Изменение переговорной

Все настройки переговорной собраны на её странице в разделе «Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства». Основная информация, правила бронирования, чек-ин, инвентарные данные, правила доступа через СКУД и настройки подтверждения меняются каждая в своём окне — блоки на странице показывают текущие значения и открывают окно кнопкой. Календарь и Zoom подключаются из блока «Синхронизации», фотография загружается своими кнопками. В этой статье — как открыть страницу переговорной и что в каждом блоке настраивается.

Как открыть страницу переговорной

1. Откройте «Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства».
2. Найдите переговорную в дереве пространств и нажмите у неё кнопку «Изменить».
3. Откроется страница переговорной. Вернуться в дерево можно ссылкой «Вернуться к списку пространств» в верхней части страницы.

Блоки на странице идут в таком порядке: «Информация о переговорной» с фотографией, «Синхронизации», «Дополнительная информация» и «Правила бронирования», «Контроль бронирований», «Правила доступа в переговорную для пользователей», «Настройки подтверждения».

Информация о переговорной

Блок «Информация о переговорной» показывает название, строки «Вместимость:», «Оборудование:» и «Описание:». Незаполненное поле отображается как «не указано».

1. Нажмите «Редактировать информацию» в заголовке блока. Откроется окно «Редактирование информации» — та же форма, что и при создании переговорной.
2. Измените нужные поля: «Родитель», «Название*» (до 60 символов, уникально внутри родителя: форма принимает до 64, но сервер отклоняет имя длиннее 60), «Вместимость*» (от 1 до 999), «Оборудование», «Описание» (до 1000 символов, поддерживается markdown). Подробно поля описаны в статье «Создание переговорной».
3. Нажмите «Сохранить». Появится сообщение «Пространство успешно обновлено.».

Фотография

Фотография загружается справа от блока «Информация о переговорной» и сохраняется сразу, без общей кнопки сохранения.

1. Нажмите «Загрузить фото» (подпись под кнопкой — «не более 5 мб») и выберите изображение. Файл больше 5 МБ отклоняется с сообщением «Максимальный размер изображения 5 МБ».
2. В окне «Ваше изображение» выделите нужную область — кадр всегда обрезается в пропорции 16:9 — и нажмите «Обрезать».
3. После загрузки под фотографией появятся кнопки «Заменить» и «Удалить». Удаление подтверждается вопросом «Вы уверены, что хотите удалить фотографию?».

Об успешной загрузке или удалении сообщает уведомление «Фотография переговорной комнаты обновлена.», об ошибке — «Фотография переговорной комнаты не обновлена.».

Синхронизации: календарь и Zoom

Блок «Синхронизации» есть на странице каждой переговорной и состоит из двух карточек: «Календарь» и «Zoom». Подключение и отключение в них применяются сразу — общей кнопки сохранения у страницы нет.

Карточка «Календарь». Пока календарь не подключён, в карточке описание «Подключение синхронизации с ресурсным календарем переговорной комнаты» и кнопка «Подключить».

1. Нажмите «Подключить». Откроется окно «Подключение календаря» — то же, что открывает кнопка «Подключить календарь» в дереве «Рабочие пространства».
2. В блоке «Выберите источник календаря» выберите способ подключения и пройдите его шаги. Какой способ выбрать и чем они отличаются — в статье «Календарь переговорной: обзор способов подключения».
3. Если способ требует входа в Google или Microsoft 365, после авторизации вы вернётесь на страницу переговорной, и на ней откроется выбор календаря.

• Когда календарь подключён, заголовок карточки называет способ подключения — например, «Google Calendar», «Cloud Microsoft», «On-premise Microsoft», «Microsoft Exchange» или «Bitrix24». Ниже — строки «Название:» и «Email:»; у Google Calendar и Bitrix24 адрес не выводится.
• Кнопка «Отключить» отвязывает календарь после подтверждения «Вы уверены, что хотите отключить календарь от пространства?»; затем появляется сообщение «Календарь успешно отключен».
• Если сервер календаря недоступен, карточка показывает «Не удалось соединиться с сервером календаря» и кнопку «Восстановить подключение».
• У внешней переговорной календарь обязателен. Без него блок предупреждает: «Для активации работы внешней переговорной, необходима синхронизация с ресурсным календарем». Подключённый календарь внешней переговорной отключить нельзя: кнопка «Отключить» неактивна, рядом — «Календарь внешней переговорной нельзя отключить».

Карточка «Zoom». Что в ней видно, зависит от того, подключена ли интеграция Zoom в компании.

• Интеграция не подключена — кнопка «Перейти к настройке» ведёт в «Настройка → Интеграции → Синхронизации». Как подключить интеграцию — в статье «Настройка интеграции с Zoom».
• Интеграция подключена — кнопка «Подключить» открывает окно «Подключение Zoom аккаунта». Выберите аккаунт в списке «Выберите аккаунт» и нажмите «Выбрать». В списке только аккаунты, ещё не привязанные к другой переговорной; если свободных нет, окно показывает «Все ваши аккаунты уже используются», и кнопка «Выбрать» неактивна.
• После подключения появляется сообщение «Zoom аккаунт успешно подключен», а в карточке — строка «Название:» с именем аккаунта. Кнопка «Отключить» отвязывает аккаунт сразу, без подтверждения; об этом сообщает «Zoom аккаунт успешно отключен».

Правила бронирования

Блок «Правила бронирования» показывает текущие значения правил; менять их можно только в отдельном окне, которое открывается кнопкой «Изменить настройки».

Строка блока	Что показывает	Возможные значения
Кому доступно бронирование	Кто может бронировать переговорную. Если выбраны группы, ниже выводится список «Выбранные группы».	«Никому», «Пользователям из выбранных групп», «Всем пользователям»
Тариф внешней переговорной	Только у внешней переговорной: стоимость бронирования за час.	«Стоимость бронирования N / час» или «Отключено»
Длительность встречи по умолчанию	Интервал, который подставляется при создании встречи. Задан всегда, по умолчанию — 30 минут; выключить нельзя.	От 15 минут до 12 часов
Максимальная длительность	Предел длительности одного бронирования в этой переговорной.	От 15 минут до 24 часов или «Отключено»
Личные бронирования	Сколько информации о встрече видят другие пользователи. Под названием строки выводится описание выбранного уровня.	«Общедоступные», «Личные», «Конфиденциальные»
Горизонт бронирования	Максимальное число дней вперёд, на которое можно бронировать комнату. По умолчанию выключен.	От 1 до 1080 дней или «Отключено»

Уровни «Личных бронирований» означают следующее:

• «Общедоступные» — информация о встрече доступна другим пользователям;
• «Личные» — информация об организаторе бронирования будет скрыта от других пользователей, но руководители будут видеть бронирования своих подчинённых;
• «Конфиденциальные» — информация о встрече недоступна другим пользователям.

Чтобы изменить правила:

1. Нажмите «Изменить настройки». Откроется окно «Правила бронирования».
2. В блоке «Доступно для бронирования пользователям» выберите «Никому», «Из выбранных групп» или «Всем пользователям». Для варианта с группами появится поле «Выберите группы пользователей» — отметьте в нём нужные группы.
3. Для внешней переговорной заполните «Тариф внешней переговорной» — поле «Стоимость за час» (см. ниже).
4. Выберите «Длительность встречи по умолчанию» из списка от 15 минут до 12 часов.
5. Чтобы ограничить «Максимальную длительность», включите тумблер и выберите значение от 15 минут до 24 часов. Выключенный тумблер означает «Отключено».
6. Выберите уровень «Личных бронирований».
7. Чтобы ограничить «Горизонт бронирования», включите тумблер и задайте «Количество дней» — целое от 1 до 1080. При первом включении в поле подставляется 30. Выключенный тумблер означает «Отключено».
8. Нажмите «Сохранить». Если сохранить не удалось, окно покажет сообщение «Не удалось сохранить правила бронирования».

Как считается горизонт бронирования. Дни календарные, отсчёт идёт от сегодняшнего дня по часовому поясу того пространства, в котором переговорная лежит непосредственно — офиса или этажа, — а если это пространство работает на настройках по умолчанию, то по часовому поясу компании. У переговорной на этаже это чаще всего означает часовой пояс компании, а не офиса. Значение 1 означает «только сегодня», 2 — «сегодня и завтра», 30 — «сегодня и ещё 29 дней вперёд».

• Горизонт задаётся отдельно у каждой переговорной и действует на всех, кто её бронирует, независимо от роли. Комната с подключённым календарём и без него, обычная и внешняя — правило одно;
• ограничение применяется к бронированиям, созданным в UnSpot. События, пришедшие из подключённого календаря переговорной, оно не отменяет: календарь остаётся источником истины;
• проверяется дата начала бронирования. Встреча, которая начинается внутри горизонта и заканчивается за его пределами, создастся;
• у повторяющейся встречи при создании проверяется дата начала последнего повторения: если она выходит за горизонт, серия не создаётся целиком. При изменении уже созданной брони проверяется дата начала самой этой брони;
• бронирование за пределами горизонта не создаётся — форма показывает сообщение о превышении лимита бронирований и называет саму переговорную. В тексте этого сообщения стоит формулировка «рабочих дней», доставшаяся ему от горизонта бронирования столов; у переговорной считаются календарные дни;
• на выбранную дату вне горизонта переговорная показывается неактивной и на карте офиса, и в таймлайне. Карточку комнаты открыть по-прежнему можно — в ней и видно правило, — но выбрать время нельзя: полоса таймлайна не реагирует на клик, а в ответ появляется сообщение «Переговорная комната … недоступна для бронирования».

Где видно, что горизонт включён. В карточке «Правила бронирования» на странице переговорной строка показывает «Количество дней: N», а при значении 1 — «Доступно только сегодня». В боковой панели комнаты появляется блок «Горизонт бронирования» с пояснением, за какой период бронировать нельзя. В дереве «Рабочие пространства» у такой переговорной стоит отметка вида Horizon: 30D — она выводится по-английски на всех языках интерфейса.

Правила доступа через СКУД

Блок «Правила доступа в переговорную для пользователей» нужен, если дверь переговорной оборудована считывателем СКУД Sigur и решение о проходе Sigur передаёт в UnSpot. Как это работает целиком и что настроить в самом Sigur — в статье «Делегирование доступа из Sigur в UnSpot».

Пока точка доступа не задана, блок показывает строку «ID точки доступа СКУД» со значением «Не используется». Чтобы задать правила:

1. Нажмите «Изменить настройки». Откроется окно «Правила доступа в переговорную для пользователей».
2. В поле «ID точки доступа СКУД» введите идентификатор точки доступа из Sigur — до 255 символов, первым символом не может быть пробел. Одна точка доступа привязывается только к одной переговорной: занятый идентификатор форма не сохранит.
3. При необходимости выберите группы в трёх правилах: «Пользователям из группы, когда переговорная свободна (нет текущего бронирования)», «Пользователям из группы, когда переговорная занята (есть текущее бронирование)», «Пользователям из группы, в любое время». В каждом правиле — одна группа; группа, в которую входят все пользователи, и группа по умолчанию в списках не предлагаются. Группы необязательны: можно сохранить окно с одним идентификатором.
4. Нажмите «Сохранить». Появится сообщение «Настройки доступа сохранены».

Первое правило — «Участникам встречи, во время их бронирования» — действует всегда, отключить его нельзя. Незаданная группа отображается в блоке как «Не указано». Кнопка «Удалить точку доступа» снимает привязку сразу, без подтверждения, — затем появляется сообщение «Точка доступа удалена».

Остальные настройки на странице

• «Дополнительная информация» — инвентарные данные переговорной, тот же набор полей, что у офиса; заполняются кнопкой «Заполнить данные» в этом блоке.
• «Контроль бронирований» — чек-ин для переговорной; описан в статье «Настройки чекина для пространства и переговорной».
• «Настройки подтверждения» — карточка «Согласование бронирований» со значением «Включено» или «Отключено». Нажмите «Изменить настройки»: откроется окно «Настройки подтверждения». Включите тумблер «Согласование бронирований», заполните поле «Согласующие бронирования переговорной» (нужен хотя бы один согласующий, иначе форма покажет «Необходимо выбрать хотя бы одного согласующего») и в блоке «Начавшееся несогласованное бронирование:» выберите «Автоматически подтверждать» или «Удалять».

Изменения в «Настройках подтверждения» сохраняются кнопкой «Сохранить» в самом окне; после сохранения появляется сообщение «Пространство успешно обновлено.».

Тариф внешней переговорной

У переговорных, созданных как внешние, в блоке и в окне «Правила бронирования» есть дополнительная строка «Тариф внешней переговорной» с полем «Стоимость за час»: целое неотрицательное число, форма принимает не больше 99999. Бронирования такой переговорной оплачиваются из месячного кредита компании — сам кредит задаётся отдельно, в «Настройка → Настройки компании → Политики бронирования» (см. «Политики бронирования»). Как устроены тариф и кредит вместе — в статье «Внешние переговорные и кредит компании».

Связанные статьи

• Создание переговорной
• Удаление переговорной
• Управление переговорными: обзор действий
• Подключение переговорной к группе доступа
• Настройки чекина для пространства и переговорной
• Внешние переговорные и кредит компании
• Календарь переговорной: обзор способов подключения
• Настройка интеграции с Zoom
• Делегирование доступа из Sigur в UnSpot