Подчинённость через оргструктуру
Назначьте сотрудника руководителем подразделения — и он получит права на людей этого подразделения, не меняя ни одной галочки в их карточках. Права действуют только на прямых сотрудников: люди из вложенных подразделений руководителю не подчинены, и настройки «распространить вниз» в UnSpot нет. Статья объясняет, где проходит граница, как её обойти и почему в аналитике всё выглядит иначе.
Содержание
Видит ли руководитель отдела сотрудников вложенных отделов
Кто может быть руководителем подразделения
Почему в аналитике руководитель видит всю ветку
Что ломает подчинённость по оргструктуре
Не путать с доступом к местам по подразделению
Можно ли назначить подразделению двух руководителей?
Что будет, если у подразделения не указан руководитель?
Входит ли руководитель в свой круг подчинённых?
Почему в «Рабочем графике» видны не все сотрудники подразделения?
Видит ли руководитель отдела сотрудников вложенных отделов
Нет. Права руководителя действуют только на сотрудников его собственного подразделения. Сотрудники дочерних подразделений в круг управления не попадают — у них есть свой руководитель, и права на них принадлежат ему.
Три счётчика в дереве отвечают на этот вопрос прямо. У строки подразделения выводятся «Отдел», «В подчинении» и «Всего»: первый — сотрудники самого подразделения, второй — сотрудники всех вложенных подразделений, третий — их сумма. Права руководителя покрывают ровно первый счётчик. Если у отдела написано «Отдел: 6 сотрудников» и «В подчинении: 52 сотрудника», его руководитель управляет шестью, а не пятьюдесятью восемью.
Разберём на дереве. Пусть «Департамент по кадровой политике» содержит «Службу по обучению и развитию персонала», а та — «Группу дистанционного обучения». Руководитель Департамента управляет только теми, у кого в карточке указан сам Департамент. Сотрудники Службы и Группы ему не подчинены: он не увидит их расписание, не забронирует за них место и не найдёт их в отчётах.
Правило одно на весь продукт: брони, расписание и статусы, шаблоны графика, заявки на сервис, карточка сотрудника, журнал посетителей и отчёты берут один и тот же круг подчинённых. Отдельно от него ведёт себя только аналитика по офисам — о ней ниже.
Чтобы руководитель управлял всей веткой, добавьте людей из вложенных подразделений вручную — любым из трёх способов: списком «Подчиненные», командой или полем «Руководитель» в их карточках. Инструкции — «Подчинённые и команды в карточке сотрудника» и «Прямой руководитель в карточке сотрудника».
Где ведётся оргструктура
Дерево подразделений живёт в разделе «Настройка → Управление персоналом → Оргструктура». На этом экране подразделения называются отделами: кнопка «Добавить» открывает форму «Создать отдел» с полями «Название», «Родитель», «Руководитель» и «Описание». Вкладываться отделы могут на любую глубину.
Сотрудник принадлежит ровно одному подразделению — оно выбирается в его карточке или приходит из синхронизации. Состав отдела правится и с экрана оргструктуры: «Добавить сотрудника» для одного человека, «Загрузить из CSV» для многих, «Убрать из отдела» — обратное действие.
Наполнить отдел списком адресов. В файле для «Загрузить из CSV» достаточно колонки с адресом электронной почты: система найдёт уже заведённых сотрудников и переведёт их в этот отдел из прежнего. Новых сотрудников файл не создаёт — по каждой незнакомой строке придёт ошибка «Пользователя с таким email не существует», а по итогам загрузки — сводка вида «3 из 40 пользователей не были добавлены».
Дерево можно собрать импортом сотрудников. В CSV-импорте пользователей колонка «Department» принимает не название, а путь по дереву со слэшами: «Департамент по кадровой политике/Служба по обучению и развитию персонала». Недостающие узлы создаются автоматически сверху вниз. Если хотя бы один узел пути синхронизирован с каталогом, подразделение не изменится вовсе — и сообщения об этом не будет.
Кто может быть руководителем подразделения
Не путайте с полем «Руководитель» в карточке сотрудника: это другая механика, ей посвящена статья «Прямой руководитель в карточке сотрудника».
| Что | Как устроено |
|---|---|
| Руководителей у подразделения | Не более одного |
| Подразделений у руководителя | Сколько угодно — права складываются по всем |
| Подразделений у сотрудника | Ровно одно |
| Кто может быть руководителем | Любой активный сотрудник, в том числе из другого отдела или уже руководящий двумя другими — система это не проверяет |
| Кого нельзя | Деактивированного, архивного и сотрудника с ролью «Приемная» |
| Откуда берётся | Экран оргструктуры или синхронизация (Active Directory, SCIM) |
Руководителя подразделения проставляет и синхронизация: Active Directory берёт его из атрибута подразделения, SCIM — из поля организационной единицы. Сопоставление идёт по адресу электронной почты, причём регистр адреса должен совпадать с тем, что записан в карточке UnSpot. Если подходящего сотрудника нет, поле останется пустым — молча, без ошибки.
Почему в аналитике руководитель видит всю ветку
В аналитике на вкладке «По офисам» руководитель действительно видит цифры по всей своей ветке, включая вложенные подразделения: фильтр «По сотрудникам» предзаполняется вашими подразделениями вместе со всеми вложенными. Прав это не добавляет — аналитика показывает обезличенную статистику, а не карточки, брони и расписания.
Практическое следствие на числах: у департамента 6 своих сотрудников и 52 во вложенных отделах. В аналитике его руководитель увидит статистику по всем 58, в отчётах — строки по шести, и управлять сможет тоже только шестью. Подробный разбор — «Подчинённость в аналитике и отчётах».
Как настроить
- Откройте «Настройка → Управление персоналом → Оргструктура».
- Постройте дерево: создайте отделы и вложите их друг в друга.
- Откройте отдел и в поле «Руководитель» выберите сотрудника.
- Убедитесь, что в карточках сотрудников стоит нужное подразделение: круг управления определяет только это поле.
- Проверьте результат: зайдите под руководителем в «Рабочий график → Сотрудники». Если в дереве у отдела написано «Отдел: 6 сотрудников», в блоке подразделения должно быть ровно шесть человек — сотрудники вложенных отделов туда не попадают.
Права начинают действовать сразу после сохранения, отдельного шага активации нет.
Что ломает подчинённость по оргструктуре
- Пустое или чужое подразделение в карточке. Если поле не заполнено или указан другой отдел, руководителю этого отдела человек не подчинён — даже если сидит с отделом в одной комнате.
- Деактивация сотрудника. У деактивированного очищается подразделение, и он перестаёт быть руководителем своих отделов. Само по себе это не восстанавливается: после возврата в строй поля нужно проставить заново. Ручные списки, команды и поле «Руководитель» деактивацию переживают.
- Архивация карточки. Рвутся уже все связи: подразделение, поле «Руководитель» у него и у его подчинённых, списки «Подчиненные» в обе стороны, команды и группы доступа. Возврат из архива их не вернёт.
- Ожидание, что права спустятся вниз. Их нет ни на одном уровне глубже собственного подразделения.
Перенос узла дерева на права руководителей не влияет: круг управления определяется полем в карточке сотрудника, а не положением отдела. Зато меняются доступ к местам (он идёт по ветке) и охват фильтра в аналитике.
| Сообщение | Что оно значит |
|---|---|
| «Удаление недоступно, так как подразделение содержит дочерние подразделения и/или сотрудников» | Отдел удаляется только пустым: сначала переведите людей и вложенные отделы |
| «Синхронизированное подразделение не может быть удалено» | Узел пришёл из каталога — удаляйте его в источнике |
| «Редактирование синхронизированного подразделения ограничено» | Название, родителя и руководителя такого отдела ведёт каталог |
| «Обновление списка сотрудников не доступно, так как подразделение синхронизировано из внешнего источника» | Состав синхронизированного отдела меняется только в источнике |
| «Отдел с таким именем уже существует» | Названия внутри одного родителя уникальны — они образуют путь, по которому отдел находят импорт и обмен |
Не путать с доступом к местам по подразделению
У рабочих и парковочных мест есть поле «Владелец» — тоже подразделение из оргструктуры. Это другая тема, и наследование в ней устроено противоположным образом: доступ к месту получают сотрудники подразделения-владельца и всех подразделений, стоящих над ним в дереве.
| Что наследуется | Направление по дереву |
|---|---|
| Доступ к местам (поле «Владелец») | Вверх: место видят вышестоящие подразделения |
| Права на сотрудников (руководитель подразделения) | Никуда: только своё подразделение |
Проще запомнить так: по ветке ходят места, а не люди. Подробности про места — «Доступ к местам через оргструктуру».
Частые вопросы
Можно ли назначить подразделению двух руководителей?
Нет, поле хранит одного сотрудника. Если управлять людьми должны двое, второму выдайте тех же сотрудников через блок «Подчиненные» или через команду — механики складываются.
Что будет, если у подразделения не указан руководитель?
Ничего не сломается: сотрудники такого отдела просто не попадут ни к кому в подчинение по этой механике. В дереве отдел помечен «Руководитель не указан».
Входит ли руководитель в свой круг подчинённых?
Нет. В отчётах по подчинённым вас не будет, хотя на части экранов — например, при выборе, за кого бронировать, — вы в списке есть: там продукт добавляет вас к подчинённым отдельно.
Почему в «Рабочем графике» видны не все сотрудники подразделения?
Каждый блок раздела «Рабочий график → Сотрудники» показывает до 100 человек, и предупреждения об усечении нет. Там же второе следствие: сводная строка статуса над блоком считается только для групп меньше 100 человек, а показывает статус только когда он одинаков у всех участников блока.
Что будет, если сотрудник сменит подразделение?
Он немедленно выйдет из круга управления прежнего руководителя и попадёт в круг нового. Уже созданные брони и расписание сохраняются — меняются только права на управление ими.
