Контроль бронирований: справочник настроек
Это справочник по всем настройкам контроля бронирований: что делает каждый тумблер и каждое поле, на что настройка влияет и когда её стоит включать. Как работает сам механизм — в статье «Как работает контроль бронирований»; настройки отдельного офиса и переговорной — в статье «Настройки чекина для пространства и переговорной».
Содержание
Первый этап: предварительное подтверждение
Тумблер «Отменять неактуальное бронирование заранее»
«Типы мест»: «Бронируемые» и «Закреплённые»
«Временное окно подтверждения»
Второй этап: контроль прихода в офис
Тумблер «Отменять бронирования если сотрудник не пришел в офис»
«Временное окно прихода в офис»
Где находятся настройки
Общие для всей компании настройки: Администрирование → Настройки компании → Подтверждение бронирований. Пункт меню называется «Подтверждение бронирований»; окно настроек, которое открывает кнопка «Изменить настройки», — «Контроль бронирований».
| Роль | Что доступно |
|---|---|
| Владелец | Все настройки: общие по компании, локальные у пространства и у переговорной |
| Администратор офисов | То же, что Владельцу — в части настроек. Подтверждать чужие брони эта роль не может: подтверждение доступно организатору брони, Владельцу и дисплею |
| Офис менеджер | Только локальные настройки пространства. Общая страница компании и настройки переговорной ему недоступны — в его интерфейсе ссылка на настройки компании неактивна, а ссылки «Скачать QR коды» и «Настроить подключение СКУД» скрыты |
| Сотрудник | Настройки недоступны |
Что на странице
Страница состоит из двух независимых блоков, у каждого своя кнопка «Изменить настройки»:
- «Контроль бронирований переговорных» — правила для всех переговорных компании;
- «Контроль бронирований рабочих и парковочных мест» — правила для рабочих мест и парковочных мест, одним набором на оба типа ресурсов.
⚠️ Второй блок настраивает рабочие места и парковку вместе: отдельного набора настроек для парковки в системе нет. Если правила должны различаться, рабочие и парковочные места разносят по разным пространствам — подробно в статье «Чекин рабочих мест и парковки: одна настройка».
В каждом блоке видно текущее состояние обоих этапов — «Включено» или «Отключено», — а под ними, если хотя бы один этап включён, появляется блок «Список исключений». Нажатие «Изменить настройки» открывает окно «Контроль бронирований» — все поля ниже находятся в нём.
Сводная таблица настроек
| Настройка | Что делает | На что влияет | Когда использовать |
|---|---|---|---|
| «Отменять неактуальное бронирование заранее» | Включает первый этап — предварительное подтверждение | Сотрудник получает запрос подтверждения и может ответить откуда угодно | Когда основная проблема — брони «на всякий случай», которые никто не отменяет |
| «Типы мест» первого этапа | Выбирает, у каких мест спрашивать подтверждение: «Бронируемые», «Закреплённые» или оба | Круг броней, попадающих под первый этап | Закреплённые места включают, если хотят видеть фактическую занятость закреплённых мест |
| «Подтверждение будет доступно» (первый этап) | Момент открытия окна предварительного подтверждения | Когда уходит запрос подтверждения | За сутки — для офисов с плотным спросом; за 2–4 часа — если брони обычно создают в день визита |
| «Подтвердить требуется» (первый этап) | Момент закрытия окна: после него неподтверждённая бронь снимается | Насколько заранее освобождается место | Чем раньше, тем больше шансов, что место успеют занять |
| «Отменять бронирования если сотрудник не пришел в офис» | Включает второй этап — контроль присутствия | Бронь снимается, если сотрудник не подтвердил присутствие в офисе | Когда проблема — не «забыли отменить», а «забронировал и не пришёл» |
| «Типы мест» второго этапа | То же, что у первого этапа, но для контроля присутствия | Круг броней, попадающих под второй этап | Обычно совпадает с первым этапом |
| «Подтверждение будет доступно» (второй этап) | С какого момента система начинает ждать прихода | Когда открывается возможность подтвердить присутствие | За 10–30 минут до начала — чтобы сотрудник успел подтвердить по приходу |
| «Подтвердить требуется» (второй этап) | До какого момента нужно оказаться в офисе | Насколько поздно бронь ещё считается использованной | Через 30–60 минут после начала — компромисс между дисциплиной и опозданиями |
| «Способ контроля присутствия» | Чем именно доказывается присутствие: сеть, QR, кнопка, СКУД | Что сотруднику нужно сделать в офисе | Разбор всех пяти способов — в отдельной статье |
| «Пользователи, на которых не распространяется контроль бронирований» | Группа-исключение: её участникам брони подтверждаются автоматически | Контроль не применяется к выбранной группе | Руководители, ассистенты, сотрудники с разъездным характером работы |
Первый этап: предварительное подтверждение
Тумблер «Отменять неактуальное бронирование заранее»
Главный переключатель этапа. Пока он выключен, остальные поля этапа неактивны. Описание под ним объясняет и смысл, и способ подтверждения: «Если бронирование было создано заранее, система отправит сотруднику запрос на подтверждение его актуальности. Пользователь сможет подтвердить бронирование удаленно, нажав кнопку в: электронном письме, мобильном push-уведомлении, или сообщении в корпоративном мессенджере».
Ключевое слово — удалённо: на этом этапе от сотрудника не требуется находиться в офисе. Этап отвечает только на вопрос «бронь ещё нужна?».
«Типы мест»: «Бронируемые» и «Закреплённые»
Две кнопки-переключателя. Они соответствуют типу использования места из его карточки:
- «Бронируемые» — места, которые сотрудники занимают сами;
- «Закреплённые» — места, закреплённые за сотрудником, группой или на период. Брони на таких местах создаются автоматически, и без контроля закреплённое место числится занятым, даже когда сотрудника нет.
Хотя бы один тип должен быть выбран: интерфейс не позволит снять последний включённый. При включении этапа «Бронируемые» отмечаются автоматически.
«Временное окно подтверждения»
Два селекта. Подсказка под блоком объясняет важное правило: «Бронирования, созданные внутри окна подтверждения, будут подтверждены автоматически».
| Поле | Что задаёт | Набор значений |
|---|---|---|
| «Подтверждение будет доступно» | Момент открытия окна | «В момент начала бронирования», далее 10, 20, 30, 40, 50 минут и от 1 до 24 часов до начала |
| «Подтвердить требуется» | Момент закрытия окна | От 23 часов до 1 часа до начала бронирования, «в момент начала», затем 10–60 минут, 1,5, 2, 3 и 4 часа после начала |
Значение по умолчанию для рабочих и парковочных мест — открытие за 24 часа, закрытие за 16 часов до начала брони. Обе точки при этом лежат до самой брони: смысл первого этапа — узнать об отказе заранее, а не в момент визита.
Второй этап: контроль прихода в офис
Тумблер «Отменять бронирования если сотрудник не пришел в офис»
Включает контроль присутствия. Описание короткое и точное: «Пользователь сможет подтвердить бронирование только из офиса». Обычная кнопка помогает на этом этапе только в одном случае — если среди способов контроля присутствия включено «Удаленное подтверждение».
«Типы мест»
Работает так же, как на первом этапе, и настраивается независимо: можно, например, контролировать приход только на бронируемых местах, а закреплённые не трогать.
«Временное окно прихода в офис»
Те же два селекта, но смысл другой: это промежуток, в который система ждёт сотрудника в офисе. Значения по умолчанию — открытие за 2 часа до начала, закрытие через 1 час после начала брони.
⚠️ Второй этап обязан начинаться после того, как закончился первый. Иначе форма покажет ошибку и не сохранится. Это ограничение системы, а не рекомендация.
«Способ контроля присутствия»
Обязательный блок: при включённом втором этапе нужно выбрать хотя бы один способ — «QR код», «Удаленное подтверждение» или «СКУД». Иначе появится ошибка «Необходимо выбрать способ контроля присутствия в офисе». Все пять способов, включая «Автоматическое подтверждение мобильным устройством» и «Фоновый чекин», разобраны в статье «Способы подтверждения присутствия в офисе».
Список исключений
Блок появляется, когда включён хотя бы один этап. В поле «Пользователи, на которых не распространяется контроль бронирований» выбирается одна группа пользователей — не список сотрудников, а именно группа.
Что происходит с её участниками:
- их брони считаются подтверждёнными автоматически, по обоим этапам;
- система никогда не снимает эти брони по чекину;
- запросы подтверждения им не отправляются.
Особенности, которые стоит учесть:
- группу можно выбрать только одну, поэтому исключаемых сотрудников удобно собрать в отдельную группу, созданную специально под это;
- служебные группы и группу «Все пользователи» выбрать нельзя;
- поле неактивно, пока оба этапа выключены;
- у каждого блока настроек — свой список исключений: для переговорных и для рабочих мест это разные поля;
- если выбранную группу удалить, поле очистится само.
Допустимые значения и ошибки формы
| Сообщение | Когда появляется | Что делать |
|---|---|---|
| «Время закрытия окна чекина не может начаться раньше времени открытия» | Окно задано «наоборот»: закрытие раньше открытия | Проверить пару значений внутри одного этапа |
| «Первый этап „Контроль предварительных бронирований“ не может закончиться позже, чем начнется второй „Контроль прихода в офис“» | Окна этапов пересекаются | Сдвинуть закрытие первого этапа раньше или открытие второго — позже |
| «Второй этап „Контроль прихода в офис“ не может начаться раньше, чем закончится первый „Контроль предварительных бронирований“» | То же ограничение, показанное со стороны второго этапа | То же |
| «Необходимо выбрать способ контроля присутствия в офисе» | Второй этап включён, но ни один способ не выбран | Включить QR, удалённое подтверждение или СКУД |
| «Ввод значения SSID или IP адреса обязателен» | Включено автоподтверждение мобильным устройством, но списки сети пусты | Добавить хотя бы один IP или SSID |
Ограничения полей: не более трёх IP-адресов и трёх SSID; длина IP-адреса — до 39 символов, имени сети (SSID) — до 32. Кнопка «Сохранить» остаётся неактивной, пока в форме ничего не изменено или есть ошибка.
Что от чего зависит
| Если… | То… |
|---|---|
| Этап выключен | Все его поля неактивны: и типы мест, и временное окно, и способы контроля |
| Этап включён, но ни один тип мест не выбран | Тип «Бронируемые» включается автоматически |
| Оба этапа выключены | Поле выбора группы-исключения неактивно, а на странице настроек блок «Список исключений» не показывается |
| Выключен способ «СКУД» | Тумблер «Фоновый чекин» скрыт |
| Выключено автоподтверждение мобильным устройством | Списки IP и SSID скрыты |
| Временной интервал не задан | Этап фактически не работает, даже если тумблер включён |
Как выбрать значения
Настройки удобно подбирать под конкретную проблему, а не «включить всё». Готовые наборы под типовые задачи — раннее освобождение мест, актуализация аналитики посещаемости, строгий контроль присутствия и полный контроль двумя этапами — собраны в статье «Сценарии контроля бронирований: четыре готовых набора».
Два частных случая решаются не значениями, а структурой: дефицитная парковка — разделением мест и парковки, разные правила по офисам — локальными настройками.
