Техническая документация по UnSpot

ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И СОСТАВ ИТ РЕШЕНИЯ

1. Управление через веб-интерфейс с поддержкой различных браузеров (Google Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera).
2. Поддержка календарных систем: MS Exchange (2010, 2010 SP1/SP2, 2013, 2013 SP1, 2015, 2016, 2019), MS Office 365, Google Calendar).
3. Встроенная база для хранения информации о встречах, синхронизируемая с календарными системами или автономная.
4. Возможность работы с несколькими календарными системами одновременно.
5. Возможность синхронизации календарей из разных календарных систем.
6. Желательна отказоустойчивость, наличие СРК, СУБД.

Общие требования к клиентскому ПО и терминалам (панелям бронирования):

1. Отображение занятости переговорных комнат.
2. Функция быстрого бронирования (бронирование под выбранной учетной записью от текущего момента).
3. Функция подтверждения бронирования (подтверждение текущего бронирования с экрана и отмена брони, если бронь не была подтверждена).
4. Функция завершения бронирования (кнопка завершения бронирования).
5. Отображение занятости и функция быстрого бронирования для соседних переговорных комнат.
6. Безопасность, доступ к настройкам по ПИН-коду.
7. Безопасность, невозможность выйти в оболочку ОС без ввода пароля (как при штатной работе, так и при запуске).
8. Терминалы в режиме ожидания по умолчанию показывают статус переговорной «занято», «свободно» с соотв. цветовой индикацией на экране.

Программное обеспечение включает в себя:

1. Модуль “Auth и Security” . Модуль для регистрации, авторизации и управлением пользователями или группой пользователей. Пользователь может воспользоваться различными способами для входа в UnSpot:

вход по логину и паролю
sign in with Google
sign in with Yandex
sign in with Microsoft
sign in with Apple

Пользователей можно добавлять в группы и разграничивать групповые доступы к различным элементам внутри системы.

2. Модуль переговорных комнат. Модуль позволяет заводить переговорные комнаты и бронировать их. Все прошедшие бронирования сохраняются в соответствующей таблице и не удаляются. Они используются для аналитики использования пространства.

3. Модуль UnSync. Модуль позволяет прикреплять различные календари к переговорным комнатам и использовать их для бронирования. В модуле есть своя логика синхронизации между различными календарями, он также исключает наслоение событий в переговорных комнатах друг на друга. UnSpot может работать с разными календарями, для этого используются отдельные подмодули, ввиду специфики работы различных календарей:

подмодуль синхронизации с календарями Google;
подмодуль синхронизации с календарями Exchange;
подмодуль синхронизации с календарями Outlook

4. Модуль Displays. Данный модуль позволяет использовать для бронирования переговорных комнаты планшеты, которые можно вешать возле комнат. Необходимо подключить планшет к системе, используя специальный код, который генерируется в админ панели UnSpot. Для планшетов используется видоизмененный интерфейс для удобства бронирования. Для установки UnSpot на планшет необходимо скачать приложение Unspot Displays с маркета App Store.

5. Модуль аналитики. Предоставляет набор аналитических отчетов по использованию переговорных комнат. Использует в работе таблицы бронирований, таблицы логирования операций, soft delete.

Функциональные возможности для сотрудников компании

1. Авторизация.

Сотрудник может авторизовываться по логину и паролю или через корпоративную учетную запись в одной из популярных систем Google, Yandex, Microsoft, Apple.

3. Переговорные комнаты.

В любой момент времени сотрудник может:

Видеть брони и свободные слоты всех переговорных комнат во всех доступных ему офисах на любую дату.
Просматривать информацию об уже созданных бронях и событиях.
Бронировать переговорные комнаты.
Добавить коллег во встречу (бронирование. Коллегам приходят уведомления.

4. Интеграция с календарями.

UnSpot не конкурирует с традиционными календарями, а дополняет их и удобно встраивается в привычные схемы работы пользователей:

Пользователь может подключить и одновременно использовать один или несколько календарей Google, Exchange, Outlook.
Просматривать события всех календарей в интерфейсе UnSpot.
Создавать кросскалендарные события.
В три клика прикрепить к уже созданному в календаре событию бронь переговорной комнаты в UnSpot.
При подключении администратором ресурсных календарей Google создавать брони прямо в календаре.

5. Профиль пользователя.

Позволяет указывать имя и фамилию пользователя, сменить пароль или подключить календари.

6. Мобильное приложение UnSpot Display.

У входа в переговорную комнату устанавливается iPad с приложением UnSpot Display.

На экране устройства выводится актуальная информация о том, что происходит в конференц-зале в течение дня.

UnSpot Display:

Выводит на экран актуальные изменения расписания.
Позволяет просмотреть все брони во всех офисах компании и переговорных комнатах.
Создать бронь на месте, чтобы избежать наложения в расписании.
Мгновенное бронирование одним кликом.

Функциональные возможности для Администраторов UnSpot

1. Аналитика.

Администратору системы доступна актуальная статистика по рабочим местам в разрезе каждого офиса компании:

По свободным, зарезервированным, недоступным и закрепленным на постоянной основе рабочим местам в разрезе всех офисов компании на любую дату.
По дням за последнюю неделю по аналогичным показателям.
График общего количества рабочих мест и броней за произвольный период времени.

Администратору системы доступна актуальная статистика по переговорным комнатам в разрезе каждого офиса компании:

Загрузка за произвольные две недели по выбору администратора.
Самая популярная переговорная комната за последнюю неделю, количество ее бронирований и часов использования.

2. Настройки.

Базовые:

Название компании.
Страница по умолчанию для пользователей (Desks или Meeting Room).
Время работы компании.

Настройки параметров подтверждения бронирования:

Включение / отключение подтверждения бронирования.
Указание периода времени до начала брони при котором происходит ее автоматическое подтверждение.
Указание периодов времени до и после начала брони при котором будет доступно ручное подтверждение брони.
Указание вышеописанных параметров индивидуально для конкретных офисов.
Подключение доменов компании.

3. Настройка пространств.

Для создания актуальной структуры рабочих пространств администратору системы доступно:

Создание самой структуры рабочих пространств, в том числе родительских и дочерних (при необходимости).
Загрузка карты рабочего пространства – произвольного изображения с картой офиса.
Указание режима работы рабочего пространства.
Размещение на карте столов (рабочих мест).
Гибкое изменение размеров меток столов на карте для их корректного наложения на произвольное изображение карты офиса.
Группировка столов с присвоением названия группы (при необходимости). Например, для отметки пространств различных подразделений в офисе.
Закрепление столов на постоянной основе за конкретным сотрудником (при необходимости). Делает стол недоступным для бронирования.
Присвоение столу статуса “HOT”, который позволяет бронировать стол только на один день.
Создание переговорных комнат и присвоение им уникальных названий.
Закрепление групп пользователей для которых доступно бронирование конкретной комнаты.
Подключение комнаты к внешнему календарю Google, Exchange или Outlook для синхронизации броней.

4. Управление пользователями.

Для управления доступом к системе администратору доступны:

Отправка приглашений новым пользователям на email.
Список актуальных предложений.
Список пользователей.
Поиск по пользователям.
Удаление пользователей.
Ручное добавление нового пользователя.
Указание групп к которым относится пользователь.
Добавление и редактирование вариантов оборудования и удобств на рабочих местах.

5. Группы пользователей.

Для управление системой доступов к рабочим пространствам администратору доступно:

Создание группы пользователей и присвоение ей уникального названия.
Указание доступных данной группе рабочих пространств, доступных для бронирования переговорных комнат и рабочих мест.

6. UnSpot Display.

Добавление и подключение нового планшета для оперативного бронирования переговорной комнаты на месте.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Backend:

PHP 7.4
Symfony 5.1
Redis (streams)
Mysql 5.7

Frontend:

AngularJS
Сервер:
Docker
php/fpm

Реализовано на RESTful, все работает через API