Уведомления рабочего графика
Раздел «Рабочий график» — один из самых «разговорчивых» в UnSpot: письма приходят и от шаблона, и от подписок на коллег, и от политики компании, и даже в ответ на собственную смену статуса. Эта статья собирает все уведомления раздела в одном месте: что их вызывает, кто их получает, по каким каналам они идут и что из этого можно отключить.
Все уведомления раздела
Уведомления рабочего графика приходят из семи независимых механизмов. У каждого свой повод, свой круг получателей и свои каналы — поэтому отключение одного не отключает остальные.
| Уведомление | Когда приходит | Кому | Каналы |
|---|---|---|---|
| Шаблон расписания изменён | Шаблон сотрудника изменил кто-то другой — руководитель или администратор | Владельцу шаблона | Письмо |
| Спланируйте следующую неделю | Раз в неделю, если политика компании включена | Тем, у кого шаблон не заведён или выключен | Письмо, push, Slack, Telegram |
| Рабочий график повторён | После переноса шаблона на следующую неделю | Владельцу шаблона | Письмо, push |
| Не удалось повторить рабочий график | Перенос шаблона завершился ошибкой | Владельцу шаблона | Письмо, push |
| Избранные коллеги в офисе | Накануне дня, когда кто-то из избранных будет в офисе | Подписчику | Письмо, push, Slack, Telegram |
| Коллега просит обновить статус | Коллега нажал «Узнать расписание» в вашем ряду | Адресату запроса | Письмо |
| Бронирование отменено | Бронь снял кто-то другой — например, руководитель, переключивший ваш день | Владельцу брони | Письмо или push |
Уведомления о шаблоне
Письмо «Изменен шаблон рабочего графика» приходит владельцу шаблона, когда шаблон правил не он сам: руководитель поставил или снял день, выключил шаблон целиком либо переписал неделю. В письме показана получившаяся неделя; дни, ставшие недоступными, отмечены значком предупреждения.
После переноса шаблона на следующую неделю приходит второе уведомление — об успехе или о неудаче. У него есть особенность, о которой стоит знать: письмо об успешном повторении отправляется и тогда, когда переносить было нечего — например, если все дни следующей недели вы уже заполнили вручную.
Уведомления о переносе шаблона отправляются независимо от персональных настроек уведомлений: отключить их в профиле нельзя.
Напоминание спланировать неделю
Раз в неделю сотрудникам приходит напоминание «Спланируйте следующую неделю». Механика у него узкая, и это чаще всего вызывает вопросы:
- Напоминание получают только те, у кого шаблон не заведён или выключен. Сотрудник с включённым шаблоном его не получает никогда.
- Рассылка идёт, только если администратор включил её в настройках компании — переключателем «Включить всем пользователям уведомление о планировании следующей недели».
- Пока эта политика включена, напоминание приходит на почту и в push независимо от персональных настроек. Сообщения в Slack и Telegram, наоборот, требуют персональной настройки и привязанной учётной записи.
- Архивные сотрудники и те, кто ни разу не входил в систему, напоминание не получают.
Уведомления о коллегах
Если вы подписались на коллег звёздочкой, накануне вам приходит сообщение о том, кто из них завтра будет в офисе. Оно отправляется не всегда — условий несколько:
| Условие | Поведение |
|---|---|
| Завтра выходной по календарю компании | Не отправляется |
| У вас нет подписок | Не отправляется |
| У вас уже есть бронирование на завтра | Не отправляется — вы и так планируете быть в офисе |
| Никто из избранных завтра не в офисе | Не отправляется |
| В офисе больше десяти избранных | В сообщении показываются первые десять |
Отдельно приходит запрос от коллеги: он нажимает значок сообщения в вашем ряду, пишет короткий текст — и вы получаете письмо с просьбой заполнить расписание. Один и тот же человек может запросить ваше расписание не чаще раза в сутки.
Письмо об отмене бронирования
Это не уведомление раздела «Рабочий график», но в расписании оно возникает чаще всего. Когда вы ставите на день статус «Удалённо» или «Не работаю», ваша бронь рабочего места на этот день снимается — а предупреждения перед этим система не показывает. Письма об отмене вам при этом не придёт: оно уходит только тогда, когда бронь снял кто-то другой — например, руководитель, переключивший ваш день.
Что можно настроить самому
Персональные настройки уведомлений живут в профиле, в разделе «Уведомления». Расписания касаются два переключателя:
| Настройка | Что отключает |
|---|---|
| Уведомлять когда избранные коллеги в офисе накануне в … | Сообщения о том, что избранные коллеги завтра в офисе |
| Напоминать о планировании следующей недели в Пт, … | Еженедельное напоминание «Спланируйте следующую неделю». Пока политика компании включена, тумблер заблокирован и напоминание приходит всё равно |
| — | Письмо с просьбой коллеги обновить расписание отключить нельзя: персонального тумблера у него нет. Ограничение одно — один запрос от одного человека в сутки |
Уведомления о переносе шаблона персональными настройками не отключаются, а напоминание о планировании недели при включённой политике компании их игнорирует. Если поток писем избыточен, вопрос решается на стороне администратора — выключением политики.
