Система бронирования переговорных комнат

Это программное обеспечение, которое помогает сотрудникам легко планировать свои встречи и бронировать переговорные, предоставляя информацию о расписании всех переговорных в офисе, их доступности, вместимости и оборудовании. Система предотвращает двойное бронирование, синхронизируется с корпоративными календарями, такими как Google Workspace, Microsoft Exchange или Office 365, и предоставляет отчёты для более эффективного использования переговорных.

Этот подход отслеживает, как сотрудники взаимодействуют с офисным пространством: используют переговорные, столы и другие места в офисе. Он помогает сделать рабочее пространство удобным, избежать неиспользуемых зон и повысить продуктивность сотрудников, распределяя ресурсы так, чтобы каждый мог легко найти подходящее место для встреч и выполнения задач.

Помимо базового функционала, позволяющего бронировать переговорные комнаты, такое программное обеспечение включает следующие модули:

• Единую панель расписания 24/7 для просмотра всех бронирований.
• Фильтры поиска для выбора помещений по размеру или оснащению.
• Интерактивную карту для быстрого поиска ближайшей к вам доступной комнаты.
• Интеграция с календарями (например, Google, Microsoft Exchange или Outlook) для синхронизации встреч.
• Модуль аналитики и тепловые карты для отслеживания самых часто используемых помещений.
• Программное обеспечение для сенсорной панели, установленной у входа в переговорную.
• Удобное приложение для компьютеров и мобильных устройств.

Для этого нужно использовать систему бронирования переговорных комнат. Вот, чем вы сможете управлять с ее помощью:

• Установка максимальной продолжительности встречи для каждой конкретной комнаты в вашем офисе.
• Отображение доступного оборудования в каждом помещении, чтобы сотрудники могли выбрать комнату с необходимым оборудованием.
• Подтверждение встреч за 5–10 минут до их начала и их автоматическая отмена, если они не были подтверждены.
• Предоставление администраторам возможности одобрять или отклонять встречи.
• Скрытие приватных встреч из общего расписания компании и отправка уведомлений о начале событий.

Лучшие решения для бронирования переговорных включают в себя интерактивные сенсорные экраны, размещенные перед входом в помещение. Они отражают временную шкалу занятости комнаты и её доступность в реальном времени. Эти экраны часто используют цветовые индикаторы, чтобы быстро показать, свободна ли комната, занята или в ней с минуты на минуту начнется встреча. Кроме того, планшеты, синхронизированные с системами бронирования, позволяют сотрудникам легко управлять своими встречами не только с планшета, но и с любого другого устройства, такого как компьютер, ноутбук или мобильный телефон.