Заявка по объекту офиса и по QR-коду

Если сломалось или закончилось что-то конкретное — розетка у стола, шлагбаум на парковке, бумага в переговорной, — заявку удобнее подавать прямо по этому объекту. Тогда исполнителю не нужно выяснять, где именно вы находитесь: место подставится само. Подать такую заявку можно тремя способами: из информации об объекте на карте офиса, из меню заявок или по QR-коду, наклеенному на сам объект.

Какой способ выбрать

	Из информации об объекте	Из меню заявок	По QR-коду
Нужен вход в аккаунт	Да	Да	Нет
Где вы в этот момент	Где угодно: объект выбирается на карте	Где угодно: объект выбирается через поиск	Рядом с объектом — код наклеен на нём
Видно ли, кто подал заявку	Да, вы указаны инициатором	Да, вы указаны инициатором	Нет, заявка анонимна
Можно ли потом посмотреть статус	Да, в разделе «Заявки»	Да, в разделе «Заявки»	Нет
Какие сервисы доступны	Все включённые сервисы типа «В офисе»	Те же, что из информации об объекте	Только те сервисы типа «В офисе», что администратор открыл для подачи без входа

Если вы сотрудник компании и у вас есть учётная запись, выбирайте любой из первых двух способов: заявку будет видно в вашем списке, вы получите письма о смене статуса и сможете отменить её, если она станет неактуальной. QR-код сделан для тех, у кого учётной записи нет, — посетителей, арендаторов, подрядчиков.

Заявка из информации об объекте

1. Откройте карту офиса и нажмите на объект: рабочее место, парковочное место, переговорную, информационный объект или сам офис. Откроется компактная карточка бронирования.
2. Перейдите из неё в информацию об объекте — ссылка названа по объекту: «О рабочем месте», «О парковочном месте», «О переговорной». Сбоку раскроется карточка с рядом действий внизу: «На карте», «Ссылка», «Заявка», «Изменить».
3. Нажмите «Заявка».
4. В открывшейся форме выберите «Сервис». Объект менять не нужно — он уже подставлен и показан карточкой сверху.
5. Опишите проблему в поле «Описание» и при необходимости приложите изображения.
6. Нажмите «Создать заявку».

Кнопка «Заявка» в информации об объекте не зависит от того, настроены ли сервисы: она есть, даже если в компании не создано ни одного. В этом случае список «Сервис» в форме окажется пустым и отправить заявку не получится — обратитесь к администратору UnSpot вашей компании. А вот вход из меню заявок появляется только при включённом модуле «Мои заявки» и при наличии хотя бы одной активной услуги нужного типа — то есть не отключённая и либо внешняя, либо с действующим исполнителем. Услуга, у которой исполнитель удалён, заархивирован или деактивирован, кнопку не включает. Если кнопки нет или в списке «Сервис» нечего выбрать — обратитесь к администратору UnSpot вашей компании. Того же списка кнопок не увидят сотрудники с ролью «Приемная», а в карточке переговорной блок действий скрывается, пока открыт график занятости.

По локерам и отдельным ячейкам локеров такую заявку подать нельзя: кнопки заявки в информации о них нет. Если проблема с локером, опишите её в заявке по офису или в заявке «Для сотрудника», указав локер в тексте.

Заявка из меню заявок

Этот способ не требует искать объект на карте: форма открывается пустой, а объект выбирается через поиск. Удобно, когда вы не в офисе или не помните, где именно на плане стоит нужный стол.

1. Нажмите «Создать заявку» в шапке приложения. В бургер-меню шапки, в секции «Заявки», карточки выведены сразу отдельными пунктами — там шаг 2 можно пропустить.
2. Выберите карточку «Создать заявку в офисе» — «Подать запрос на сервис для объекта в офисе». Если доступна ровно одна карточка, форма откроется сразу, без выпадающего списка.
3. В форме «Заявка на сервис» нажмите плитку «Найти объект» и выберите объект в открывшемся поиске. Доступны пять типов объектов, разложенных по вкладкам: «Столы», «Парковка», «Переговорные», «Офисы», «Места интереса». По умолчанию открыты «Столы», искать по названию можно в поле «Поиск».
4. Проверьте карточку выбранного объекта — в ней видно изображение, название и офис. Сменить объект можно ссылкой «Изменить».
5. Выберите «Сервис», опишите проблему в поле «Описание», при необходимости приложите изображения и нажмите «Создать заявку».

Поле «Объект» обязательное: если оставить его пустым, форма покажет ошибку «Это поле обязательно для заполнения». Ограничений по роли нет — подать такую заявку может любой сотрудник. Из информации об объекте на карте форма по-прежнему открывается с зафиксированным объектом, и поля «Объект» в ней нет.

⚠️ Поиск объекта не ограничен вашими офисами. В выборе могут оказаться объекты офисов, к которым у вас нет доступа, поэтому сверяйте офис в карточке выбранного объекта, прежде чем отправить заявку.

Заявка по QR-коду

Наведите камеру телефона на код — откроется страница заявки. Входить в аккаунт не нужно.

Оговорка для сотрудников: если вы уже вошли в UnSpot в этом браузере, публичная страница не откроется. Вас перебросит в раздел заявок с готовой формой по тому же объекту — и заявка будет подана от вашего имени, не анонимно. Это удобнее: у такой заявки есть инициатор, письма и возможность следить за статусом.

1. Проверьте карточку объекта вверху страницы — там указано, к чему относится заявка.
2. Выберите «Сервис» из списка.
3. Опишите проблему и при необходимости приложите изображения.
4. Нажмите «Создать заявку». Появится сообщение «Заявка успешно отправлена», а форма очистится.

В списке сервисов могут оказаться незнакомые названия. Страница показывает все сервисы компании, открытые для подачи без входа: список не сужается ни по объекту, чей код вы отсканировали, ни по офису — сервисы в UnSpot заводятся на всю компанию сразу, привязки к офису у них нет. Выбирайте по смыслу задачи, а если не уверены — опишите проблему подробнее в тексте.

Заявка по QR-коду анонимна. Страница не спрашивает ни имени, ни телефона, ни почты, и обратной связи по такой заявке не будет: ни номера, ни ссылки, ни возможности позже посмотреть статус. Поэтому опишите всё сразу и как можно точнее, а если вам важен ответ — оставьте свой контакт прямо в тексте заявки.

Если вы сотрудник компании, на этой странице есть кнопка «Войти». После входа вы попадёте в раздел заявок с уже открытой формой по тому же объекту — и заявка будет подана от вашего имени, со всеми письмами и возможностью следить за статусом.

Если вместо формы открылась страница «404 — страница не найдена», значит объект по ссылке не найден — чаще всего его удалили — либо сама ссылка неполная. Переименование объекта или перенос его на другое место кода не ломают. Сообщите администратору: если объект удалён, код нужно перевыпустить.

Что можно приложить

Правила одинаковы для обоих способов: до трёх изображений в формате PNG или JPG. Документы и архивы не принимаются.

Файл тяжелее 2 МБ система попробует сжать, и к заявке прикрепится сжатая версия; файл тяжелее 15 МБ не примут вовсе. Сообщение в обоих случаях одно — «Нельзя загрузить файл больше 15 МБ», хотя изредка оно появляется и на файле поменьше, который не удалось сжать. При сжатии изображение переводится в JPG, поэтому прозрачный фон у тяжёлых PNG теряется. Фотографии с телефона обычно проходят без потерь качества, заметных на глаз.

Фотография — самое полезное, что можно приложить к заявке по объекту: по ней исполнитель сразу поймёт, что именно сломано, и придёт с нужным инструментом.

Что происходит после отправки

Заявка получает статус «Новая» и уходит исполнителю сервиса. Если заявка подана из аккаунта, вы найдёте её в разделе «Заявки» → вкладка «Заявки на сервис» и получите письмо на каждую смену статуса. Свою заявку можно отклонить, если она стала неактуальной.

Если сервис обрабатывается во внешней системе учёта заявок, статус будет другим — «Отправлена», и меняться он больше не будет: UnSpot передал заявку туда письмом и дальше её не ведёт.

Не нашли заявку в списке — проверьте фильтр «Дата создания»: он изначально показывает только сегодняшний день.

Если объект удалят, заявка по нему закроется автоматически со статусом «Отклонена» и системным комментарием. Так бывает, когда стол или парковочное место убирают с карты, пока заявка ещё в работе. Уже закрытых заявок это не касается.

Связанные статьи

• Как подать заявку на сервис — все три способа подать заявку на сервис
• Заявка на сервис для сотрудника — заявка, не связанная с конкретным местом
• Заявка на сервис к встрече — заявка на сервис к встрече
• Заявки «В офисе»: настройка и QR-коды — как администратору настроить такие сервисы и выгрузить QR-коды