Система бронирования переговорных комнат

Это система управления, которая помогает сотрудникам легко планировать свои встречи и бронировать переговорные, предоставляя информацию о расписании всех переговорок в офисе, их доступности, вместимости и оборудовании. Система предотвращает двойное бронирование, синхронизируется с корпоративными календарями, такими как Google Workspace, Microsoft Exchange или Office 365, и дает вам больше информации для более эффективного использования переговорных.

UnSpot — это российская система бронирования переговорных комнат и конференц залов, разработанная для компаний любого размера. Основными преимуществами продукта является кроссплатформенность, совместимость с большинством календарей организаций, включая корпоративный календарь Microsoft Exchange, а также возможность быстро находить свободные переговорные и бронировать их в 2 клика.

Этот подход позволяет следить и управлять тем, как сотрудники взаимодействуют с офисным пространством: используют переговорные, рабочие места и другие офисные ресурсы. Он помогает сделать рабочее пространство удобным, избежать неиспользуемых зон и повысить продуктивность сотрудников.

Помимо базового функционала, позволяющего бронировать переговорные комнаты, такое программное обеспечение включает следующие модули:

• Единую панель расписания 24/7 для просмотра всех бронирований.
• Фильтры поиска для выбора помещений по размеру или оснащению.
• Интерактивную карту для быстрого поиска ближайшей к вам доступной комнаты.
• Интеграция с календарями (например, Google, Microsoft Exchange или Outlook) для синхронизации встреч.
• Модуль аналитики и тепловые карты для отслеживания самых часто используемых помещений.
• Программное обеспечение для сенсорной панели, установленной у входа в переговорную.
• Удобное приложение для компьютеров и мобильных устройств.

Для этого нужно использовать систему бронирования переговорных комнат. Вот, чем вы сможете управлять с ее помощью:

• Установка максимальной продолжительности встречи для каждой конкретной комнаты в вашем офисе.
• Отображение доступного оборудования в каждом помещении, чтобы сотрудники могли выбрать комнату с необходимым оборудованием.
• Подтверждение встреч за 5–10 минут до их начала и их автоматическая отмена, если они не были подтверждены.
• Предоставление администраторам возможности одобрять или отклонять встречи.
• Скрытие приватных встреч из общего расписания компании и отправка уведомлений о начале событий.

Лучшими являются системы, имеющие отдельные приложения для сенсорных экранов, которые размещают перед входом в комнату. Они показывают дашборд с расписанием этой комнаты и позволяют бронировать помещение в несколько кликов. Экраны имеют цветовую индикацию занятости, показывающие свободна ли комната в данный момент, занята или в ней с минуты на минуту начнется встреча. Кроме того, планшеты, синхронизированные с системами бронирования, отображают встречи, которые были созданы сотрудниками с любого другого устройства: компьютера, ноутбука или мобильного телефона.