениям | строка на каждое дочернее подразделение первого уровня | если у выбранного подразделения есть дочерние |
⚠️ Тела детальных блоков при первой загрузке свёрнуты: виден заголовок, итоговая полоса блока и легенда, а строки мест и подразделений скрыты. Раскрываются круглой стрелкой у правого края заголовка.
⚠️ Заголовки блоков подменяются, когда блок остался один. Если второй блок пуст, у оставшегося вместо «Рабочие места выделенные…» будет стоять название выбранного подразделения или название компании. Это не другой отчёт, а тот же блок с другим заголовком.
Внутри блока «выделенные подразделению» строки сгруппированы по офисам: заголовок группы — название офиса с родителем и числом мест в скобках, под ним строки конкретных мест. ⚠️ Число в скобках — это количество мест выбранного подразделения в данном офисе, а не общее число мест офиса; делитель в формуле дневной цены берётся другой — все места офиса. В блоке подчинённых подразделений название каждого подразделения кликабельно и открывает его карточку сбоку.
Полоса «использовалось / не использовалось»
Полоса каждой строки делится на два сегмента: синий — «использовалось», красный — «не использовалось». Ширина сегмента — доля соответствующих дней, а подпись внутри показывает и дни, и деньги.
- В подписи сегмента — соотношение вида «X из Y» с процентом и сумма в валюте компании.
- Подсказка при наведении начинается со строки «Стоимость места за период: N», дальше — по строке на каждый сегмент с днями, процентом и суммой.
- Подписи внутри сегмента появляются, только если сегмент шире 15 %. У узких сегментов цифры видны исключительно в подсказке — это частая причина вопроса «почему у одной строки числа есть, а у другой нет».
- Если у строки нет ни одного места, полоса сплошная серая на всю ширину и без подсказки.
⚠️ Если места в строке есть, но в периоде не осталось ни одного рабочего дня, полоса выглядит как «100 % не использовалось», а не как «нет данных». Строка вовсе без мест выглядит иначе — сплошной серой полосой.
В блоке подчинённых подразделений строки отсортированы по убыванию доли использования: наверху самые загруженные, внизу — простаивающие; при равной доле сравниваются стоимость, число мест и название. В блоке мест сортировка действует внутри каждой офисной группы, а не по всему блоку.
Что считается использованием
Это ключевой момент отчёта, и он устроен проще, чем кажется.
| Величина | Как считается |
|---|---|
| Рабочие дни периода | дни периода за вычетом нерабочих по производственному календарю и шаблонной неделе компании |
| Использовалось | число разных рабочих дат, в которые у места было хотя бы одно бронирование; брони в выходные и праздники по календарю компании не учитываются |
| Не использовалось | рабочие дни периода минус дни использования |
| Стоимость дня места | стоимость владения офисом за месяц, делённая на число мест в офисе и на 22 |
| Стоимость сегмента | стоимость дня, умноженная на число дней сегмента |
Считаются дни, а не часы и не количество броней. Два бронирования одного места в один день дают один день использования. Бронь на четыре часа и бронь на весь день считаются одинаково.
Не считаются отменённые брони и брони, снятые автоматически из-за неподтверждения чекином. То есть если сотрудник забронировал место и не пришёл, при включённом подтверждении бронирований этот день попадёт в «не использовалось» — что для финансового отчёта правильно.
⚠️ Бронь, снятую после начала, отчёт считает использованным днём целиком. Сотрудник пришёл, отработал час и освободил место — день всё равно засчитан: такая бронь не удаляется, а завершается досрочно. Не считаются только брони, снятые до начала, и брони, отменённые автоматически из-за неподтверждения.
Даты броней определяются в таймзоне офиса, если у офиса выключены настройки по умолчанию и заданы часовой пояс и границы рабочего дня; иначе — в таймзоне компании.
Откуда берётся сама стоимость владения и почему в формуле стоит 22 — разобрано в обзорной статье вкладки.
Как затраты расходятся по оргструктуре
Отчёт всегда смотрит на оргструктуру из одной точки — от выбранного подразделения вниз. Если подразделение не выбрано, точкой отсчёта становится компания целиком.
- В блок «выделенные подразделению» попадают места, привязанные строго к выбранному подразделению — не к его потомкам.
- В блок «выделенные подчинённым подразделениям» попадает по строке на каждого непосредственного ребёнка выбранного узла.
- Места, лежащие глубже, не теряются: их затраты приплюсовываются к строке того ребёнка первого уровня, в чьём поддереве место находится. Строка «Отдел разработки» включает и места самого отдела, и места всех его групп.
Поэтому отчёт удобно читать сверху вниз: выбрали компанию — увидели раскладку по крупным подразделениям, выбрали подразделение — увидели раскладку по его отделам и собственные места. Блок «Всего» при этом суммирует всю выборку целиком, включая места, не попавшие ни в один из двух детальных блоков.
Места без подразделения
Если места не привязаны ни к одному подразделению, отчёт ведёт себя особым образом, и это стоит знать заранее.
- Когда подразделение не выбрано, блок «Рабочие места выделенные подразделению» показывает именно места без подразделения, а не все места компании. Это самая частая ошибка чтения отчёта.
- Над блоками появляется предупреждение «В организации N рабочих мест, не относящихся ни к одному подразделению» — оно показывается только при отсутствии фильтра по подразделению.
- Когда подразделение выбрано, места без подразделения выпадают из отчёта полностью — их нет ни в детальных блоках, ни в блоке «Всего». Увидеть их можно только в режиме «По всем».
Если предупреждение показывает заметное число, отчёт по подразделениям неполон. Привязка мест к подразделениям настраивается в карточке места — см. Доступ через оргструктуру.
Какие места попадают в отчёт
- Не попадают: архивные места, места архивных и отключённых офисов, а также места, созданные позже конца выбранного периода.
- Попадают полностью: места, созданные внутри периода. ⚠️ Такое место считается так, будто существовало весь период, поэтому его «не использовалось» получается завышенным. Для новых офисов это заметно искажает картину — стройте отчёт по периоду, начинающемуся после ввода мест в работу.
- Учитываются только рабочие места. Парковочные места, переговорные и локеры в этом отчёте не участвуют.
Что делать с этими цифрами
Отчёт не принимает решения за вас — он показывает, где искать деньги.
| Что видно | О чём это говорит | Что делать |
|---|---|---|
| У подразделения высокая доля «не использовалось» при большом числе мест | мест выделено больше, чем нужно при текущем режиме работы | пересмотреть выделение мест подразделению или перевести часть мест в общий пул |
| Доля простоя высокая у всех подразделений сразу | дело не в отделах, а в режиме: офис рассчитан на полную явку при гибридном графике | сверить с блоком «Потенциал вместимости офиса» на вкладке «По офисам» |
| Большая сумма в строке «без подразделения» | места не привязаны к оргструктуре, распределить затраты нельзя | привязать места к подразделениям — до этого раскладка по отделам неполна |
| Проценты использования высокие, а суммы нулевые | у офисов не заполнена стоимость владения | проверить поле «Стоимость владения за месяц» у каждого офиса выборки |
| Одно место простаивает при загруженных соседях | место неудобное, а не лишнее | посмотреть его положение на плане этажа на вкладке «На карте» |
Как читается строка. Возьмём место из примера обзорной статьи: дневная цена 1 000, период 20 рабочих дней, бронирования были в 8 разных дней. Синий сегмент покажет «8 из 20 (40 %)» и 8 000, красный — «12 из 20 (60 %)» и 12 000, а подсказка начнётся со строки «Стоимость места за период: 20 000». Если таких мест у отдела десять, строка отдела в блоке подчинённых подразделений даст 120 000 в красном сегменте — это и есть сумма, ради которой отчёт открывают.
Почему блок не появился
| Что видно | Причина |
|---|---|
| Блока «Всего» нет | один из двух детальных блоков пуст — итоговая полоса показывается только когда есть оба |
| Вместо блоков надпись «Ничего не найдено» | у выбранного подразделения нет ни своих мест, ни дочерних подразделений |
| Надпись «График аналитики не построен» | не выбран тип графика в параметрах |
| Заголовок блока — название компании | второй блок пуст, заголовок подменился |
| Все суммы нулевые, проценты есть | стоимость владения у офисов не заполнена |
| Сумма двух блоков не сходится с «Всего» | суммы округляются до целых в каждой строке независимо |
