Рабочий график: обзор раздела
Раздел «Рабочий график» отвечает на один вопрос: кто и откуда работает в каждый день недели. Сотрудник отмечает свои дни, руководитель видит и правит дни своих людей, а компания получает статистику посещения офиса. Эта статья — вход в раздел: из чего он состоит, какая задача решается в каком месте и что читать дальше.
Что понадобится
| Условие | Подробности |
|---|---|
| Модуль расписания включён | Если раздела «Рабочий график» нет в меню, модуль выключен для компании — это настройка на стороне вендора |
| Роль | Свою неделю заполняет любой сотрудник. Чужую — руководитель своих подчинённых и администраторы |
| Настроенные статусы | Базовые статусы есть всегда; уточняющие («Отпуск», «Из дома») заводит администратор |
| Рабочий календарь | Определяет, какие дни считаются выходными и праздниками |
Из чего состоит страница
Страница «Рабочий график» собрана из четырёх блоков, идущих сверху вниз. Каждый решает свою задачу, и у каждого своя статья.
| Блок | Что в нём | Статья |
|---|---|---|
| Своя неделя | Ваши дни, переключатель шаблона и счётчик нормы посещения | Статусы в расписании |
| «Мои подписки» | Коллеги, которых вы отметили звёздочкой | Подписки на коллег в расписании |
| «Команды» | Подчинённые, участники ваших команд и сотрудники вашего подразделения | Команды в расписании |
| «Все коллеги» | Поиск по всем сотрудникам компании | Поиск коллег и просмотр их расписания |
Что вы хотите сделать
| Задача | Куда идти | Что учесть |
|---|---|---|
| Отметить, откуда я работаю в конкретный день | Клик по ячейке своего ряда — «Статусы в расписании» | Статус «Офис» создаёт бронирование, а «Удалённо» и «Не работаю» — снимают его |
| Не заполнять неделю каждый раз вручную | Переключатель «Повторять по шаблону» — «Шаблон рабочего графика» | Шаблон заполняет только одну следующую неделю и только пустые дни |
| Следить за расписанием нескольких коллег | Звёздочка в их строке — «Подписки на коллег» | Коллега не узнает о подписке; вам будет приходить сообщение накануне |
| Управлять расписанием своих людей | Блок «Команды» — «Команды в расписании» | Массовая смена статуса возможна для блока не больше 30 человек |
| Найти конкретного сотрудника | Блок «Все коллеги» — «Поиск коллег» | Поиск идёт по всей компании, но менять можно только расписание подчинённых |
| Понять, сколько дней в офисе от меня ждут | Счётчик над расписанием — «Где виден режим работы и статус» | Счётчик показывается только при недоборе дней |
| Задать сотруднику норму посещения офиса | Карточка сотрудника — «Режим посещения офиса и норма посещения» | Норму задаёт администратор или руководитель, сам сотрудник — нет |
| Завести свои статусы вроде «Отпуск» | Настройки компании — «Управление рабочими статусами» | После первого уточняющего статуса базовый станет недоступен |
| Разобраться, почему приходят письма | Список всех уведомлений — «Уведомления рабочего графика» | Механизмов семь, и отключаются они по-разному |
Порядок внедрения
Если раздел разворачивается в компании с нуля, разумный порядок такой:
- Проверить рабочий календарь — от него зависят выходные, праздники и знаменатель нормы посещения.
- Завести уточняющие статусы в настройках рабочих статусов — с учётом того, что после первого же статуса базовый перестанет быть доступным.
- Проставить сотрудникам режим посещения офиса — по одному в карточке либо всем сразу через импорт из CSV.
- Решить, включать ли еженедельное напоминание о планировании и оставлять ли сотрудникам шаблон расписания — оба переключателя на странице настройки статусов.
- Показать сотрудникам шаблон: он снимает большую часть ручной работы.
- Через месяц свериться по отчётам по посещаемости и аналитике по сотруднику.
Три правила, которые объясняют почти всё
Раздел выглядит простым, но три его свойства вызывают большинство вопросов.
- Статус и бронирование — две стороны одного дня. Отметка «Офис» создаёт бронь, а «Удалённо» и «Не работаю» её снимают; создание брони на карте, наоборот, снимает статус. Отдельно «поставить статус и сохранить бронь» нельзя.
- Ручное заполнение сильнее шаблона. Шаблон не перезаписывает то, что сотрудник поставил сам, и работает только на одну неделю вперёд.
- Расписание — не закрытая информация. Неделя любого сотрудника видна всей компании; подчинённость определяет не видимость, а право менять.
Что расписание не делает
- Не даёт и не отнимает доступ к рабочим местам — это права доступа.
- Не отменяет бронирования переговорных и парковочных мест: статус снимает только бронь рабочего места.
- Не заменяет учёт рабочего времени: статус — это план сотрудника, а не факт присутствия. Факт даёт контроль бронирований и отчёты по проходам.
- Не ограничивает сотрудника: норма посещения — ориентир, а не запрет приходить чаще или реже.
Если что-то не сходится
| Симптом | Вероятная причина | Куда идти |
|---|---|---|
| Пропала бронь после смены статуса | Так и задумано: статус снимает бронь рабочего места | Статусы в расписании |
| Пришло письмо об отмене брони, которую я не отменял | Бронь снял кто-то другой — например, руководитель, переключивший ваш статус | Уведомления рабочего графика |
| Кнопка «Удалённо» требует выбрать вариант | В группе заведены уточняющие статусы | Управление рабочими статусами |
| В дне написано «Статус недоступен» | Уточняющий статус удалён или офис из шаблона скрыт | Шаблон рабочего графика |
| Шаблон не заполнил неделю | Дни были заполнены вручную, либо шаблон выключен или запрещён политикой компании | Шаблон рабочего графика |
| Переключатель шаблона неактивен | Либо руководитель зафиксировал шаблон, либо шаблоны отключены для всей компании | Шаблон рабочего графика |
| Не видно счётчика нормы | Норма выполнена, равна нулю или не задана | Где виден режим работы и статус |
| В команде видно меньше людей, чем в ней есть | Блок показывает не более 100 человек | Команды в расписании |
| Поиск показывает всех подряд | Игнорируется запрос из одной латинской буквы или цифры | Поиск коллег |
| Статус не меняется на сегодня | Бронирование на этот день уже началось — сначала остановите его | Статусы в расписании |
Связанные статьи
- Статусы в расписании: простановка и влияние на брони
- Шаблон рабочего графика
- Команды в расписании и график подчинённых
- Подписки на коллег в расписании
- Поиск коллег и просмотр их расписания
- Уведомления рабочего графика
- Режим посещения офиса и норма посещения
- Где виден режим работы и статус сотрудника
- Управление рабочими статусами в расписании
- Подписка на коллег: статья переехала
