Техническая документация по UnSpot

ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ И СОСТАВ ИТ РЕШЕНИЯ

  1. 1. Управление через веб-интерфейс с поддержкой различных браузеров (Google Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera).
  2. 2. Поддержка календарных систем: MS Exchange (2010, 2010 SP1/SP2, 2013, 2013 SP1, 2015, 2016, 2019), MS Office 365, Google Calendar).
  3. 3. Встроенная база для хранения информации о встречах, синхронизируемая с календарными системами или автономная.
  4. 4. Возможность работы с несколькими календарными системами одновременно.
  5. 5. Возможность синхронизации календарей из разных календарных систем.
  6. 6. Желательна отказоустойчивость, наличие СРК, СУБД.

Общие требования к клиентскому ПО и терминалам (панелям бронирования):

  1. 1. Отображение занятости переговорных комнат.
  2. 2. Функция быстрого бронирования (бронирование под выбранной учетной записью от текущего момента).
  3. 3. Функция подтверждения бронирования (подтверждение текущего бронирования с экрана и отмена брони, если бронь не была подтверждена).
  4. 4. Функция завершения бронирования (кнопка завершения бронирования).
  5. 5. Отображение занятости и функция быстрого бронирования для соседних переговорных комнат.
  6. 6. Безопасность, доступ к настройкам по ПИН-коду.
  7. 7. Безопасность, невозможность выйти в оболочку ОС без ввода пароля (как при штатной работе, так и при запуске).
  8. 8. Терминалы в режиме ожидания по умолчанию показывают статус переговорной «занято», «свободно» с соотв. цветовой индикацией на экране.

Программное обеспечение включает в себя:

1. Модуль “Auth и Security” . Модуль для регистрации, авторизации и управлением пользователями или группой пользователей. Пользователь может воспользоваться различными способами для входа в UnSpot:

  • вход по логину и паролю
  • sign in with Google
  • sign in with Yandex
  • sign in with Microsoft
  • sign in with Apple 

Пользователей можно добавлять в группы и разграничивать групповые доступы к различным элементам внутри системы.

2. Модуль переговорных комнат. Модуль позволяет заводить переговорные комнаты и бронировать их. Все прошедшие бронирования сохраняются в соответствующей таблице и не удаляются. Они используются для аналитики использования пространства.

3. Модуль UnSync. Модуль позволяет прикреплять различные календари к переговорным комнатам и использовать их для бронирования. В модуле есть своя логика синхронизации между различными календарями, он также исключает наслоение событий в переговорных комнатах друг на друга. UnSpot может работать с разными календарями, для этого используются отдельные подмодули, ввиду специфики работы различных календарей:

  • подмодуль синхронизации с календарями Google;
  • подмодуль синхронизации с календарями Exchange;
  • подмодуль синхронизации с календарями Outlook

4. Модуль Displays. Данный модуль позволяет использовать для бронирования переговорных комнаты планшеты, которые можно вешать возле комнат. Необходимо подключить планшет к системе, используя специальный код, который генерируется в админ панели UnSpot. Для планшетов используется видоизмененный интерфейс для удобства бронирования. Для установки UnSpot на планшет необходимо скачать приложение Unspot Displays с маркета App Store.

5. Модуль аналитики. Предоставляет набор аналитических отчетов по использованию переговорных комнат. Использует в работе таблицы бронирований, таблицы логирования операций, soft delete.

Функциональные возможности для сотрудников компании

1.     Авторизация.

Сотрудник может авторизовываться по логину и паролю или через корпоративную учетную запись в одной из популярных систем Google, Yandex, Microsoft, Apple.

3.              Переговорные комнаты.

В любой момент времени сотрудник может:

  • Видеть брони и свободные слоты всех переговорных комнат во всех доступных ему офисах на любую дату.
  • Просматривать информацию об уже созданных бронях и событиях.
  • Бронировать переговорные комнаты.
  • Добавить коллег во встречу (бронирование. Коллегам приходят уведомления.

4.              Интеграция с календарями.

UnSpot не конкурирует с традиционными календарями, а дополняет их и удобно встраивается в привычные схемы работы пользователей:

  • Пользователь может подключить и одновременно использовать один или несколько календарей Google, Exchange, Outlook.
  • Просматривать события всех календарей в интерфейсе UnSpot.
  • Создавать кросскалендарные события.
  • В три клика прикрепить к уже созданному в календаре событию бронь переговорной комнаты в UnSpot.
  • При подключении администратором ресурсных календарей Google создавать брони прямо в календаре.

5.              Профиль пользователя.

Позволяет указывать имя и фамилию пользователя, сменить пароль или подключить календари.

6.              Мобильное приложение UnSpot Display.

У входа в переговорную комнату устанавливается iPad с приложением UnSpot Display.

На экране устройства выводится актуальная информация о том, что происходит в конференц-зале в течение дня.

UnSpot Display:

  • Выводит на экран актуальные изменения расписания.
  • Позволяет просмотреть все брони во всех офисах компании и переговорных комнатах.
  • Создать бронь на месте, чтобы избежать наложения в расписании.
  • Мгновенное бронирование одним кликом.

Функциональные возможности для Администраторов UnSpot

1.     Аналитика.

Администратору системы доступна актуальная статистика по рабочим местам в разрезе каждого офиса компании:

  • По свободным, зарезервированным, недоступным и закрепленным на постоянной основе рабочим местам в разрезе всех офисов компании на любую дату.
  • По дням за последнюю неделю по аналогичным показателям.
  • График общего количества рабочих мест и броней за произвольный период времени.

Администратору системы доступна актуальная статистика по переговорным комнатам в разрезе каждого офиса компании:

  • Загрузка за произвольные две недели по выбору администратора.
  • Самая популярная переговорная комната за последнюю неделю, количество ее бронирований и часов использования.

2.              Настройки.

Базовые:

  • Название компании.
  • Страница по умолчанию для пользователей (Desks или Meeting Room).
  • Время работы компании.

Настройки параметров подтверждения бронирования:

  • Включение / отключение подтверждения бронирования.
  • Указание периода времени до начала брони при котором происходит ее автоматическое подтверждение.
  • Указание периодов времени до и после начала брони при котором будет доступно ручное подтверждение брони.
  • Указание вышеописанных параметров индивидуально для конкретных офисов.
  • Подключение доменов компании.

3.              Настройка пространств.

Для создания актуальной структуры рабочих пространств администратору системы доступно:

  • Создание самой структуры рабочих пространств, в том числе родительских и дочерних (при необходимости).
  • Загрузка карты рабочего пространства – произвольного изображения с картой офиса.
  • Указание режима работы рабочего пространства.
  • Размещение на карте столов (рабочих мест).
  • Гибкое изменение размеров меток столов на карте для их корректного наложения на произвольное изображение карты офиса.
  • Группировка столов с присвоением названия группы (при необходимости). Например, для отметки пространств различных подразделений в офисе.
  • Закрепление столов на постоянной основе за конкретным сотрудником (при необходимости). Делает стол недоступным для бронирования.
  • Присвоение столу статуса “HOT”, который позволяет бронировать стол только на один день.
  • Создание переговорных комнат и присвоение им уникальных названий.
  • Закрепление групп пользователей для которых доступно бронирование конкретной комнаты.
  • Подключение комнаты к внешнему календарю Google, Exchange или Outlook для синхронизации броней.

4.              Управление пользователями.

Для управления доступом к системе администратору доступны:

  • Отправка приглашений новым пользователям на email.
  • Список актуальных предложений.
  • Список пользователей.
  • Поиск по пользователям.
  • Удаление пользователей.
  • Ручное добавление нового пользователя.
  • Указание групп к которым относится пользователь.
  • Добавление и редактирование вариантов оборудования и удобств на рабочих местах.

5.              Группы пользователей.

Для управление системой доступов к рабочим пространствам администратору доступно:

  • Создание группы пользователей и присвоение ей уникального названия.
  • Указание доступных данной группе рабочих пространств, доступных для бронирования переговорных комнат и рабочих мест.

6.              UnSpot Display.

Добавление и подключение нового планшета для оперативного бронирования переговорной комнаты на месте.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Backend:

  • PHP 7.4
  • Symfony 5.1
  • Redis (streams)
  • Mysql 5.7

Frontend:

  • AngularJS
  • Сервер:
  • Docker
  • php/fpm

Реализовано на RESTful, все работает через API

Оставьте заявку на звонок, и мы свяжемся с вами в течение 30 минут

Рабочее время:
Понедельник – Пятница, 9:00‑19:00

Загрузка