Опен спейс — один из способов планировки различных пространств — уже давно стал привычным форматом для служащих по всему миру. Так называется большое помещение с минимальным количеством стен и стационарных перегородок между рабочими местами в противовес традиционной кабинетной системе. В таких офисах большая часть деятельности происходит в общем пространстве, хотя могут быть предусмотрены и закрытые зоны для отдельных нужд.
В то время как в США около 70 % компаний использует различные виды опен спейс, в России все еще превалирует традиционная кабинетно-коридорная система: анализ рынка офисной недвижимости от платформы «Авито недвижимость» показал, что закрытые кабинеты составляют 54,5 % от общего числа офисов, а на open space в чистом виде приходится всего 31 %. Более того, по данным сервиса SuperJob, только 13 % россиян предпочитают работать в открытых пространствах, причем их число снизилось на 3 % по сравнению с 2016 годом. Разберемся в достоинствах и недостатков офисов этого типа и узнаем, как сделать открытый офис более продуктивным и комфортным для работы.
Почему работодатели любят офисы опен спейс
В свое время открытые офисы полюбились руководителям компаний за экономичность: просторные помещения без стен и перегородок могут вместить больше сотрудников. Затраты на строительство офисных площадей также снижаются, ведь любой способ разделения пространства на отдельные кабинеты требует расходов на материалы, оплату труда, прокладку инженерных коммуникаций. Естественно, владелец коммерческой недвижимости будет стараться компенсировать эти издержки за счет арендной платы.
Более широкие возможности размещения сотрудников и обустройства рабочих мест — еще один плюс. Непросто найти офис с подходящим количеством помещений нужного размера, да еще и удобно расставить в нем мебель и оргтехнику. В открытом пространстве проще разместить оборудование и людей, а при необходимости можно так же легко организовать перестановку. К тому же дешевле купить три принтера для всего офиса, чем поставить по принтеру в десяти кабинетах. Большая полезная площадь в сочетании с меньшей стоимостью обустройства и аренды позволяют работодателям сокращать расходы на каждое рабочее место.
Кроме того, сотрудники не могут спрятаться от всевидящего ока руководства за дверями, которых нет. Начальство может без труда обозревать работу персонала и легко вычислять отсутствующих, занятых болтовней или прокрастинирующих на рабочем месте. Само осознание факта, что весь офис у начальства как на ладони, становится дисциплинирующим фактором.
Чем хорош офис опен спейс для работников
Согласно исследованиям, сотрудники, работающие в кабинетах, считают, что их продуктивность и удовлетворенность работой страдают из-за отсутствия должного контроля, недополучения информации, нехватки контактов с коллегами. Работа в общем помещении устраняет эти преграды и позволяет сотрудникам легко взаимодействовать друг с другом, быстрее решать рабочие вопросы и тратить меньше времени на перемещения по офису. Если нужно о чем-то проинформировать коллектив, это проще сделать, когда все находятся в одном помещении.
Опенспейсы стирают границы традиционной иерархии: и старший менеджер, и младший консультант сидят в одном кабинете, что способствует утверждению равноправия в коллективе, формированию командного духа и установлению дружеской, неформальной атмосферы. Не забудем и об инклюзивности, так как кабинетная система создает больше преград для людей с ограниченными возможностями.
Неочевидный, но значимый плюс офисов открытого типа — возможность создания дизайна в едином стиле. Исследование сервисов «Работа.ру» и «СберЗдоровье» показало, что 24 % опрошенных россиян указали эстетику рабочего места в качестве фактора, положительно влияющего на их продуктивность, а 17 % работников с большим удовольствием идут на работу в красивый офис. Опенспейсы действительно выглядят более стильно и современно, а поддерживать единый дизайн во всех помещениях офисов кабинетно-коридорного типа весьма затруднительно.
За что персонал недолюбливает открытые рабочие пространства
Очевидно, что работа в open space — настоящий кошмар для интровертов, которые вообще не очень любят социализироваться, зато высоко ценят личное пространство. Впрочем, недостаток приватности в открытых офисах отмечают и экстраверты. Исследование известного производителя мебели Steelcase показало, что от избытка открытости на рабочих местах страдают даже представители азиатских стран с высокоразвитой культурой коллективизма, и это наносит урон производительности, вовлеченности и комфорту работников.
По данным другого исследования, беспокойство сотрудников по поводу несанкционированного просмотра содержимого экранов их компьютеров и мобильных устройств сокращает продуктивность на 50 %. Сотрудники открытых офисов также переживают, что их разговоры с клиентами или коллегами попадут не в те уши.
Шумовые эффекты — другой явный минус open space. Опрос российских служащих компаниями hh.ru и РОКВУЛ выявил, что именно акустический комфорт на работе важен для подавляющего большинства: 67 % опрошенных заявили об ухудшении самочувствия и снижении продуктивности из-за шума с улицы или в помещении. К сожалению, исследования показывают, что использование в open space разделительных панелей и стеллажей не уменьшает уровень шума в такой степени, чтобы он не снижал работоспособность и не создавал лишнюю умственную нагрузку.
В открытом офисе сотрудники отвлекаются на 29 % чаще, чем в кабинетах. Постоянное перемещение посетителей, бурное обсуждение проектов за соседними столами, коллеги, постоянно предлагающие выпить кофе, — при наличии такого количества отвлекающих факторов сложно сфокусироваться на решении рабочих задач. Можно было бы сказать, что это компенсируется лучшими условиями для совместной работы, но научные факты свидетельствуют о снижении личного взаимодействия между сотрудниками в помещениях с открытой планировкой на 70 %. Психологи утверждают, что в ответ на избыток общения вокруг работники переходят на коммуникации по электронной почте и через мессенджеры.
Как приспособить офис и места для комфортной работы
Продуманное зонирование — самый эффективный способ сделать офис открытого типа более комфортным для сотрудников и нивелировать снижающие продуктивность минусы этого формата. Разделив пространство на функциональные зоны, можно превратить офисный конвейер в современный гибкий офис, отлично подходящий для традиционной или гибридной модели работы.
Начать нужно с оценки процессов, происходящих в офисе: сколько людей работает в нем постоянно, а кто заходит только время от времени; какой процент времени занимают встречи с клиентами, мозговые штурмы и совещания; как часто сотрудники ведут телефонные переговоры и участвуют в видеоконференциях. Если у вас есть мобильные сотрудники и те, кто работает по гибридному графику, можно оптимизировать общее пространство, внедрив системы управления офисом hot desking, или office hoteling. Освободившиеся благодаря оптимизации площади нужно реорганизовать, а в новую планировку включить следующие зоны:
- Переговорные для встреч с клиентами и залы для совещаний
- Креативные пространства для мозговых штурмов и другой совместной деятельности
- Тихие зоны для работы, требующей концентрации внимания
- Звукоизолированные помещения для телефонных разговоров
- Помещения для отдыха и неформального общения
- Отдельные места для индивидуальной работы
Естественно, чтобы open space продолжал оставаться открытым пространством, большую часть этих изменений лучше реализовать при помощи легких перегородок и других приемов зонирования. Например, «тихую» часть офиса нужно разместить подальше от общего пространства, помещений совместного пользования вроде кухни, ресепшена и других шумных проходных зон. Визуально обозначить границы рабочего места и отделить его от проходов помогут низкие перегородки на столах, разнообразные стеллажи, этажерки с комнатными растениями и даже кресла с высокими спинками. В качестве пространства для уединения можно использовать капсулы различного дизайна, а для разговоров по телефону часто устанавливают стилизованные «телефонные будки». Однако полностью закрытый кабинет может все же понадобиться, например, для приватных встреч.
Что еще стоит сделать в офисе open space
Несмотря на единение коллектива, которому способствует открытое пространство, офис с большим количеством людей — потенциальный источник конфликтов. Самые яростные схватки традиционно происходят между теми, кому душно, и теми, кому дует. Для создания в офисе комфортного микроклимата в прямом и переносном смысле стоит установить грамотно спроектированную систему вентиляции и кондиционирования воздуха с климатическим зонированием, а также терморегуляторами и пультами управления для самостоятельной настройки температуры, направления и скорости воздушного потока. А если сочетать нефиксированную рассадку в open space с тепловой картой в мобильном приложении, то сотрудники смогут сами выбирать, хотят ли они сидеть там, где потеплее, или выберут рабочий стол в прохладной локации.
Еще одна проблема открытого офиса — удачные условия для распространения заболеваний — также может быть решена техническими средствами. В систему вентиляции можно интегрировать облучатели для обеззараживания помещений или использовать для той же цели кварцевые лампы. Не забудьте, что «чистота — залог здоровья», и внедрите хорошо продуманную политику поддержания чистоты на рабочем месте. Как ни банально это звучит, регулярная влажная уборка и проветривание также обязательны.
Вот еще несколько советов для повышения уровня комфорта в опен спейс:
- Предусмотрите хорошее общее и локальное искусственное освещение
- Обеспечьте возможность регулировать естественное освещение при помощи жалюзи
- Предложите сотрудникам экраны конфиденциальности для компьютеров и ноутбуков
- Установите шумную оргтехнику и сервера в отдельных помещениях с хорошей звукоизоляцией
- Разместите зоны приема пищи подальше от рабочих мест
- Расположите рабочие столы боком к окнам или используйте светозащитные шторы, чтобы избежать бликующих экранов
- Оборудуйте места для работы эргономичной мебелью
Изучите фото самых крутых открытых офисов, чтобы подсмотреть стильные идеи дизайна и обустроить пространство, в которое сотрудникам действительно захочется приходить.
