Нам всем приходится ездить на работу и, добираясь до офиса, простаивать в огромных пробках и толкаться в час пик в общественном транспорте — весь город едет в одно и тоже время с нами на работу и с работы. И так каждый день. Пять дней в неделю. Весь год. С мимолетными перерывами на отпуск, который иногда еще и приходится проводить в городе по разным причинам.
Это никому не нравится, вызывает раздражение, навевает тоску и вгоняет в депрессию. Ни о какой эффективности на работе не может идти и речи. На работе хочется только чтобы день побыстрее закончился и ты оказался дома. Минуя пробки, заторы и слишком тесное “общение” с людьми в метро и автобусах. Такой порядок вещей кажется естественным — просто неизбежное зло.
Мы в UnSpot не можем решить все проблемы, но в нашем блоге мы рассказываем и показываем, какие есть решения, помогающие избежать поездок в офис в самые загруженные часы, борющиеся с рутиной и дающие вам больше возможностей для отдыха, хобби и занятий своими делами.
В этой статье давайте разберемся в том, что такое гибкий режим работы, почему он эффективен, как он помогает работникам и чем он поможет компаниям заработать больше денег.
Для начала, хотелось бы отметить, что это не такое и новое явление. Бизнесы и государственные учреждения начали пробовать изменить режим работы еще в конце прошлого века. В том числе, тестировался и гибкий график работы, чтобы служащие могли уделять время семье и личной жизни без необходимости каждый раз отпрашиваться у начальника - такой график отражался в договорах. В 70-е тренд начал набирать обороты, в СССР, например, пробовали внедрить методику «банка времени».
Затем с развитием технологий стало удобнее выполнять задачи вообще удаленно — появилась возможность выбирать не только график, но и место, где выполнять работу. Огромный скачек в развитии и пересмотре подходов к удаленной работе и работе с гибким графиком дала Пандемия коронавируса, которая на практике доказала даже самым ретроградным руководителям по всему миру, что большинство бизнес-процессов можно поддерживать не выходя из дома.
Сейчас же почти треть россиян работают в формате гибкого графика: согласно Regus, 30% сотрудников в РФ работают по гибкому графику.
ВЦИОМ тоже приводит интересные цифры:
- у 25% россиян есть опыт удаленной работы
- 10% продолжают трудиться в таком формате
- 33% хотели бы совмещать работу из дома с офисом
Гибкий режим — с плавающим временем, совмещением удаленки и офиса — активно набирает популярность. Основные сферы, где такой режим применяется чаще всего это: IT, медиа, страхование и финансы. Но и в прочих индустриях он тоже показывает вполне достойные результаты. А ещё гибкий график работы можно вводить для всех категорий сотрудников, что является его огромным плюсом.
Определение гибкого графика работы: как понять, что это, как регламентируется и с чем его не перепутать
Гибкий график работы — это режим работы, когда время выхода на работу, завершения трудового дня и общая продолжительность смен определяются по договоренности сотрудника и начальства. Однако гибкость не подразумевает разной нагрузки в разные учетные периоды. Сотрудник может выходить на трудовую смену раньше или позже, но в целом количество отработанных за каждый учетный период часов должно быть одинаковым и соответствовать штатному расписанию и договору.
За этим обязан следить работодатель:
- Начальнику нужно задать учетный период — день, месяц, неделя, квартал или любой другой целесообразный промежуток;
- И вести учет затраченного на работу времени.
Опираясь на заданный период, как раз и фиксируется общее число отработанных часов.
Режим гибкого рабочего времени закреплен в статье 102 Трудового кодекса (ТК РФ). В число его основных характеристик входит возможность регулировать начало и окончание рабочего дня. Компания вправе обозначить фиксированное время перерыва на отдых и обед, но может оставить выбор за работником. Обязательный перерыв дается, только если смена дольше 4 часов.
С переходом на гибкое рабочее время должны согласиться обе стороны — работодатель и работник, принудить друг друга никто из них не имеет права.
Часто гибкий график путают со свободным графиком и гибридным форматом работы. Давайте проясним их различия.
При гибком графике работы необходимо учитывать отработанное время в рамках учетного периода. При свободном графике важен сам результат работы, а время вообще не учитывается. А при гибридном формате работы, сотрудники совмещают работу в офисе и работу из дома, т.е. этот формат позволяет совмещать онлайн и офлайн режим работы, а время и результаты работы— фиксируются. Гибридный формат успешно комбинируется с гибким, поэтому эти понятия часто смешивают.
Существуют разные подходы к внедрению гибкого графика работы. Часто работодатель указывает период, в который команда обязана присутствовать на рабочем месте. Например, с 11:00 до 15:00. В остальном дает свободу — приходить в 9:00 или 11:00, уходить в 15:00 или 19:00. При этом можно фиксировать время начала работы и давать выбрать время его завершения и наоборот. В этом и заключается работа в режиме гибкого рабочего времени.
Нередко обозначают минимальное число часов для каждого дня недели, не считая выходных, прописывают промежутки для перерыва на обед. Предлагают выбрать рабочие и выходные дни, часть времени работать удаленно.
Преимущества гибкого графика для сотрудников
Гибкое рабочее время предлагает сотрудникам больше свободы. У такого трудового подхода много плюсов:
- Соблюдение баланса работы и жизни. Если в этот день у ребенка выступление, перенесли запись к врачу, сломалась машина — не нужно отпрашиваться у начальника. Гибкое рабочее время проще адаптировать под жизненные обстоятельства.
- Уважение биоритмов. «Жаворонки» будут рады приезжать в офис самым ранним утром, «совы» оценят позднее начало трудового дня. Так и первые и вторые покажут лучшие результаты, так как график дня будет соответствовать личным биологическим часам. И рабочий дзен будет сохранятся.
- Планирование времени. Бывает, что для выполнения задачи нужно дождаться решения третьей стороны, явки коллеги в офис или просто определенного времени. С гибким графиком не нужно приходить раньше и просто высиживать часы, пытаясь себя чем-то занять. Время дня можно использовать максимально продуктивно.
- Улучшение отношений с начальством. Режим гибкого рабочего времени ассоциируется с лояльностью руководства компании. Оно понимает своих подчиненных, уважает их личную жизнь и идет на встречу, вводя удобный формат работы. А работники показывают большую эффективность, работая в комфортном гибком режиме. Переход на гибкое рабочее время это всегда — Win-Win.
- Повышение мотивации. Вытекает из предыдущего пункта. Если начальство уважает сотрудников и дает им свободу, мотивация работать качественно растет. В основе принцип взаимности — на услугу человек подсознательно стремится ответить услугой.
- Снижение стресса. С гибким графиком меньше спешки и опозданий. Пришлось задержаться? Произошли непредвиденные обстоятельства? Не нужно оправдываться! Есть время все решить, успокоиться и привести себя в норму.
- Сокращение времени в пути на работу и домой. Можно выбирать менее трафиковые часы, не портить настроение в пробках и толкучке. Экономить на бензине, что сейчас очень актуально.
- Учет настроения и самочувствия. Гибкость выгодна не только в согласовании работы и жизни, но и в борьбе с выгоранием. Нет настроения, ухудшилось самочувствие? Можно уйти пораньше, а когда производительность бьет рекорды, остаться в этот день подольше.
У международных компаний есть хорошие кейсы успешного внедрения гибкого графика работы и с преимуществами для своих сотрудников:
- Buffer смогли привлечь в команду лучших специалистов, живущих в разных часовых поясах. Отметили повышение удовлетворенности и продуктивности команды;
- Adobe ввели гибкий график работы. Инициатива повысила удовлетворенность сотрудников, улучшила коммуникацию и сократила время в пути на работу.
Преимущества гибкого графика для работодателей
Гибкий режим — привлекательная опция для сотрудников. Например, 49% студентов из РФ называют такой формат решающим при выборе будущего работодателя. Однако он не менее выгоден и для бизнеса. Вот несколько плюсов:
- Повышение производительности труда. Выбор удобного графика позволяет за то же время получить лучший результат. Грамотное распределение часов и свобода (даже частичная) позволяют наращивать ключевые показатели. И дополнительно повысить лояльность сотрудников, их стабильное эмоциональное состояние.
- Сокращение текучки. Уменьшение стресса на работе, упрощение пути в офис, понимание со стороны руководства — все это мотивирует оставаться верным компании.
- Работа с разными часовыми поясами. Благодаря гибкому трудовому графику сотрудники могут работать с клиентами из разных регионов, связываться с ними в комфортное время в течение дня.
- Экономия. Если сотрудники сочетают удаленку и работу в офисе, при этом их графики не совпадают, можно сэкономить на аренде офиса. Сократить количество мест и использовать каждый стол на максимум — сразу для нескольких работников в один день. Мало кто использует это преимущество, а экономия может доходить до 80%! Наши менеджеры могут рассказать подробнее, как этого достичь.
- Гибкость планирования. При составлении графиков можно учитывать сезонные колебания, особенности рынка, предпочтения ключевых клиентов. Добавить соответствующие комментарии в договор.
- Преимущество на рынке труда. Гибкий режим — конкурентное преимущество для работодателя. В РФ это особенно актуально в передовых сферах, а также для молодых соискателей.
- Расширение графика. Благодаря такому формату можно расширить рабочее время, что будет удобнее для клиентов. Открываться раньше и закрываться позже.
И ещё немного кейсов международных компаний:
- Deloitte добавили в договоры режим гибкого рабочего времени и отметили рост вовлеченности сотрудников;
- Shopify дал своим сотрудникам выбор места и времени работы. Подход сделал их счастливее и продуктивнее, сократил текучку.
Бесплатный доступ
на 14 дней
Получите доступ к системе UnSpot и внедрите гибкий формат работы в своей компании за несколько дней!
Гибкий график работы: внедрение в компанию
Переход на гибкий режим необходимо зафиксировать в трудовом договоре. Если человек только пришел в компанию, используйте новую форму документа. Для тех, кто трудится какое-то время, составьте дополнительное соглашение с комментариями.
В обоих случаях укажите диапазон времени для начала и окончания рабочего дня, а также общее количество часов, которое нужно отработать, фиксированный промежуток, когда нужно быть в офисе, правила выбора времени для обеденного перерыва. Отметьте, как долго компания будет работать по такому трудовому графику.
Следующий шаг — подготовка приказа о введении гибкого графика работы. Его можно оформить в свободной форме. Попросите сотрудников подтвердить, что с документом они ознакомлены. Пусть поставят свою подпись. Готово, можно переходить на гибкое рабочее время.
Но не забывайте: режим гибкого рабочего времени имеет ряд сложностей. В первую очередь это учет по-новому. Гораздо проще считать, когда все сотрудники в офисе одновременно.
Работодатель должен вести табель учета затраченного на работу времени, а в правилах внутреннего распорядка обозначить, как собирается считать отработанное время, за какой период. Как будет контролировать факт отработки часов: с помощью пропусков, камер, специальных программ или другим способом. С подходом должны ознакомиться сотрудники.
Вести трудовую отчетность можно в электронных таблицах — это стандартный подход. Упростят задачу специальные программы, которые фиксируют время прихода и ухода сотрудника, например UnSpot. Они же позволят быстро посчитать общее время работы за отчетный период. На этот показатель стоит ориентироваться при выявлении переработок и недоработок.
Еще одна сложность при внедрении гибкого графика работы — проблемы с коммуникацией. Когда все работники находятся в офисе одновременно, в любой момент можно обратиться к коллеге. Гибкий режим работы нередко приводит к ситуации, когда нужен конкретный специалист, но он еще не пришел на работу или уже ушел.
Постройте систему информирования, чтобы все сотрудники знали, в какое время их коллеги будут доступны для совместной работы. Размещать эту информацию можно в общем чате, в документе с открытым доступом, в программе учета времени.
Могут возникать сложности с дисциплиной. Время гибкое, поэтому его не так строго соблюдают. Есть сотрудники, которым необходим полный контроль и четкие границы, иначе они начинают опаздывать и хуже выполняют свои обязанности. Бороться с таким поведением помогает прозрачная система контроля и мотивации, беседы или, как крайние меры — штрафы и другие наказания за несоблюдение графика работы.
Станет сложнее соблюдать сроки. Так как у специалистов разные графики, могут возникать задержки и нарушение дедлайнов. Первый ждет второго, в это время третий сидит без работы. Чтобы этого избежать, учите сотрудников строить гибкий график рабочего времени не только на основе личных предпочтений, но и с учетом рабочих задач. Предложите им удобный инструмент для общения и получения информации о графиках и обязанностях коллег.
Советы по эффективной организации гибкого рабочего графика и времени
От внедрения гибкого графика работы выигрывают обе стороны — и сотрудники, и компания, но только при условии слаженной работы системы. Для этого нужно соблюдать минимум три условия.
- Эффективная коммуникация. Дайте работникам инструменты для удобного общения с коллегами. Используйте мессенджер, CRM-систему, специальный сервис. Обязательно предоставьте доступ к графикам всех коллег. Они должны оперативно обновляться, чтобы не возникало недоразумений.
- Планирование. Гибкий режим влияет на все рабочие процессы. При составлении стратегии, запуске проекта, распределении задач важно учитывать плавающий старт и окончание рабочего дня. Заранее обговаривать, как грамотно выбирать время для работы с учетом всех переменных. Предложить инструменты для ведения графиков, которые укажут на неэффективное использование часов.
- Самодисциплина. Работайте с мотивацией и дисциплиной сотрудников. Опоздания должны наказываться, соблюдение графика — поощряться, иначе можно столкнуться с ситуацией, когда график стал слишком гибким. Люди приходят и уходят, когда захотят. Время выбирается так, чтобы работать поменьше и избегать сложных поручений.
Если вы совмещаете гибкий рабочий график и гибридный режим — часть сотрудников в офисе, часть на удаленке — важно планировать графики с учетом доступности рабочих мест. Это задача посложнее. С распределением нагрузки, контролем посещаемости, выстраиванием коммуникации электронная таблица не справится. Выручит специальный сервис, в котором учтены нюансы и требования к такому режиму работы.
Заключение
По данным Jabra, 65% специалистов хотели бы составлять график своей работы самостоятельно. Гибкое рабочее время больше не экзотика, его внедряет все больше компаний, а значит все больше работников на него рассчитывают.
Приходится адаптироваться, но это скорее плюс, чем минус. Перейти на гибкий режим не так сложно. При этом можно получить значимые преимущества: вырастет продуктивность рабочей среды, повысится лояльность и мотивированность сотрудников, вы укрепите позиции на рынке труда и сможете привлекать больше молодых талантов. Подход стоит тестировать.