Подтверждение бронирований
Контроль бронирований помогает бороться с «мёртвыми» бронями: если сотрудник не подтвердил бронирование или не пришёл в офис, система автоматически отменяет бронь и освобождает место для других. В этой статье — как устроены этапы подтверждения и как их настроить.
Настройки находятся в разделе Настройка → Настройки компании → Подтверждение бронирований. Раздел доступен Владельцу и Администратору офисов; Офис менеджер может настраивать контроль на уровне отдельного офиса.
Как устроен контроль бронирований
На странице два независимых блока: «Контроль бронирований рабочих и парковочных мест» (столы и парковки настраиваются вместе) и «Контроль бронирований переговорных». В каждом блоке — два этапа, которые можно включать по отдельности или вместе:
- Первый этап • Подтверждение • Контроль предварительных бронирований — отменяет неактуальные брони заранее. Если бронирование создано заблаговременно, система отправит сотруднику запрос на подтверждение актуальности; подтвердить можно удалённо — кнопкой в электронном письме, мобильном push-уведомлении или сообщении в корпоративном мессенджере.
- Второй этап • Чекин • Контроль прихода в офис — отменяет бронирования, если сотрудник не пришёл в офис. Подтвердить бронирование можно только из офиса — выбранным способом контроля присутствия (см. ниже).
У каждого этапа своё временное окно. Общие правила:
- Бронирования, созданные внутри окна подтверждения, подтверждаются автоматически.
- Если бронь не подтверждена к закрытию окна, система отменяет её: ещё не начавшаяся бронь удаляется, а уже начавшаяся — завершается, освобождая ресурс.
- Первый этап должен закончиться до начала второго — система не даст сохранить пересекающиеся окна.
Настройка для рабочих и парковочных мест
Нажмите «Изменить настройки» в блоке «Контроль бронирований рабочих и парковочных мест» — откроется окно «Контроль бронирований».
Первый этап: подтверждение
- Включите переключатель «Отменять неактуальное бронирование заранее».
- В блоке «Типы мест» отметьте, у кого запрашивать подтверждение: «Бронируемые», «Закреплённые» — или оба типа.
- Задайте «Временное окно подтверждения»: «Подтверждение будет доступно» — за сколько часов или минут до начала бронирования система запросит подтверждение; «Подтвердить требуется» — срок, до которого нужно подтвердить бронь. Если подтверждения нет, бронирование автоматически отменяется.
Второй этап: чекин
- Включите переключатель «Отменять бронирования если сотрудник не пришел в офис».
- Отметьте «Типы мест» — «Бронируемые» и/или «Закреплённые».
- Задайте «Временное окно прихода в офис» — с какого момента система ждёт прихода сотрудника и до какого времени нужно подтвердить присутствие.
- Выберите хотя бы один способ контроля присутствия:
| Способ | Как работает |
|---|---|
| Автоматическое подтверждение мобильным устройством (IP, WiFi, GPS) | Бронирования подтверждаются автоматически, когда сотрудник присутствует в офисе. Факторы проверки — списки SSID и IP-адресов офисной сети (задаются здесь же) и координаты офиса (задаются в карточке офиса). |
| QR код | Подтвердить бронирование можно только с дисплея или по QR-коду в офисе. QR-коды ресурсов скачиваются по ссылке «Скачать QR коды» (раздел «Выгрузки по ресурсам»). |
| Удаленное подтверждение | Подтверждение кнопкой в письме, в подключённых мессенджерах и внутри системы. |
| СКУД | Бронирование будет подтверждено автоматически после идентификации пользователя в офисе через СКУД (ссылка «Настроить подключение СКУД» ведёт к настройке входящей подписки). |
| Фоновый чекин | Доступен при включённом СКУД: все уведомления о подтверждении бронирований отключаются (напоминания, подтверждения и отмены) — контроль работает незаметно для сотрудников. |
После выбора способов нажмите «Сохранить».
Настройка для переговорных
В блоке «Контроль бронирований переговорных» те же два этапа, но с двумя отличиями:
- нет выбора типов мест — правила действуют на все переговорные;
- на втором этапе доступен только один способ контроля присутствия — QR-код (подтверждение с дисплея переговорной или сканированием кода).
Список исключений
Если этап контроля включён, ниже появляется блок «Список исключений». Выберите группу в поле «Пользователи, на которых не распространяется контроль бронирований» — настройки подтверждения не будут применяться к этим сотрудникам, их бронирования считаются подтверждёнными автоматически.
Настройки для отдельного офиса и переговорной
Глобальные правила можно переопределить:
- Для офиса — в карточке офиса (Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства → карточка офиса) есть секция «Контроль бронирований». Включите переключатель «Отличается от настроек компании» — и настройте этапы, окна и способы контроля отдельно для этого офиса. Здесь же указываются координаты офиса для проверки по GPS.
- Для переговорной — в форме редактирования переговорной есть своя секция «Контроль бронирований»: этапы и окна настраиваются индивидуально для комнаты (второй этап — QR/дисплей).
Как это выглядит для сотрудника
- Когда окно подтверждения открывается, сотрудник получает запрос — письмом, push-уведомлением или сообщением в корпоративном мессенджере (Slack, Telegram) — и подтверждает бронь кнопкой.
- На втором этапе присутствие подтверждается выбранным способом: автоматически по WiFi/IP/GPS или СКУД, сканированием QR-кода, с дисплея переговорной или кнопкой удалённого подтверждения.
- Неподтверждённые бронирования отменяются автоматически по закрытии окна.
💡 Шкала времени на странице настроек рассчитывается от начала рабочего дня, заданного в общих настройках компании, — для бронирований с другим временем начала фактические моменты будут отличаться.
