Закрепление стола за сотрудником
Закрепление резервирует рабочее место за конкретным сотрудником, за несколькими сотрудниками или за группой. Всё описанное ниже — окно «Закрепить место?», уведомления, горизонт броней — так же работает и для парковочных мест. В статье — как закрепить и открепить место, что произойдёт с уже созданными бронированиями и как система поддерживает закрепление дальше.
Что даёт закрепление
Закрепление — это подтип типа использования «Закрепленный». Подтип выбирают тут же, в карточке места:
| Подтип | За кем закрепляется | Как занимается место |
|---|---|---|
| По дням недели | за одним сотрудником | система сама создаёт бронирования в выбранные дни недели |
| В приоритете | за несколькими сотрудниками | место остаётся бронируемым, но у выбранных сотрудников есть приоритет |
| На период | за одним сотрудником, с датами начала и окончания | брони создаются на весь период; максимум три месяца |
Кнопка «В приоритете» есть и у бронируемого места, но там она означает другое: приоритет в выбранные дни недели получают группы доступа, а не сотрудники. Это не закрепление — окно «Закрепить место?» при этом не открывается. Разбор всех подтипов — в «Типах столов».
Что означает каждый тип использования — в «Типах столов».
Как закрепить место
- откройте редактор карты: «Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства» → «Изменить карту» → на странице «Черновики» откройте опубликованную версию или черновик;
- перейдите в режим «Настройки» — в нём объекты зафиксированы, и случайно сдвинуть стол нельзя;
- откройте карточку стола двойным щелчком (то же делают кнопка с карандашом над выделенным столом и сочетание cmd/ctrl + E);
- в поле «Тип использования» выберите «Закрепленный», затем подтип;
- выберите сотрудника — для «В приоритете» одного или нескольких; при закреплении по дням недели отметьте дни;
- нажмите «Сохранить» в карточке, затем «Сохранить» (в черновике) или «Опубликовать изменения» (на опубликованной карте).
Окно «Закрепить место?»: два способа пересаживания
Окно «Закрепить место?» открывается перед сохранением карточки при любом новом или изменённом закреплении — по дням недели, на период или при смене состава сотрудников «В приоритете», — независимо от того, есть ли на месте бронирования. В нём два варианта; пока один из них не выбран, карточка не сохранится.
| Вариант | Что происходит | Кнопка |
|---|---|---|
| Освободить место | Бронирования других пользователей на это место отменяются, а бронирования закрепляемого сотрудника с других мест переносятся сюда — то есть сотрудник полностью пересаживается на это место | «Удалить имеющиеся бронирования» |
| Мягкое пересаживание | Бронирования других пользователей на этом месте сохраняются, брони закрепляемого сотрудника на других местах тоже остаются. В оставшиеся дни система создаст бронирование автоматически, если место свободно и у сотрудника нет другой брони | «Оставить имеющиеся бронирования» |
Для «В приоритете» пояснения в окне короче: «Освободить место» отменяет бронирования на этом месте, «Мягкое пересаживание» сохраняет уже сделанные, а в свободные дни приоритетные сотрудники бронируют место первыми. Кнопки те же: «Удалить имеющиеся бронирования» и «Оставить имеющиеся бронирования».
Уведомление сотрудников
Карточка места этот вопрос не задаёт: «Уведомить пользователей?» появляется один раз — когда вы нажимаете «Опубликовать изменения» на опубликованной карте, и относится ко всем изменениям закреплений, сделанным с последнего сохранения. «Отправить уведомления» разошлёт письма сотрудникам, у которых изменились настройки места; «Не уведомлять» сохранит изменения молча. При публикации черновика этот вопрос не задаётся и письма не отправляются никогда — см. «Публикацию черновика рассадки».
Как работают закреплённые места
- для закрепления «По дням недели» и «На период» система сама создаёт бронирования и держит горизонт в 28 дней вперёд, ежедневно продлевая его;
- один сотрудник закрепляется «По дням недели» только за одним местом каждого вида на каждый день: если закрепить его за другим столом на те же дни, у прежнего стола эти дни снимаются автоматически — без предупреждения, а если дней не осталось, снимается и само закрепление. Столы и парковочные места считаются отдельно; правило работает и на опубликованной карте, и в черновике;
- если закреплённый сотрудник освободит место — отметит в расписании «удалённо» или «не работаю» либо удалит бронь, — в эти дни место смогут забронировать сотрудники, у которых есть к нему доступ; закрепление сохраняется;
- при закреплении «В приоритете» место остаётся бронируемым: приоритет получают выбранные сотрудники, но место не блокируется для остальных;
- если включён контроль бронирований (чек-ин), к закреплённым местам он применяется, когда в настройках контроля отмечен тип мест «Закреплённые» — см. «Контроль бронирований: справочник настроек».
Ограничения
| Ограничение | Что означает |
|---|---|
| Три месяца у «На период» | Больший срок система не примет: «Период закрепления не может быть более трех месяцев» |
| «На период» недоступно в черновике | В черновике кнопка скрыта, а уже выставленный подтип сбрасывается на «По дням недели». Закрепление на период настраивают на опубликованной карте — после публикации |
| Один сотрудник — одно место в день | Редактор сам снимает пересекающиеся дни с прежнего места (см. выше). В черновике учитываются только закрепления этого же черновика; если конфликт всё же дошёл до сервера, ответ — «Пользователь уже назначен на другой объект в этот день в черновике» |
| Один тип назначения одновременно | Смешать подтипы в одной карточке нельзя: «Одновременно может быть использован только один тип назначения» |
Как открепить место
- откройте карточку места и переключите «Тип использования» на «Бронируемый» — или уберите сотрудника из закрепления;
- если у места есть бронирования, система снова предложит выбрать, что делать с ними, и спросит про уведомления;
- при переводе места в «Недоступный» открывается окно «Изменить статус места» с тем же выбором: «Освободить место» удаляет бронирования пользователей, «Мягкое пересаживание» оставляет их;
- сохраните изменения на карте.
Связанные статьи
- Типы столов — что означает каждый тип использования и подтип;
- Рабочие места на карте — все поля карточки места;
- Редактор карты: настройка расставленных объектов — режим, в котором правят параметры мест;
- Закрепление мест, приоритет и горизонт бронирования — как закрепления выглядят со стороны прав доступа;
- Редактор карты офиса: обзор действий — все действия с картой.
