Подключение календаря Google к переговорной

Календарь Google Workspace можно связать с переговорной комнатой, чтобы бронирования и встречи ходили в обе стороны: встреча, созданная в календаре, превращается в бронирование переговорной в UnSpot, а бронирование из UnSpot появляется в календаре. Изменения синхронизируются автоматически.

Что понадобится

• Роль Владелец или Администратор офисов в UnSpot — подключение календаря к переговорной доступно только им.
• Настроенная в UnSpot структура офисов: переговорная должна существовать как отдельное пространство без вложенных пространств.
• Созданный в Google Workspace ресурсный календарь переговорной — см. «Создание ресурсного календаря в Google Workspace».
• Учётная запись Google, у которой есть права на управление этим календарём. Как их выдать — «Предоставление прав на управление ресурсным календарем в Google Workspace».

Календарь подключается от имени той учётной записи Google, под которой вы авторизуетесь на шаге 2. Мы рекомендуем завести для этого отдельную служебную учётную запись: если подключение сделать под личным аккаунтом сотрудника, синхронизация перестанет работать в день, когда этот аккаунт отключат.

Шаг 1. Откройте настройку календаря переговорной

В панели администратора перейдите в раздел Администрирование → Управление офисом → Рабочие пространства. Найдите в дереве нужную переговорную, наведите на её строку указатель и нажмите «Подключить календарь».

Кнопка появляется только у листовых пространств — то есть у самих переговорных. У строки офиса или этажа набор кнопок другой: «Изменить карту», «Изменить настройки», «Удалить».

Шаг 2. Выберите Google Workspace и авторизуйтесь

Откроется окно «Настройка календаря переговорной» с названием выбранной переговорной. Нажмите «Google Workspace».

Если в этом окне вы видите больше трёх кнопок — это нормально: дополнительные варианты появляются, когда в компании уже настроены соответствующие подключения. Подробнее — в статье «Синхронизация с календарями».

Дальше UnSpot передаст вас на страницу входа Google. Авторизуйтесь в нужной учётной записи и нажмите «Разрешить», чтобы выдать приложению UnSpot доступ к календарю.

Шаг 3. Выберите календарь и подключите его

После авторизации откроется шаг «Подключение календаря» с подписью «Выберите календарь, чтобы соединить его с пространством:». В списке будут все календари, доступные учётной записи, под которой вы вошли. Отметьте нужный и нажмите «Подключить».

Если нужного календаря в списке нет, значит у учётной записи нет прав на него — перейдите по ссылке «Как выдать права и доступ к календарю» прямо в этом окне.

В списке показываются только те календари, в которых у выбранной учётной записи есть права владельца — на остальные UnSpot всё равно не смог бы записывать бронирования.

Как проверить, что календарь подключён

После успешного подключения окно покажет привязанный календарь, а в дереве рабочих пространств у переговорной появится значок провайдера.

В том же окне доступны кнопки «Запустить синхронизацию» (разовая принудительная сверка событий, не чаще одного раза в час — рядом с кнопкой показывается подпись «Будет доступна в» со временем следующей попытки) и «Переподключить», если UnSpot потерял доступ к календарю. Запускать синхронизацию вручную может только Владелец.

Отключение календаря

Наведите указатель на переговорную, нажмите «Подключить календарь» и в открывшемся окне — «Отключить». Подтвердите действие в запросе «Вы уверены, что хотите отключить календарь от пространства?».

Что происходит при отключении: UnSpot отписывается от уведомлений календаря и удаляет связь. Уже созданные бронирования в UnSpot и события в календаре остаются на месте — они просто перестают синхронизироваться. Если этой учётной записью Google в UnSpot не подключено больше ни одного календаря — ни другой переговорной, ни личного календаря сотрудника, — её авторизация в UnSpot тоже удаляется, и при следующем подключении авторизоваться придётся заново.

Ограничения

• Один календарь — одна переговорная. Календарь, уже подключённый к другой переговорной или к профилю пользователя, выбрать не получится. И наоборот: к переговорной, у которой календарь уже есть, второй не подключить — сначала отключите текущий.
• Нельзя подключить календарь к пространству, внутри которого есть другие пространства. Календарь привязывается только к конечной переговорной.
• Календарь внешней переговорной отключить нельзя — кнопка «Отключить» для неё недоступна.
• Список календарей строится по правам той учётной записи, под которой вы авторизовались. Если сотрудник, чьей учёткой подключили календарь, уволится и его аккаунт заблокируют, синхронизация остановится.

Ошибки при подключении

Сообщение	Что произошло	Что делать
Календарь {calendar} уже подключен к другому ресурсу.	Этот календарь уже привязан к другой переговорной или к профилю пользователя	Выберите другой календарь или отключите его от прежнего ресурса
Этот календарь уже подключён.	То же самое, сообщение приходит от нового механизма подключений	Выберите другой календарь
К переговорной уже подключен календарь “{calendar}”. Пожалуйста, сначала отключите его.	У переговорной уже есть календарь	Отключите текущий календарь и подключите новый
Внешний календарь не найден.	Календарь удалён у провайдера или учётная запись потеряла к нему доступ	Проверьте, что календарь существует и права выданы
Календарь недоступен	UnSpot потерял доступ к подключённому календарю	Нажмите «Переподключить» и авторизуйтесь заново

Кадры окон Google сняты несколько лет назад: состав полей прежний, но оформление на стороне Google могло измениться.

Связанные статьи

• Создание ресурсного календаря в Google Workspace
• Предоставление прав на управление ресурсным календарем в Google Workspace
• Подключение календаря Office 365 к переговорной
• Подключение календаря Exchange к переговорной
• Синхронизация с календарями
• Подключение календаря Outlook к переговорной
• Календарь переговорной: обзор способов подключения