Что может руководитель: брони, расписание, заявки

Это справочник прав руководителя: что он может сделать с бронями, расписанием, заявками и карточками своих подчинённых и где проходят границы. Набор прав один и тот же, как бы ни был собран круг подчинённых — через оргструктуру, команду, список «Подчиненные» или поле «Руководитель». Отдельные разделы — про экраны, где учитывается не весь круг, и про сообщения, которые увидит подчинённый.

Как система решает, подчинён ли вам сотрудник

При каждой проверке система собирает круг подчинённых из четырёх источников и объединяет их по принципу «достаточно одного». Ни один источник не отменяет другие.

Источник	Где настраивается
Список «Подчиненные» в вашей карточке	Настройка → Управление персоналом → Сотрудники
Команды, выданные вам	Тот же экран, блок «Команды»
Поле «Руководитель» в карточке сотрудника	Карточка подчинённого
Вы — руководитель его подразделения	Настройка → Управление персоналом → Оргструктура

Отдельно стоит вариант «Все пользователи»: он не добавляет источник, а отключает проверку — подчинёнными считаются все сотрудники компании.

Сами вы в свой круг подчинённых не входите. Поэтому в отчёте по подчинённым вас нет, а в списке «за кого бронировать» — есть: там продукт добавляет вас к подчинённым отдельно.

Где подчинённость учитывается не полностью

В нескольких местах продукт смотрит на более узкий круг. Выглядит это так: руководитель отдела отменяет бронь сотрудника — получается; пытается остановить её же — приходит отказ, хотя человек тот же.

Где	Какой круг там работает
Кнопка «Остановить» у брони переговорной	Только список «Подчиненные» и вариант «Все пользователи», и вдобавок нужна роль «Офис менеджер» или «Владелец». Оргструктура, команды и поле «Руководитель» здесь не учитываются
Блок «Моя команда» в разделе «Рабочий график → Сотрудники»	Список «Подчиненные» и поле «Руководитель». Команды и подразделения выводятся отдельными блоками
Бронирование мест для группы, вариант «Мои подчинённые»	Тот же узкий круг: список «Подчиненные» и поле «Руководитель»

Если сценарий не срабатывает, надёжнее всего добавить сотрудников в блок «Подчиненные» явным списком — он учитывается в каждом из этих мест. Для кнопки «Остановить» этого мало: там сначала нужна роль.

Бронирования

Что можно	Подробности
Забронировать место за коллегой	Рабочие места и парковка. Если в правилах бронирования разрешено бронировать за других, это может любой сотрудник и права не нужны; если запрещено — только за своих подчинённых
Отменить чужую бронь	Рабочие места, парковка, переговорные — только по кругу подчинённых
Изменить бронь переговорной	Для броней, где организатор — ваш подчинённый
Остановить бронь переговорной	Нужна роль «Офис менеджер» или «Владелец» плюс список «Подчиненные»
Пересадить сотрудника на другое место	Рабочие места и парковка
Посмотреть детали брони переговорной	Включая приватные брони подчинённых
Забронировать рабочие места сразу группе	Для команды и подразделения нужно быть их руководителем; парковки и переговорных для группы нет
Забронировать ячейку локера за сотрудника	Невозможно ни при какой механике: ячейку берёт и освобождает только сам сотрудник или роль «Владелец»

Правило асимметричное: забронировать место за коллегой при разрешающей политике можно без всяких прав, а отменить эту же бронь — только если он ваш подчинённый.

Бронирование за подчинённого замещает его прежнюю бронь. Если у сотрудника уже есть место на выбранный день, конфликт не показывается: старая бронь снимается, вместо неё создаётся новая. Замещение доступно только тем, кто вправе удалять брони этого сотрудника; остальным придёт «У вас нет прав на пересаживание пользователя…».

Массовые действия берут всю группу. Бронирование мест и смена статуса для команды или подразделения затрагивают всех участников, а не пересечение с вашим кругом подчинённых; проверяется только то, что команда выдана вам, а подразделение вами возглавляется. Предел — 30 человек: при превышении придёт «Для смены статуса группы в ней должно быть не более 30 человек», даже если вы бронировали, а не меняли статус. В отделе из 45 человек действие придётся выполнять в два приёма.

Расписание, статусы и норма посещения

Что можно	Подробности
Видеть расписание подчинённых	Раздел «Рабочий график → Сотрудники»: блок «Моя команда», блоки по каждой выданной команде и по каждому подразделению, где вы руководитель
Проставить или сбросить статус за сотрудника	Например, «Работаю удаленно» или отсутствие
Проставить статус сразу команде или подразделению	Массовое действие, не более 30 человек за раз
Создать и изменить шаблон расписания подчинённого	Включая сброс шаблона
Включить или выключить шаблон, заблокировать его	Заблокированный шаблон сотрудник не может изменить сам
Посмотреть посещаемость подчинённых	Свод по команде или подразделению

Статус вытесняет бронь. Когда вы проставляете сотруднику статус на дату — вручную или массово, — его брони рабочих мест на этот день снимаются: начавшаяся останавливается, будущая удаляется, сотруднику уходит уведомление об отмене. Предупреждения перед действием интерфейс не показывает.

Каждый блок раздела показывает не больше 100 человек, и предупреждения об усечении нет. Сводная строка статуса над блоком считается только для групп меньше 100 человек и показывает статус лишь тогда, когда он одинаков у всех участников.

Одна тонкость: если ставите статус всему подразделению, он проставится и вам. Если команде — нет. А ещё руководитель может изменить статус там, где сам сотрудник уже не может: сотруднику с начавшейся бронью система откажет, руководителю — нет.

Карточка сотрудника

Руководитель не редактирует карточку подчинённого целиком. Ему доступны ровно четыре поля:

• время начала работы
• время окончания работы
• закреплённый офис
• норма посещения офиса

Например, руководитель может поставить сотруднику норму посещения и закрепить за ним офис, но не может сменить ему подразделение или роль. Всё остальное меняет «Владелец» или «Администратор пользователей», а саму роль — только «Владелец». Дополнительно руководителю видны избранные места подчинённых в приватных пространствах, скрытые от остальных.

Заявки на сервис и посетители

Что можно	Подробности
Видеть заявки	Свои — созданные вами или назначенные на вас — и те, где исполнитель ваш подчинённый
Менять статус заявки	Принять, выполнить, отклонить. Автор заявки может только отклонить
Оформить визит гостя на подчинённого	В поле принимающего доступны вы и ваши подчинённые
Видеть журнал заявок на пропуск	По кругу подчинённых

Круг здесь считается по исполнителю заявки: заявка, которую подчинённый подал как заказчик, а выполняет кто-то другой, в ваш список не попадёт. Статусы «Выполнена» и «Отклонена» финальные — их не меняет никто; вернуть заявку в «Новая» вручную тоже нельзя, этот статус ставит только система.

Сотрудник с вариантом «Все пользователи» видит весь список заявок компании. Формулировка «администратор видит все заявки» неверна: решает не роль, а настройка подчинённости.

Что видит подчинённый

Подчинённость меняет не только ваши возможности, но и то, что приходит сотруднику.

• Бронь за сотрудника. Когда вы бронируете место за человеком, ему приходит уведомление «Для вас забронировано», при отмене — «Ваше бронирование отменено». Свои собственные брони сотрудник не уведомляются. Отключить эти сообщения он может сам в профиле, раздел «Уведомления».
• Правка шаблона расписания. Сотруднику уходит письмо о том, что его шаблон изменён руководителем, с именем и должностью того, кто это сделал.
• Блокировка шаблона. Письма нет: сотрудник увидит пометку, что шаблон зафиксирован руководителем, и получит отказ при попытке изменить его.
• Руководителю уведомления не приходят. Ни одно письмо и ни одно push-уведомление не адресуется человеку по признаку «он руководитель» — все они идут в обратную сторону, подчинённому.

Что покажет интерфейс, если прав не хватает

Все сообщения ниже означают одно: человек, за которого вы действуете, не входит в ваш круг подчинённых. Имя в сообщении — имя сотрудника, а не ваше.

Что вы делали	Сообщение
Бронировали место или парковку за сотрудника	«У вас нет прав на бронирование за пользователя …»
Меняли бронь переговорной	«У вас нет прав на редактирование бронирования за пользователя …»
Отменяли бронь	«У вас нет прав на удаление бронирования за пользователя …»
Меняли статус или шаблон расписания	«У вас нет прав на изменение статуса за пользователя …»
Бронировали место, которое у сотрудника уже занято	«У вас нет прав на пересаживание пользователя …»
Проставляли статус команде или подразделению, которыми не руководите	«У вас нет прав на редактирование группы»
Работали с группой больше 30 человек	«Для смены статуса группы в ней должно быть не более 30 человек»
Оформляли визит гостя на чужого сотрудника	«Пользователь не является текущим пользователем или его подчинённым»
Меняли статус закрытой заявки	«Нельзя изменить окончательный статус»

Отчёты и аналитика

В отчётах работает тот же круг подчинённых, а вариант «Все пользователи» снимает ограничение. Отчёты по бронированиям, расписанию и посещаемости доступны любому сотруднику и показывают его подчинённых и его самого. Отдельная группа — истории действий администратора: они открываются по роли, а круг подчинённых к ним не применяется. Разбор по каждому отчёту — «Подчинённость в аналитике и отчётах».

Чего подчинённость не даёт

• Доступ к местам. Права на сотрудника и доступ к рабочим местам — разные механики. Руководитель не получает доступ к местам подчинённых и не открывает им места фактом подчинения.
• Права администратора. Настройки компании, офисов и интеграций остаются за соответствующими ролями.
• Редактирование карточки целиком. Доступны только четыре поля выше.
• Управление локерами. Ячейки вне механики полностью.
• Права на гостей. У гостя нет карточки сотрудника; бронировать за гостя позволяет отдельный переключатель «Разрешить бронирование для гостей», а переговорную для гостя нельзя забронировать вообще.
• Права на «внуков». Ни одна механика не поднимается по цепочке подчинения.

Частые вопросы

Руководитель видит приватные брони подчинённых?

Да, и это следствие настройки офиса. В окне «Правила бронирования» есть переключатель «Личные бронирования» с пояснением: «Информация об организаторе бронирования будет скрыта от других пользователей. Но руководители будут видеть бронирования своих подчинённых». Пока он выключен, организаторы видны всем. Когда включён — имя организатора скрыто от рядовых сотрудников, но остаётся видно вам по всему кругу подчинённых. Исключение: бронь переговорной, пришедшая из внешнего календаря и не имеющая организатора в UnSpot, не открывается никому.

Может ли руководитель забронировать место за человеком, который ему не подчинён?

Да, если в правилах бронирования разрешено бронировать за других. А вот отменить эту бронь он уже не сможет.

Можно ли запретить руководителю менять расписание подчинённых?

Отдельной настройки для этого нет: права идут одним набором. Ограничить можно только состав круга подчинённых.

Почему сотрудник видит заявки всей компании?

Скорее всего, у него в блоке «Подчиненные» стоит вариант «Все пользователи». Роль здесь ни при чём.

Почему одно и то же действие у одного руководителя работает, а у другого нет?

Проверьте, какой механикой собран круг подчинённых, и загляните в раздел «Где подчинённость учитывается не полностью»: часть операций смотрит только на список «Подчиненные», а кнопка «Остановить» требует ещё и роли.

Связанные статьи

• Подчинённость сотрудников: обзор — вход в раздел
• Подчинённость через оргструктуру
• Подчинённые и команды в карточке сотрудника
• Прямой руководитель в карточке сотрудника
• Подчинённость в аналитике и отчётах
• Права доступа к местам: обзор — про доступ к местам, а не к людям