Как выстроить коммуникацию, чтобы гибридная команда работала продуктивно

В гибридной команде одни сотрудники находятся в офисе, а другие работают на удаленке постоянно или несколько дней в неделю. Чтобы коллеги вовремя делились информацией и задачи не терялись, нужно выстроить эффективную коммуникацию. Рассказываем, как это сделать. 

Почему в гибридной команде сложно наладить коммуникацию

Когда команда работает в офисе, сотрудникам проще поддерживать связь. Чтобы обсудить задачу, не нужно назначать созвон и ждать ответа в мессенджере. Достаточно подойти к соседнему столу. Неформальное общение тоже помогает сплотить коллектив. Совместные кофе-брейки и прогулки в перерыв укрепляют коммуникацию. 

В гибридных командах люди обмениваются информацией дистанционно. В офис приходят на пару дней в неделю или не приходят вовсе, если работают из другого города. Иногда сотрудники теряют связь с коллективом в прямом и переносном смысле. Пропускают созвоны или важные новости по проектам. Не чувствуют эмпатии к коллегам, поэтому отказываются помочь в сложных вопросах. 

5 принципов эффективной коммуникации в команде 

Правила эффективной коммуникации работают в любом коллективе, но особенно нужны гибридным командам. На удаленке важно получить максимум пользы от каждого созвона и переписки с коллегами. Моментально организовать следующий сеанс общения не всегда получается. 

Принцип №1. Открытая коммуникация. В команде не должно быть сотрудников, до которых невозможно достучаться. Конечно, работникам не стоит по любому поводу идти к руководителю. Но можно создать чат, где коллеги будут задавать вопросы друг другу и топ-менеджерам. Так каждый почувствует причастность к коллективу. 

Принцип №2. Регулярные встречи. Команде нужно обсуждать, как идет работа, чтобы вовремя заметить проблемы. Это поможет соблюдать дедлайны, избегать авралов и контролировать удаленных сотрудников. Проводить встречи можно ежедневно или еженедельно. 

Принцип №3. Удобное время. Сотрудники могут начинать рабочий день в разное время или находиться на расстоянии нескольких часовых поясов. Чтобы не ходить на созвоны рано утром или среди ночи, подберите слот, который у всех попадает на дневные часы. 

Принцип №4. Конструктивная критика. Когда обсуждаете недоработки, относитесь бережно к эмоциям коллег. Если редко видитесь вживую и дружеских отношений нет, даже справедливые замечания могут показаться нападками. Поэтому критикуйте мягко и конструктивно, а еще лучше — подскажите способы исправить ошибку. 

Принцип №5. Структурированная работа. Когда планируете встречу гибридной команды, заранее обозначьте вопросы для обсуждения. Коллеги смогут подготовиться, и летучка пройдет продуктивно. Для переписок в чате используйте принцип «одно сообщение — одна задача». Так сотрудникам будет проще отвечать, и важная информация не потеряется. 

Как улучшить коммуникацию в гибридной команде

Технические проблемы и непонимание между коллегами нарушают общение. Предлагаем несколько способов, которые помогут решить эти проблемы и повысят качество коммуникации. 

Внедрить технологии дистанционной работы

Сформируйте пул мобильных приложений и интернет-сервисов, которые будете использовать. Заранее договоритесь, какие ресурсы и для чего применять. Например, команда организует видеовстречи только в Zoom, а файлы и текстовые сообщения отправляет строго в Телеграм. Вот какие сервисы могут пригодиться: 

• мессенджеры и чаты: Slack, Microsoft Teams, Discord;
• видеоконференции: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet;
• управление проектами: Trello, Asana, Monday.com;
• документы и совместная работа: Google Workspace, Microsoft Office 365.

Автоматизировать бизнес-процессы

Рутинные задачи можно поручить технологиям, чтобы сэкономить рабочее время и улучшить коммуникацию. Разберем примеры автоматизации бизнес-процессов в гибридных командах: 

• CRM-системы. Упорядочивают работу с клиентами. Сотрудникам не приходится пересказывать, что обсуждали на встрече или к какому сроку сдавать заказ. Вся информация о лидах и сделках хранится в карточках.
• Чат-боты. Автоматизируют внутренние процессы в команде. Помогают искать исполнителей на проекты, рассылают новости компании, отправляют вводную информацию стажерам. 
• Сервисы электронного документооборота. Помогают подписывать с сотрудниками юридические документы. Через платформы кадрового документооборота можно заключать трудовые договора и оформлять заявления на отпуск. 

Гибридным командам важно автоматизировать управление офисом. Представьте ситуацию: человек приходит на работу и обнаруживает, что его любимый стол занят. Придется садиться у самого выхода или под кондиционером. У сотрудника может испортиться настроение, а значит, снизится продуктивность. 

Возможность забронировать место в офисе добавит комфорта и улучшит эмоциональное состояние работников. Человек сядет рядом с любимым коллегой или, наоборот, выберет уединенный стол в дальней части помещения. 

Рабочее место удобно выбирать на интерактивной карте офиса. Это схема, на которой видно расположение столов, переговорных и личных шкафчиков для сотрудников. Карта покажет, где сегодня сидит нужный коллега. Например, если необходимо подписать документы у юриста, можно быстро найти его рабочее место.

Бронировать переговорные комнаты лучше заранее, чтобы избежать накладок. На карте офиса выберите подходящее помещение для совещания команды или встречи с клиентами. Чтобы эффективно использовать переговорки, создайте правила бронирования и ограничьте максимальное время. 

Иногда в офисе что-то ломается: падает скорость Wi-Fi, заедает ручка двери или выходит из строя принтер. Сотрудники должны знать, куда обращаться в таких ситуациях. Можно разослать всем контакты ответственных специалистов, но лучше внедрить сервис для отправки заявок в АХО. Работники смогут в пару кликов сообщать о проблемах, а хозяйственная служба — централизованно обрабатывать заявки. 

Соблюдать правила делового общения

В командах формируются свои традиции: одним нормально обсуждать работу вечером, а другие заканчивают ровно в 18:00. Главное — заранее проговорить взаимные ожидания, чтобы не было обид и непонимания. Вот что стоит обсудить: 

• Длительность созвонов. Чтобы не отвлекать сотрудников от работы, определите оптимальное время встречи. Допустим, ежедневная летучка длится 20 минут, а еженедельное подведение итогов занимает до часа. 
• Скорость ответов. Договоритесь, как быстро отвечать в мессенджерах и электронной почте. Тогда сотрудники будут понимать, когда стоит напоминать коллегам о задаче. 
• Регламент встреч. Выработайте алгоритм для рутинных созвонов с командой. Например, совещание можно начинать с ближайших задач, а заканчивать сверкой тайминга по проектам. 
• Рабочие часы. Согласуйте, в какое время можно писать коллегам в личку. Установите, что после определенного часа сообщаете только об экстренных ситуациях. 

Развивать культуру доверия и поддержки

В гибридных командах сложнее подружиться с коллегами и наладить контакт с руководством. Поэтому люди могут не чувствовать себя частью коллектива. Исправить ситуацию и сплотить команду помогут корпоративные мероприятия. 

• Тимбилдинг. Проводите совместные праздники, творческие конкурсы или квизы в офлайне. Если часть сотрудников находится в других городах, предложите присоединиться по видеосвязи. 
• Нематериальные бонусы. Поощряйте людей за качественную работу. Например, добавляйте дни к отпуску за самое большое количество завершенных проектов. Так сотрудники почувствуют, что компания ценит их вклад в общее дело.
• Обратная связь от руководства. Благодарность от тимлида поддержит коллег и вдохновит на новые достижения. 

Обучать сотрудников навыкам коммуникации

Навыки общения можно и нужно развивать. Улучшить коммуникацию помогут курсы управления конфликтами, программы развития эмпатии и тренинги самопрезентации. 

Организуйте обучение так, чтобы сотрудникам было удобно и интересно участвовать. Помогите освободить слот в течение дня и соберите группу с похожим уровнем навыков. Подберите подходящий формат: очная встреча или онлайн-курс. 

Все способы улучшения коммуникации собрали в таблице↓ 

Кейсы компаний: опыт построения коммуникации в гибридных командах

Приведем несколько примеров, когда российские компании сталкивались со сложностями в коммуникации сотрудников. Расскажем, в чем была проблема и как решили. 

Кейс №1. СБЕР: методика коротких встреч

Проблема. Созвоны гибридных команд проводили один раз в неделю. Нередко выяснялось, что сотрудник неправильно понял задачу на предыдущей летучке. Приходилось в авральном режиме наверстывать упущенное время. 

Как решили. Внедрили короткие встречи каждый день. По понедельникам команды обсуждают рабочие процессы, по вторникам созваниваются региональные подразделения, в среду и четверг проходят встречи отдельных рабочих групп, а в пятницу — общее подведение итогов недели. 

Кейс №2. Студия «Бред»: единое цифровое пространство

Проблема. Возник рассинхрон в работе офисных и дистанционных сотрудников. Двум частям команды было сложно согласовать свои действия. Удаленщики не знали, что происходит в офисе, и отставали от общего темпа. 

Как решили. Создали единое цифровое пространство, в котором работает вся команда. Используют виртуальные канбан-доски, таскменеджер и корпоративный мессенджер. Теперь сотрудники фиксируют свои задачи в онлайн-ресурсах. Каждый вовремя получает информацию, задает вопросы и подключается к решению проблем. 

Кейс №3. Платформа для управления знаниями Teamly: недельные спринты

Проблема. Нагрузка неравномерно распределялась между сотрудниками. Бывали ситуации, когда у одних разработчиков нет задач, а другие выбиваются из дедлайнов. 

Как решили. Делят крупные проекты на недельные отрезки. Причем спринт на следующие пять дней стартует в пятницу предыдущей недели. Тимлиды проводят встречи и распределяют задачи. Сотрудники, которые уложились в дедлайн, в понедельник не ждут остальных. Можно начинать работу по своему треку. 

Главное о коммуникациях в гибридной команде

• Почему в гибридной команде сложно наладить коммуникацию: сотрудники находятся на расстоянии, сокращается неформальное общение, возникают технические неполадки. 
• Принципы эффективной коммуникации: открытое общение, регулярные встречи, удобное время, конструктивная критика, структурированная работа. 
• Как улучшить коммуникацию в гибридной команде: использовать технологии для дистанционной работы, автоматизировать бизнес-процессы, соблюдать правила делового общения, развивать доверие, обучать навыкам коммуникации. 
• Комфортное пребывание в офисе повышает продуктивность команды. Управлять гибким офисом поможет бронирование рабочих мест.