Закрепление мест, приоритет и горизонт бронирования
Закрепление места решает две разные задачи: дать сотруднику постоянное рабочее место и дать кому-то приоритет на место, которое остальные тоже могут занять. Плюс к этому у закреплённых мест своя граница видимости — 28 дней, а у всего офиса своя — горизонт бронирования. Эта статья объясняет, как эти механизмы складываются и почему место иногда «не видно на нужную дату». Пошаговая процедура закрепления — в статье «Закрепление стола за сотрудником».
Тип использования и тип бронирования
В карточке места две связанные настройки. Сначала выбирается «Тип использования» — «Бронируемый», «Закрепленный» или «Недоступный». Затем в блоке «Тип бронирования» появляются варианты, свои для каждого типа использования.
| Тип использования | Варианты типа бронирования |
|---|---|
| Бронируемый | «На любой день», «День в день», «В приоритете» (для группы) |
| Закрепленный | «По дням недели», «В приоритете» (для нескольких сотрудников), «На период» |
| Недоступный | нет — место не бронируется вовсе |
Варианты взаимоисключающие: одновременно закрепить место по дням недели и на период нельзя — при сохранении карточка вернёт ошибку.
Закрепление по дням недели
Место закрепляется за одним или несколькими сотрудниками («Добавить пользователя») — каждому выбираются свои дни недели, один день может быть только у одного человека. В закреплённые дни бронь создаётся автоматически, на 28 дней вперёд скользящим окном. Закреплённый сотрудник получает доступ к своему месту в свои дни, даже если у места нет ни одной группы доступа и не указан владелец.
День пропускается, и бронь не создаётся, если:
- на эту дату у сотрудника стоит статус «Работаю удаленно» или «Не работаю»;
- шаблон графика в этот день недели уводит сотрудника из офиса места: указан другой офис либо задан статус, а офис места не указан;
- день нерабочий по производственному календарю компании;
- у сотрудника уже есть бронь на этот день;
- сотрудник сам удалил автоматическую бронь на этот день.
В такой освободившийся день место становится обычным свободным: забронировать его может любой сотрудник, у которого есть к нему доступ — по группе или по подразделению-владельцу. При этом сам закреплённый сотрудник место не теряет: если он удалил свою бронь и передумал, он может забронировать его снова, пока никто не занял.
Важная деталь: удалённая вручную автобронь повторно не создаётся. Система считает, что сотрудник осознанно освободил место на этот день.
Закрепление на период
Место закрепляется за сотрудником на диапазон дат — не длиннее трёх месяцев. В отличие от закрепления по дням недели, брони создаются сразу на весь период, а не скользящим окном.
Побочный эффект, о котором стоит знать заранее: при сохранении такого закрепления интерфейс предлагает выбрать, что делать с существующими бронями. Вариант «Удалить имеющиеся бронирования» снимает будущие брони других сотрудников на этом месте внутри периода, а также брони закрепляемого сотрудника на других местах в те же дни; «Оставить имеющиеся бронирования» их сохраняет.
У парковочных мест варианта «На период» нет.
Два разных «В приоритете»
Вариант с названием «В приоритете» есть и у бронируемых, и у закреплённых мест — и означает в них разное. Это самая частая путаница в настройке.
| Где | Кому даётся приоритет | Как работает |
|---|---|---|
| Бронируемый → В приоритете | Группе доступа, по дням недели | В выбранные дни место бронируют участники указанной группы; остальные сотрудники с доступом — только в текущий день |
| Закрепленный → В приоритете | Нескольким конкретным сотрудникам | Они бронируют место на любой день в пределах горизонта офиса; остальные с доступом — только в текущий день |
Общее у обоих вариантов: автоматические брони не создаются, место остаётся свободным, пока приоритетный сотрудник его не займёт. Если он этого не сделал, в день использования место открывается остальным. Такая настройка удобна там, где место «в целом чьё-то», но простаивать не должно.
Дни, проведённые на закреплённом месте, не расходуют недельный лимит дней бронирования из политик компании.
Граница 28 дней у закреплённых мест
У мест, закреплённых по дням недели, есть отдельная граница: 28 календарных дней. Она касается только тех, кто на это место не закреплён.
- В пределах 28 дней чужое закреплённое место видно как обычное: если закреплённый сотрудник в этот день отсутствует, место можно занять.
- Дальше 28 дней место показано закреплённым и недоступным в закреплённые дни недели — даже если автоматической брони на ту дату ещё нет; в дни, на которые никто не закреплён, действует обычный горизонт.
- На самого закреплённого сотрудника граница не действует.
- Роли «Владелец» и «Офис менеджер» могут создать бронь и дальше границы, но на карте чужое закреплённое место дальше 28 дней показано недоступным и им.
28 дней считаются по календарю, а горизонт офиса — по рабочим дням. На карте для чужого закреплённого места действует ближняя из двух границ: при горизонте офиса больше 28 дней место закрывается через 28 дней, при меньшем — раньше, по горизонту офиса.
У вариантов «В приоритете» и «На период» этой границы нет — там работает обычный горизонт офиса.
Горизонт бронирования офиса
Горизонт — это ограничение на предварительные брони, которое настраивается в карточке офиса: «Правила бронирования» → «Горизонт бронирования».
| Настройка | Что делает |
|---|---|
| Рабочие дни | Насколько далеко вперёд можно бронировать. Считаются только рабочие дни: выходные и праздники границу отодвигают |
| «Время открытия окна бронирования на новый день» | В какое время суток открывается следующий день горизонта |
| Бронирования | Сколько предварительных броней сотрудник держит одновременно в этом офисе |
| Учёт начатых броней | Считать ли в лимит бронь, которая уже началась: «Только предстоящие бронирования» или «Включая начавшееся бронирования» |
Для сотрудника горизонт выглядит так: даты за его границей заблокированы в календаре, места на них не показываются, а при попытке создать бронь через быстрое бронирование приходит сообщение о превышении лимита: «Превышен лимит бронирований. В пространстве … установлено ограничение не далее N рабочих дней».
В лимит «Бронирования» не считаются автоматические брони закреплений и брони сотрудника на его собственном закреплённом месте.
Кого горизонт не касается. Ограничение не действует на роли «Владелец» и «Офис менеджер» — об этом сказано и в подсказке к настройке. Важный нюанс: администраторы офисов, пользователей и интеграций под горизонт и лимиты подпадают. Поэтому проверять поведение горизонта надо на учётной записи рядового сотрудника: на учётной записи владельца ограничений не видно вовсе.
Горизонт не применяется к гостевым броням, а при бронировании за коллегу лимит считается по тому сотруднику, для которого бронируют. На переговорные и локеры горизонт не распространяется.
Отличия парковочных мест
- Закрепления «На период» у парковки нет — только по дням недели и «В приоритете».
- Автоматическая бронь на закреплённое парковочное место создаётся, только если у сотрудника добавлен автомобиль.
- Статус отсутствия и шаблон графика на создание парковочных автоброней не влияют: бронь создаётся, даже если сотрудник в этот день работает удалённо.
- Лимит предварительных броней у парковки считается ещё и по номеру автомобиля, а не только по сотруднику.
Диагностика: почему место не видно
| Симптом | Вероятная причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Место не видно совсем, ни на какую дату | Нет ни одного источника доступа | Группы места, поле «Владелец», закрепление |
| Место видно, но недоступно на далёкую дату | Горизонт офиса или граница 28 дней | «Правила бронирования» офиса; закреплено ли место за кем-то |
| Место доступно только сегодня | Тип бронирования «День в день» или «В приоритете» | Карточку места, блок «Тип бронирования» |
| Место было доступно и пропало | Изменили тип использования или список приоритетных | Карточку места; такие правки удаляют будущие брони |
| Сотрудник в группе, а мест не видит | Группа привязана к этажу, но не к местам | Привязку групп на самих местах |
| У администратора всё работает, у сотрудника нет | Часть ограничений не действует на роли «Владелец» и «Офис менеджер» | Проверить на учётной записи рядового сотрудника |
