Обязанности офис-менеджера сводятся к простому итогу: коллеги заняты своим делом и не думают, где взять картридж, кто встретит курьера и почему в переговорной не включается экран. Ниже вы найдете подробный перечень функций, разбивку по численности штата и заготовку для внутреннего регламента.
Коротко о главном:
- Почти все поручения укладываются в шесть блоков: снабжение, помещение, рассадка, бумаги, люди, деньги.
- Состав зависит от масштаба: в маленькой команде нужен универсал, а в крупной уже управляющий.
- Трудовой кодекс (ст. 57 и 60) требует зафиксировать условия при оформлении и запрещает поручать лишнее.
- Кадры или приемную разрешено добавить лишь с письменного согласия и за доплату.
Из чего состоят обязанности офис-менеджера
Набор у всех свой, но разложить его по полочкам удается почти всегда. Так сразу ясно, что закреплено за определенным исполнителем, а что повисло между отделами и остается ничьим.
Закупки
Сюда относится все, без чего процессы встанут через пару дней: бумага, питьевая вода, кофе, канцелярия, расходники для принтера и хозяйственные мелочи.
- Считать остатки и пополнять склад вовремя.
- Сравнивать прайсы и запрашивать счета.
- Принимать доставку и сверять ее с накладной.
- Передавать закрывающие акты финансистам.
Выручает неснижаемый запас по ходовым позициям. Осталось две пачки из десяти, значит пора заказывать, не дожидаясь претензий от главбуха в день сдачи отчетности.
Хозяйство и техника
Брать в руки отвертку тут никто не обязан. Смысл иной: заметить поломку, вызвать подрядчика, проверить качество и рассчитаться.
- Контролировать уборку, вывоз мусора и замену бутылей в кулерах.
- Общаться с арендодателем или обслуживающей фирмой бизнес-центра.
- Организовать починку мебели, кондиционеров и оргтехники.
- Уточнять инвентарные номера совместно с финотделом.
Особый случай это смена адреса. Если владелец решится, пригодится наш план переезда в новый офис с бюджетом, этапами и чек-листом.
Столы и переговорные
В гибридном формате этот пласт вырос. Посадочных точек порой меньше, чем штатных единиц, и кому-то приходится следить за размещением и тем, чтобы новому человеку было где сесть с утра.
- Готовить ноутбук и кресло к приходу очередного сотрудника.
- Обновлять схему после перестановок.
- Тестировать микрофоны и проекторы.
- Настраивать связь перед визитами.
Пока коллектив маленький, все это живет в таблице. Когда споры из-за столов повторяются, проще подключить систему бронирования рабочих мест, а для совещаний настроить бронирование переговорных комнат с правилами доступа.
Корреспонденция
Объем определяется отраслью, но минимум есть везде. Сразу определите, где заканчивается эта территория и начинается участок бухгалтера или юриста.
- Отправлять и получать почту, звать курьеров.
- Собирать контракты и отслеживать даты продления.
- Хранить архив и выдавать копии по запросу.
- Писать служебные записки и приказы по хозяйству.
Гости и стажеры
Для вчерашнего кандидата этот специалист оказывается проводником в коллективе. Через него понятно, появится ли ощущение организованности или предстоит долго выяснять, у кого спросить про турникет.
- Встречать посетителей и выписывать им разрешения на вход.
- Показывать этаж и кухню новобранцам.
- Бронировать билеты и отели для командировок.
- Организовывать юбилеи и выездные мероприятия.
Финансы
Даже скромные расходы удобнее вести по статьям: аренда, коммуналка, клининг, питание, ремонт, канцтовары. Тогда беседа с шефом строится на цифрах, а не на догадках, что «все подорожало».
- Прикидывать траты на квартал.
- Сопоставлять выставленные суммы с фактически оказанным сервисом.
- Предупреждать о продлении соглашений и подорожании тарифов.
- Подбирать другого партнера, если стало хуже.
Как обязанности меняются с ростом штата
Та же должность в разных организациях выглядит по-разному, так что содержание позиции стоит пересматривать по мере найма. Цифры условные: это ориентир для постановки целей, а не норма права.
| Масштаб | В фокусе | Кому отдают остальное |
|---|---|---|
| Стартап | Телефон, заказы, первичка, иногда кадры | Бухгалтерию и юристов выводят на аутсорс |
| Небольшая фирма | Поставки, ремонтные бригады, рассадка, корпоративы | Персонал уходит к HR |
| Средняя компания | Стандарты, финансы, общение с собственником | Ресепшен, курьерские поездки, текущие неисправности |
| Корпорация | Участок в составе АХО: корпус или площадка | Тендеры и эксплуатацию |
Отсюда практическое следствие. Когда в вакансии крупного холдинга описан универсал из верхней строки, соискатель либо не справится, либо вскоре уйдет туда, где яснее зона влияния.
Что написать в должностной инструкции
Закон не называет этот документ обязательным. Но без деталей спорить потом сложно, ведь работодатель вправе требовать только то, что указано при оформлении.
С локальными правилами знакомят под подпись. Внутри пять разделов:
- Общие положения: кому подчиняется сотрудник и кто заменяет его в период отсутствия.
- Действия: с предметом и периодичностью.
- Права: выбирать продавца в рамках лимита, видеть данные у отделов.
- Контроль: что решается самостоятельно.
- Показатели: как оценивается деятельность.
Беда этих текстов в абстрактных фразах. Они звучат солидно, но бесполезны и подчиненному, и начальнику, который хочет понять, почему все сорвалось.
| Расплывчато | Точно |
|---|---|
| Обеспечивать всем необходимым | Пополнять канцелярию дважды в месяц |
| Взаимодействовать со сторонними сервисами | Приглашать электрика в течение дня после звонка, проверять сделанное |
| Организовывать досуг | Устраивать новогодний праздник и пару выездов за сезон по утвержденной смете |
Где проходит граница
Неприятные конфликты возникают вокруг нагрузки, которая появилась «сами собой». Заранее условьтесь о трех пунктах.
Совмещение
Табель, покупка оборудования на миллионы или помощь генеральному могут быть дополнительной ношей. На это нужны письменное согласие и надбавка.
Материальные риски
Полную материальную ответственность оформляют лишь по должностям из перечня, утвержденного постановлением Минтруда № 85 от 31.12.2002. Иначе работник, как правило, возмещает ущерб в пределах среднего месячного заработка.
Личные просьбы
Забрать вещи шефа из химчистки или купить подарок его родственникам в служебный круг не входит. Некоторые соглашаются ради хороших отношений, но лучше проговорить этот момент на собеседовании, чем копить обиды.
Что передать программе, а что оставить себе
Силы съедают однотипные сообщения в мессенджерах: сломался стул, закончился чай, ждем клиента. Подобные обращения теряются, по ним нельзя посмотреть статус и посчитать время.
Очевидным кандидатом на автоматизацию становится именно этот поток. В системе заявок пользователь находит услугу из каталога, описывает проблему и прикладывает файл, а исполнитель видит единую очередь вместо десятка чатов.
Что логично отдать софту:
- Маршрутизацию типовых обращений.
- Резервирование кресел и залов.
- Подтверждение присутствия через QR-код или геолокацию, чтобы неиспользованная бронь снималась автоматически.
- Создание гостевых пропусков в мобильном приложении.
- Сбор статистики о загрузке.
Что останется за вами:
- Торг с контрагентами.
- Выбор решения, когда правил нет.
- Разбор ссор и мягкая реакция на недовольство.
- Атмосфера: адаптация, торжества, мелкие знаки внимания.
Ошибки руководителей
Львиная доля проблем, которые приписывают офис-менеджеру, связана с тем, как для него все устроено. Вот примеры.
- «Мастер на все руки». Задания добавляются, прежние не снимаются, а спустя полгода не вспомнить изначального замысла.
- Некому подменить. Телефоны и пароли хранятся в единственной голове, и отпуск или болезнь останавливают всю площадку.
- Зарплата ассистента при ожиданиях управленца. И человек увольняется, и бизнес заново платит за поиск и обучение.
