Политики бронирования

Политики бронирования — это общие для всей компании правила, которые ограничивают бронирование переговорных, рабочих мест и парковок, определяют, кто может бронировать за коллег и для гостей, а также управляют сроком хранения персональных данных и месячным кредитом на внешние переговорные. Раздел находится в меню «Администрирование» → «Настройки компании» → вкладка «Политики бронирования». Изменения применяются сразу после выбора значения — отдельной кнопки «Сохранить» на вкладке нет.

Лимит бронирования переговорной

Что это. Ограничение суммарного времени, на которое один сотрудник может бронировать переговорные в течение одного дня. Настройка нужна, чтобы переговорные не «монополизировались» отдельными сотрудниками и оставались доступными всей команде.

Как работает. При создании или переносе брони система складывает длительность всех броней переговорных, где сотрудник является организатором, за календарные сутки (с 00:00 до 24:00) — включая создаваемую бронь. Если сумма превышает лимит, бронь не создаётся и сотрудник видит сообщение с величиной лимита. Сутки считаются в часовом поясе офиса, в котором находится переговорная; если офис использует настройки компании — в часовом поясе компании. Учитываются брони во всех офисах, а бронь, пересекающая полночь, учитывается только той частью, которая попадает в текущие сутки.

Значения. «Без ограничения» (по умолчанию) или фиксированная величина от 30 минут до 24 часов с шагом 30 минут.

• Лимит применяется ко всем ролям, включая администраторов. Исключение — брони, созданные с панели у переговорной (учётная запись панели лимит не проверяет);
• гостевые брони в сумме не учитываются;
• лимит общий на день, а не на офис: брони в разных офисах складываются;
• независимо от этого лимита у каждой переговорной может быть своя максимальная длительность одной брони — она задаётся в карточке переговорной и проверяется отдельно.

Что учитывать и риски. Слишком маленький лимит мешает длинным встречам: одна двухчасовая встреча при лимите 2 часа исчерпает весь день. При ужесточении лимита уже созданные брони не удаляются и продолжают действовать — лимит скажется при создании следующих.

Лимит бронирования рабочего места

Что это. Ограничение количества дней в неделю, в которые сотрудник может бронировать рабочие места. Используется в гибридном графике, когда офисных мест меньше, чем сотрудников: лимит гарантирует, что дни в офисе достанутся всем.

Как работает. Система считает уникальные дни недели (с понедельника по воскресенье), в которые у сотрудника есть хотя бы одна бронь рабочего места, и не даёт создать брони на большее число дней. Несколько броней в один день считаются одним днём. Дни определяются в часовом поясе офиса (или компании, если офис использует общие настройки).

Значения. «Без ограничения» (по умолчанию) или от 1 до 6 дней в неделю.

Кого и чего не касается. Лимит действует только на сотрудников с ролью «Пользователь» — менеджеры и администраторы бронируют без ограничений. В подсчёт дней не входят:

• нерабочие дни — выходные и праздники из «Рабочего календаря» (бронь в субботу лимит не расходует);
• дни, в которые сотрудник бронирует рабочее место, закреплённое лично за ним на этот день недели;
• брони рабочего места, закреплённого сразу за несколькими сотрудниками, включая этого, — такие брони лимитом не проверяются вовсе;
• дни, в которые место закреплено за группой, в которую входит сотрудник;
• брони, созданные для гостей.

Что учитывать и риски. Неделя для подсчёта — всегда календарная, с понедельника по воскресенье; настройка «Первый день недели» на вкладке «Общие настройки» на подсчёт не влияет. Лимит проверяет только брони рабочих мест — переговорные и парковка считаются своими лимитами. Уже созданные брони при ужесточении лимита не удаляются: лимит начнёт действовать при попытке создать новые.

Лимит бронирования парковки

Что это. Ограничение количества дней в неделю, в которые сотрудник может бронировать место на парковке. Работает по тем же правилам, что и лимит рабочих мест, — уникальные дни календарной недели, только рабочие дни, только роль «Пользователь».

Значения. «Без ограничения» (по умолчанию) или от 1 до 6 дней в неделю.

Особенности. Если за сотрудником закреплено парковочное место хотя бы на один день недели и он бронирует именно его — лимит не проверяется совсем. Дни закреплённых мест и мест группы, как и у рабочих мест, в подсчёт не входят; гостевые брони не учитываются.

Что учитывать и риски. Лимиты рабочего места и парковки независимы: сотрудник с лимитом «2 дня» по каждому из них может приехать в офис на машине только в те дни, когда у него хватает обоих лимитов, — заложите это, если паркуются все, кто приезжает. Значение «Без ограничения» при дефиците парковочных мест приводит к бронированию «на всякий случай» на неделю вперёд.

Все могут бронировать для коллег

Что это. Тумблер, который разрешает любому сотруднику создавать брони от имени любого коллеги — например, ассистент бронирует места для всей команды на день выезда.

Как работает. «Вкл» — при бронировании любой сотрудник может выбрать другого сотрудника как организатора брони. Созданная бронь принадлежит организатору: создатель не может её удалить — это делает сам организатор, менеджер или администратор. «Выкл» — бронировать за коллег могут только менеджеры, администраторы и сотрудники, которым доступно управление конкретными коллегами (например, руководитель — своей командой).

Значения. Вкл / Выкл.

Что не зависит от тумблера. Собственные брони сотрудник создаёт и удаляет всегда. Менеджеры и роли с правом управления всеми пользователями создают и удаляют брони за любого сотрудника при любом положении тумблера.

Что учитывать и риски. Бронь, созданная за коллегу, расходует лимиты организатора (того, за кого бронируют), а не создателя. При включённом тумблере любой сотрудник может «занять» лимиты коллеги, создав брони от его имени, — сама бронь при этом появляется у коллеги, и он может удалить её.

Все могут бронировать для гостей

Что это. Тумблер, который разрешает любому сотруднику бронировать рабочие места и парковку для гостей — посетителей офиса, у которых нет учётной записи в UnSpot.

Как работает. «Вкл» — при бронировании любой сотрудник может указать вместо коллеги гостя (имя и e-mail). «Выкл» — гостевые брони доступны только сотрудникам, у которых в карточке пользователя включено персональное право бронировать для гостей.

Значения. Вкл / Выкл.

• Переговорные для гостей забронировать нельзя ни при каком положении тумблера — гостевые брони доступны только для рабочих мест и парковки;
• гостевые брони не учитываются в лимитах бронирования — ни у создателя, ни в чьих-либо ещё;
• персональное право в карточке сотрудника действует независимо от общего тумблера.

Что учитывать и риски. Так как гостевые брони не расходуют лимиты, включённый тумблер даёт способ обойти лимиты рабочих мест — сотрудник может забронировать место «для гостя» под себя. Если в компании действуют строгие лимиты, надёжнее держать тумблер выключенным и выдавать право точечно (ресепшен, офис-менеджеры).

Срок хранения персональных данных

Что это. Период, по истечении которого персональные данные сотрудников, удалённых из UnSpot, автоматически обезличиваются во всех отчётах и логах. Настройка помогает выполнять требования законодательства о персональных данных (например, 152-ФЗ и GDPR): данные уволенных не хранятся дольше заданного срока.

Как работает. Раз в сутки фоновая задача находит пользователей, удалённых из системы раньше, чем выбранный срок назад, и вычищает их данные: персональные поля удаляются или обезличиваются в отчётах по графику работы, бронированиям и пользователям, в логах авторизаций, посещений офиса, скачивания отчётов, действий с пользователями, интеграций и локеров; удаляются их избранные коллеги, личные настройки и автомобили. Отсчёт идёт от даты удаления пользователя, а не от даты увольнения.

Значения. «Без ограничения» (по умолчанию — данные удалённых пользователей хранятся бессрочно) или от 1 до 24 месяцев.

Что учитывать и риски. Обезличивание необратимо: восстановить данные после срабатывания политики нельзя. Действующих и заблокированных, но не удалённых пользователей политика не затрагивает. При включении политики на «обжитой» системе первый запуск обезличит сразу всех, кто был удалён раньше выбранного срока, — если исторические отчёты нужны с фамилиями, выгрузите их заранее. Аналитика при этом сохраняется: числовые показатели остаются, исчезает только привязка к личности.

Месячный кредит для внешних переговорных

Что это. Общий месячный бюджет компании на бронирование внешних переговорных — платных площадок вне ваших офисов, подключённых в UnSpot. Кредит ограничивает суммарные расходы всех сотрудников за календарный месяц.

Как работает. Брони внешних переговорных оплачиваются из кредита компании по тарифу, установленному в карточке каждой внешней переговорной. При бронировании сотрудник видит остаток по кредиту на текущий месяц. Кредит — это не жёсткая блокировка: если его не хватает, бронь всё равно создаётся, а компании выставляется счёт на оплату, о чём сотрудник предупреждается при бронировании. Стоимость отображается в валюте, указанной на вкладке «Общие настройки».

Значения. Целое число от 0 до 999 999 999; изменяется по кнопке «Изменить».

Что учитывать и риски. Кредит общий на компанию — отдельных бюджетов по командам нет, поэтому одна команда может израсходовать весь месячный лимит, а превышение кредита обернётся счётом, а не отказом в бронировании. Настройка имеет смысл, только если в компании используются внешние переговорные с тарифами.

Связанные статьи

• Настройки компании — брендинг, доступный функционал, дата и время;
• Роли пользователей — кто такие «Пользователь», «Менеджер» и администраторы, на которых по-разному действуют лимиты;
• Статусы для расписания — настройка статусов рабочего графика.