Как устроена синхронизация календарей
UnSpot умеет держать брони и календарные события в одном состоянии: бронь переговорной появляется встречей в календаре комнаты, а встреча, созданная в календаре, — бронью в UnSpot. Эта статья описывает общие правила такого обмена — они одинаковы для всех провайдеров: Microsoft 365, локального Exchange, Google Workspace и Битрикс24. Что именно различается между провайдерами, написано в статьях по каждому из них.
Словарь: календари, брони, события, организаторы
Дальше по тексту эти слова означают строго следующее.
| Термин | Что это |
|---|---|
| Календарь переговорной | календарь ресурса — почтового ящика комнаты, — привязанный к переговорной в UnSpot. Через него идёт обмен бронями переговорной |
| Личный календарь | рабочий или личный календарь сотрудника, привязанный к его профилю в UnSpot |
| Календарь по умолчанию | один из личных календарей сотрудника, выбранный основным. Брони, созданные сотрудником в UnSpot, дублируются именно в него |
| Бронь | запись UnSpot о том, что ресурс занят: переговорная, стол, парковочное место |
| Событие | встреча в календаре у провайдера. Событие и бронь — разные сущности: событие может существовать без брони, а переговорную можно забронировать без создания события |
| Одиночное и повторяющееся событие | событие без повторов и событие с заданной периодичностью. Повторяющееся событие синхронизируется цепочкой целиком, а не по одному экземпляру |
| Организатор события | тот, кто создал встречу в календаре |
| Организатор брони | тот, кто создал бронь — в календаре или в любом разделе UnSpot |
Один календарь можно подключить только к одной переговорной, и у одной переговорной может быть только один календарь. Где это настраивается:
Два направления обмена
- Из UnSpot в календарь. Бронь переговорной создаёт встречу в календаре комнаты. Правка и удаление брони уходят туда же. Кроме календаря комнаты, бронь дублируется в календарь по умолчанию её организатора, если он подключён.
- Из календаря в UnSpot. Встреча, созданная в календаре комнаты напрямую — например, в Outlook, — становится бронью в UnSpot. Изменение и удаление такой встречи так же меняют и удаляют бронь.
Обмен идёт по событию, а не по расписанию: провайдер уведомляет UnSpot об изменениях, а UnSpot дозапрашивает только то, что поменялось. Механика уведомлений у провайдеров разная — сроки подписок, задержки и способы восстановления описаны в статьях по провайдерам.
Что уезжает из брони в событие
| Поле брони | Куда попадает | Оговорки |
|---|---|---|
| Начало и конец | время события | в часовом поясе офиса; если он не задан — компании |
| Название брони | тема события | — |
| Ссылка на встречу и комментарий | описание события | склеиваются в один текст: сначала ссылка, затем комментарий |
| Участники | участники события | передаются адресами электронной почты |
| Признак приватной брони | уровень конфиденциальности события | приватная бронь делает событие личным |
| Повторяемость | правило повторения | переносится при создании брони |
При изменении брони в календарь уходит меньше, чем при создании — и состав того, что уходит, зависит от провайдера. Общее правило: время и тему обновляют все провайдеры, описание и правило повторения при обновлении не отправляет никто. Точный перечень — в статье по вашему провайдеру.
Что приходит из события в бронь
| Поле события | Что становится в UnSpot | Оговорки |
|---|---|---|
| Тема | название брони | пустая тема даёт бронь с названием Engaged |
| Начало и конец | время брони | — |
| Организатор | организатор брони | — |
| Уровень конфиденциальности | признак приватной брони | всё, кроме обычного уровня, делает бронь приватной |
| Участники | участники брони | — |
| Правило повторения | повторяющаяся бронь | обрабатывается серия целиком |
| Отмена встречи | бронь удаляется | — |
Что не переносится
- Место встречи. Переговорная в UnSpot определяется тем, в какой календарь попало событие, а не текстом в поле места.
- Признак «весь день» — событие на весь день становится бронью с конкретным временем начала и конца.
- Описание события из календаря. Текст встречи в описание брони не переносится. В обратную сторону описание уходит: комментарий брони и ссылка на встречу попадают в тело события.
- Категории, признак онлайн-встречи, статус занятости («Занят», «Под вопросом» и прочие).
- Вложения и форматирование — описание переносится обычным текстом.
Пересечения и конфликты
- Календарь занят на это время. Если в момент создания брони в календаре комнаты уже есть встреча на этот интервал, бронь удаляется, организатор получает уведомление об отмене, а календарь пересверяется. Приоритет у того, что уже стоит в календаре.
- Событие в календаре создать не удалось. Бронь удаляется, организатор получает уведомление об отмене.
- Событие в прошлом. Бронь из события в прошлом не создаётся, если есть пересечения с другими бронями.
- Завершившиеся брони не переписываются — изменение события в календаре на них не действует. Идущая сейчас бронь обновляется как обычная.
- Интерфейс UnSpot не даёт создавать и менять брони в прошлом, тогда как провайдер календаря обычно даёт менять прошедшие встречи. Поэтому правки прошедших встреч в календаре в UnSpot не приезжают.
Ручная сверка и признаки поломки
В окне календаря переговорной есть кнопка «Запустить синхронизацию»: она заново вычитывает календарь и приводит брони в соответствие с ним. Кнопка доступна, пока календарь считается работающим, и после запуска блокируется на час — рядом показывается время следующего запуска. Сверку выполняет Владелец: кнопка видна и Администратору офисов, но запрос завершится отказом по правам.
Признаки того, что доступ к календарю потерян:
- у переговорной в дереве рабочих пространств появляется отметка «Календарь недоступен» с подсказкой «Нет доступа к календарю. Проверьте соединение и подключите заново»;
- в окне календаря переговорной вместо «Запустить синхронизацию» появляется кнопка «Переподключить»;
- у провайдеров, которые настраиваются подключением, карточка подключения помечается «Ошибка подключения».
После успешной синхронизации отметка о недействительности снимается автоматически — включать календарь обратно вручную не нужно.
Какие провайдеры поддерживаются
| Провайдер | Сколько способов подключения | С чего начать |
|---|---|---|
| Microsoft 365 и локальный Exchange | четыре | Синхронизация календарей с Microsoft: какой вариант выбрать |
| Google Workspace | один | Подключение календаря Google к переговорной |
| Битрикс24 | один | Синхронизация календарей с Битрикс24: как устроена |
Обзор всех способов подключения календаря переговорной, включая порядок внедрения, — статья Календарь переговорной: обзор способов подключения.
Правила синхронизации по сценариям
Как именно расходятся изменения между календарями в конкретных сценариях — в четырёх отдельных статьях:
- Синхронизация обычного бронирования с календарем — бронь создана в UnSpot
- Синхронизация бронирования из одиночного события календаря
- Синхронизация бронирования из повторяющегося события календаря
- Синхронизация бронирования из стороннего календаря — приглашение пришло извне
Связанные статьи
- Календарь переговорной: обзор способов подключения
- Синхронизация календарей с Microsoft: какой вариант выбрать
- Облако Microsoft 365: как устроена синхронизация календарей
- Локальный Exchange: как устроена синхронизация календарей
- Синхронизация личного календаря
- Синхронизация бронирований с личным календарем
