Заявка на сервис для сотрудника
Если в офисе что-то нужно, но это не привязано к конкретному столу или переговорной — закончилась бумага, нужен пропуск в кабинет, не работает почта — отправьте заявку на сервис. Она попадёт к сотруднику, который отвечает за эту задачу, и вы увидите, что с ней происходит.
Когда пригодится
В UnSpot три вида заявок на сервис, и они подаются по-разному. Эта статья — про заявки, не связанные с конкретным местом в офисе.
| Что случилось | Откуда подавать |
|---|---|
| Нужна канцелярия, доступ, помощь ИТ — задача не привязана к месту | Кнопка «Создать заявку» в шапке UnSpot — об этом статья |
| Сломано что-то конкретное: стол, розетка, кофемашина, парковочное место | Карточка этого объекта на карте или QR-код на нём |
| Нужен сервис к встрече: кофе-брейк, подготовка комнаты | Карточка вашей брони переговорной |
Как подать заявку
- Нажмите «Создать заявку» в шапке UnSpot. Если в вашей компании включены и заявки на пропуск для посетителей, откроется список из двух карточек — выберите «Создать заявку на сотрудника». Если доступен только один вид заявок, форма откроется сразу.
- На телефоне и в выпадающем меню под аватаром кнопки нет: там в разделе «Заявки» лежит готовый пункт «Создать заявку на сотрудника», он открывает форму сразу.
- В поле «Сервис» выберите нужный. Под выбранным сервисом появится его описание, если администратор его заполнил, — там обычно написано, что указывать в заявке.
- Опишите задачу в поле «Описание». Чем конкретнее, тем меньше уточняющих вопросов: что именно нужно, где вы находитесь, к какому сроку.
- При необходимости приложите изображения — см. следующий раздел.
- Нажмите «Создать заявку». Появится сообщение «Заявка успешно отправлена».
Описание — до 2000 символов. Счётчик в правом нижнем углу поля показывает, сколько уже набрано, но ввод не обрывает: если превысить лимит, форма примет текст, а ошибку покажет уже при отправке. Следите за счётчиком.
Что можно приложить
| Ограничение | Значение |
|---|---|
| Сколько файлов | До трёх |
| Форматы | Только изображения: PNG и JPG. Документы, таблицы и архивы приложить нельзя |
| Размер файла, который сохранится | 2 МБ |
| Размер исходника, который система готова принять | 15 МБ |
Два предела не опечатка, они работают вместе. Подсказка под кнопкой загрузки говорит про 15 МБ — это верхняя граница файла, который вы выбираете. Всё, что тяжелее 2 МБ, UnSpot пробует сжать, и к заявке прикрепляется сжатая версия. Файл тяжелее 15 МБ не примут вовсе. Сообщение в обоих случаях одинаковое — «Нельзя загрузить файл больше 15 МБ», хотя причина бывает и другой: изредка сжать картинку до 2 МБ не удаётся, и тогда отклоняется даже файл меньше 15 МБ. Если такое случилось, уменьшите изображение сами и приложите заново.
При сжатии картинка становится JPG. Если вы прикладываете PNG с прозрачным фоном и он весит больше 2 МБ, прозрачность потеряется: вместо неё будет чёрный фон. Скриншотов это обычно не касается: они редко такие тяжёлые и проходят без сжатия. Файлы легче 2 МБ прикрепляются как есть.
Если выбрать файл другого формата, появится сообщение «Допустимы только изображения JPEG или PNG». Загруженный файл можно убрать до отправки — рядом с ним есть кнопка удаления.
Что происходит после отправки
Заявка получает статус «Новая», и письмо о ней уходит исполнителю сервиса и вам. Дальше следить за ней можно в разделе «Заявки» → вкладка «Заявки на сервис».
Исключение — сервисы, которые обрабатываются во внешней системе учёта заявок. Такая заявка сразу получает статус «Отправлена», а письмо уходит в эту систему; вам его пришлют в копию, только если администратор включил такую настройку.
| Статус | Что он значит для вас |
|---|---|
| «Новая» | Заявка отправлена и ждёт, когда исполнитель возьмёт её в работу |
| «Принята» | Исполнитель взялся за задачу. Если он оставил комментарий, вы увидите его в карточке заявки и в письме |
| «Выполнена» | Работа закончена |
| «Отклонена» | Заявку закрыли без выполнения. Причину исполнитель обязан указать — она будет в карточке и в письме |
| «Отправлена» | Сервис обрабатывается во внешней системе учёта заявок: UnSpot передал вашу заявку туда письмом и дальше её не ведёт. Статус в UnSpot больше не изменится |
О каждой смене статуса приходит письмо — кроме заявок со статусом «Отправлена»: у них смен статуса не бывает. Свою заявку можно отклонить — если задача стала неактуальной, откройте её карточку и нажмите «Отклонить заявку», указав причину. Принять заявку в работу или подтвердить выполнение автор не может: это делает исполнитель.
Не нашли свою заявку в списке? Скорее всего, дело в фильтре «Дата создания»: он изначально показывает только сегодняшний день. Задайте в нём нужный период, и заявка появится.
Если кнопки нет
Кнопка «Создать заявку» или пункт «Создать заявку на сотрудника» может не появиться — это зависит от настроек компании, а не от вашей учётной записи.
- в компании выключен модуль «Мои заявки»;
- не создано ни одного сервиса такого вида;
- сервисы есть, но все выключены;
- у сервиса не назначен исполнитель, и он не выведен во внешнюю систему.
Бывает и пятый случай: кнопка есть, форма открывается, но список «Сервис» в ней пуст. Так выглядит ситуация, когда исполнителя сервиса заблокировали или удалили. Во всех случаях помочь может только администратор UnSpot вашей компании — напишите ему.
Связанные статьи
- Как подать заявку на сервис — все три способа подать заявку на сервис
- Заявка по объекту офиса и по QR-коду — заявка по конкретному объекту офиса и по QR-коду
- Заявка на сервис к встрече — заявка на сервис к встрече
- Заявки на сервис: обзор — как устроены заявки на сервис в UnSpot
