Заявка по объекту офиса и по QR-коду

Если сломалось или закончилось что-то конкретное — розетка у стола, шлагбаум на парковке, бумага в переговорной, — заявку удобнее подавать прямо по этому объекту. Тогда исполнителю не нужно выяснять, где именно вы находитесь: место подставится само. Подать такую заявку можно двумя способами: из информации об объекте на карте офиса или по QR-коду, наклеенному на сам объект.

Какой способ выбрать

	Из информации об объекте	По QR-коду
Нужен вход в аккаунт	Да	Нет
Где вы в этот момент	Где угодно: объект выбирается на карте	Рядом с объектом — код наклеен на нём
Видно ли, кто подал заявку	Да, вы указаны инициатором	Нет, заявка анонимна
Можно ли потом посмотреть статус	Да, в разделе «Заявки»	Нет
Какие сервисы доступны	Все включённые сервисы типа «В офисе»	Из них только те, что администратор открыл для подачи без входа

Если вы сотрудник компании и у вас есть учётная запись, выбирайте первый способ: заявку будет видно в вашем списке, вы получите письма о смене статуса и сможете отменить её, если она станет неактуальной. QR-код сделан для тех, у кого учётной записи нет, — посетителей, арендаторов, подрядчиков.

Заявка из информации об объекте

1. Откройте карту офиса и нажмите на объект: рабочее место, парковочное место, переговорную, информационный объект или сам офис. Откроется компактная карточка бронирования.
2. Перейдите из неё в информацию об объекте — ссылка названа по объекту: «О рабочем месте», «О парковочном месте», «О переговорной». Сбоку раскроется карточка с рядом действий внизу: «На карте», «Ссылка», «Заявка», «Изменить».
3. Нажмите «Заявка».
4. В открывшейся форме выберите «Сервис». Объект менять не нужно — он уже подставлен и показан карточкой сверху.
5. Опишите проблему в поле «Описание» и при необходимости приложите изображения.
6. Нажмите «Создать заявку».

Кнопка «Заявка» не зависит от того, настроены ли сервисы: она есть в информации об объекте, даже если в компании не создано ни одного. В этом случае список «Сервис» в форме окажется пустым и отправить заявку не получится — обратитесь к администратору UnSpot вашей компании. Того же списка кнопок не увидят сотрудники с ролью «Приемная», а в карточке переговорной блок действий скрывается, пока открыт график занятости.

По локерам и отдельным ячейкам локеров такую заявку подать нельзя: кнопки заявки в информации о них нет. Если проблема с локером, опишите её в заявке по офису или в заявке «Для сотрудника», указав локер в тексте.

Заявка по QR-коду

Наведите камеру телефона на код — откроется страница заявки. Входить в аккаунт не нужно.

Оговорка для сотрудников: если вы уже вошли в UnSpot в этом браузере, публичная страница не откроется. Вас перебросит в раздел заявок с готовой формой по тому же объекту — и заявка будет подана от вашего имени, не анонимно. Это удобнее: у такой заявки есть инициатор, письма и возможность следить за статусом.

1. Проверьте карточку объекта вверху страницы — там указано, к чему относится заявка.
2. Выберите «Сервис» из списка.
3. Опишите проблему и при необходимости приложите изображения.
4. Нажмите «Создать заявку». Появится сообщение «Заявка успешно отправлена», а форма очистится.

В списке сервисов могут оказаться незнакомые названия. Страница показывает все сервисы компании, открытые для подачи без входа: список не сужается ни по объекту, чей код вы отсканировали, ни по офису — сервисы в UnSpot заводятся на всю компанию сразу, привязки к офису у них нет. Выбирайте по смыслу задачи, а если не уверены — опишите проблему подробнее в тексте.

Заявка по QR-коду анонимна. Страница не спрашивает ни имени, ни телефона, ни почты, и обратной связи по такой заявке не будет: ни номера, ни ссылки, ни возможности позже посмотреть статус. Поэтому опишите всё сразу и как можно точнее, а если вам важен ответ — оставьте свой контакт прямо в тексте заявки.

Если вы сотрудник компании, на этой странице есть кнопка «Войти». После входа вы попадёте в раздел заявок с уже открытой формой по тому же объекту — и заявка будет подана от вашего имени, со всеми письмами и возможностью следить за статусом.

Если вместо формы открылась страница «404 — страница не найдена», значит объект по ссылке не найден — чаще всего его удалили — либо сама ссылка неполная. Переименование объекта или перенос его на другое место кода не ломают. Сообщите администратору: если объект удалён, код нужно перевыпустить.

Что можно приложить

Правила одинаковы для обоих способов: до трёх изображений в формате PNG или JPG. Документы и архивы не принимаются.

Файл тяжелее 2 МБ система попробует сжать, и к заявке прикрепится сжатая версия; файл тяжелее 15 МБ не примут вовсе. Сообщение в обоих случаях одно — «Нельзя загрузить файл больше 15 МБ», хотя изредка оно появляется и на файле поменьше, который не удалось сжать. При сжатии изображение переводится в JPG, поэтому прозрачный фон у тяжёлых PNG теряется. Фотографии с телефона обычно проходят без потерь качества, заметных на глаз.

Фотография — самое полезное, что можно приложить к заявке по объекту: по ней исполнитель сразу поймёт, что именно сломано, и придёт с нужным инструментом.

Что происходит после отправки

Заявка получает статус «Новая» и уходит исполнителю сервиса. Если заявка подана из аккаунта, вы найдёте её в разделе «Заявки» → вкладка «Заявки на сервис» и получите письмо на каждую смену статуса. Свою заявку можно отклонить, если она стала неактуальной.

Если сервис обрабатывается во внешней системе учёта заявок, статус будет другим — «Отправлена», и меняться он больше не будет: UnSpot передал заявку туда письмом и дальше её не ведёт.

Не нашли заявку в списке — проверьте фильтр «Дата создания»: он изначально показывает только сегодняшний день.

Если объект удалят, заявка по нему закроется автоматически со статусом «Отклонена» и системным комментарием. Так бывает, когда стол или парковочное место убирают с карты, пока заявка ещё в работе. Уже закрытых заявок это не касается.

Связанные статьи

• Как подать заявку на сервис — все три способа подать заявку на сервис
• Заявка на сервис для сотрудника — заявка, не связанная с конкретным местом
• Заявка на сервис к встрече — заявка на сервис к встрече
• Заявки «В офисе»: настройка и QR-коды — как администратору настроить такие сервисы и выгрузить QR-коды