Гибкий график работы — гайд по тренду

Нам всем приходится ездить на работу и, добираясь до офиса, простаивать в огромных пробках и толкаться в час пик в общественном транспорте — весь город едет в одно и тоже время с нами на работу и с работы. И так каждый день. Пять дней в неделю. Весь год. С мимолетными перерывами на отпуск, который иногда еще и приходится проводить в городе по разным причинам.

Это никому не нравится, вызывает раздражение, навевает тоску и вгоняет в депрессию. Ни о какой эффективности на работе не может идти и речи. На работе хочется только чтобы день побыстрее закончился и ты оказался дома. Минуя пробки, заторы и слишком тесное “общение” с людьми в метро и автобусах. Такой порядок вещей кажется естественным — просто неизбежное зло.

Мы в UnSpot не можем решить все проблемы, но в нашем блоге мы рассказываем и показываем, какие есть решения, помогающие избежать поездок в офис в самые загруженные часы, борющиеся с рутиной и дающие вам больше возможностей для отдыха, хобби и занятий своими делами.

В этой статье давайте разберемся в том, что такое гибкий режим работы, почему он эффективен, как он помогает работникам и чем он поможет компаниям заработать больше денег.

Для начала, хотелось бы отметить, что это не такое и новое явление. Бизнесы и государственные учреждения начали пробовать изменить режим работы еще в конце прошлого века. В том числе, тестировался и гибкий график работы, чтобы служащие могли уделять время семье и личной жизни без необходимости каждый раз отпрашиваться у начальника - такой график отражался в договорах. В 70-е тренд начал набирать обороты, в СССР, например, пробовали внедрить методику «банка времени».

Затем с развитием технологий стало удобнее выполнять задачи вообще удаленно — появилась возможность выбирать не только график, но и место, где выполнять работу. Огромный скачек в развитии и пересмотре подходов к удаленной работе и работе с гибким графиком дала Пандемия коронавируса, которая на практике доказала даже самым ретроградным руководителям по всему миру, что большинство бизнес-процессов можно поддерживать не выходя из дома.

Сейчас же почти треть россиян работают в формате гибкого графика: согласно Regus, 30% сотрудников в РФ работают по гибкому графику.

ВЦИОМ тоже приводит интересные цифры:

• у 25% россиян есть опыт удаленной работы
• 10% продолжают трудиться в таком формате
• 33% хотели бы совмещать работу из дома с офисом

Гибкий режим — с плавающим временем, совмещением удаленки и офиса — активно набирает популярность. Основные сферы, где такой режим применяется чаще всего это: IT, медиа, страхование и финансы. Но и в прочих индустриях он тоже показывает вполне достойные результаты. А ещё гибкий график работы можно вводить для всех категорий сотрудников, что является его огромным плюсом.

Определение гибкого графика работы: как понять, что это, как регламентируется и с чем его не перепутать 

Гибкий график работы — это режим работы, когда время выхода на работу, завершения трудового дня и общая продолжительность смен определяются по договоренности сотрудника и начальства. Однако гибкость не подразумевает разной нагрузки в разные учетные периоды. Сотрудник может выходить на трудовую смену раньше или позже, но в целом количество отработанных за каждый учетный период часов должно быть одинаковым и соответствовать штатному расписанию и договору.

За этим обязан следить работодатель:

• Начальнику нужно задать учетный период — день, месяц, неделя, квартал или любой другой целесообразный промежуток;
• И вести учет затраченного на работу времени.

Опираясь на заданный период, как раз и фиксируется общее число отработанных часов.

Режим гибкого рабочего времени закреплен в статье 102 Трудового кодекса (ТК РФ). В число его основных характеристик входит возможность регулировать начало и окончание рабочего дня. Компания вправе обозначить фиксированное время перерыва на отдых и обед, но может оставить выбор за работником. Обязательный перерыв дается, только если смена дольше 4 часов.

С переходом на гибкое рабочее время должны согласиться обе стороны — работодатель и работник, принудить друг друга никто из них не имеет права.

Часто гибкий график путают со свободным графиком и гибридным форматом работы. Давайте проясним их различия.

При гибком графике работы необходимо учитывать отработанное время в рамках учетного периода. При свободном графике важен сам результат работы, а время вообще не учитывается. А при гибридном формате работы, сотрудники совмещают работу в офисе и работу из дома, т.е. этот формат позволяет совмещать онлайн и офлайн режим работы, а время и результаты работы— фиксируются. Гибридный формат успешно комбинируется с гибким, поэтому эти понятия часто смешивают.

Существуют разные подходы к внедрению гибкого графика работы. Часто работодатель указывает период, в который команда обязана присутствовать на рабочем месте. Например, с 11:00 до 15:00. В остальном дает свободу — приходить в 9:00 или 11:00, уходить в 15:00 или 19:00. При этом можно фиксировать время начала работы и давать выбрать время его завершения и наоборот. В этом и заключается работа в режиме гибкого рабочего времени.

Нередко обозначают минимальное число часов для каждого дня недели, не считая выходных, прописывают промежутки для перерыва на обед. Предлагают выбрать рабочие и выходные дни, часть времени работать удаленно.

Преимущества гибкого графика для сотрудников

Гибкое рабочее время предлагает сотрудникам больше свободы. У такого трудового подхода много плюсов:

1. Соблюдение баланса работы и жизни. Если в этот день у ребенка выступление, перенесли запись к врачу, сломалась машина — не нужно отпрашиваться у начальника. Гибкое рабочее время проще адаптировать под жизненные обстоятельства.
2. Уважение биоритмов. «Жаворонки» будут рады приезжать в офис самым ранним утром, «совы» оценят позднее начало трудового дня. Так и первые и вторые покажут лучшие результаты, так как график дня будет соответствовать личным биологическим часам. И рабочий дзен будет сохранятся.
3. Планирование времени. Бывает, что для выполнения задачи нужно дождаться решения третьей стороны, явки коллеги в офис или просто определенного времени. С гибким графиком не нужно приходить раньше и просто высиживать часы, пытаясь себя чем-то занять. Время дня можно использовать максимально продуктивно. 
4. Улучшение отношений с начальством. Режим гибкого рабочего времени ассоциируется с лояльностью руководства компании. Оно понимает своих подчиненных, уважает их личную жизнь и идет на встречу, вводя удобный формат работы. А работники показывают большую эффективность, работая в комфортном гибком режиме. Переход на гибкое рабочее время это всегда — Win-Win. 
5. Повышение мотивации. Вытекает из предыдущего пункта. Если начальство уважает сотрудников и дает им свободу, мотивация работать качественно растет. В основе принцип взаимности — на услугу человек подсознательно стремится ответить услугой. 
6. Снижение стресса. С гибким графиком меньше спешки и опозданий. Пришлось задержаться? Произошли непредвиденные обстоятельства? Не нужно оправдываться! Есть время все решить, успокоиться и привести себя в норму.
7. Сокращение времени в пути на работу и домой. Можно выбирать менее трафиковые часы, не портить настроение в пробках и толкучке. Экономить на бензине, что сейчас очень актуально. 
8. Учет настроения и самочувствия. Гибкость выгодна не только в согласовании работы и жизни, но и в борьбе с выгоранием. Нет настроения, ухудшилось самочувствие? Можно уйти пораньше, а когда производительность бьет рекорды, остаться в этот день подольше.

У международных компаний есть хорошие кейсы успешного внедрения гибкого графика работы и с преимуществами для своих сотрудников:

• Buffer смогли привлечь в команду лучших специалистов, живущих в разных часовых поясах. Отметили повышение удовлетворенности и продуктивности команды;
• Adobe ввели гибкий график работы. Инициатива повысила удовлетворенность сотрудников, улучшила коммуникацию и сократила время в пути на работу.

Преимущества гибкого графика для работодателей

Гибкий режим — привлекательная опция для сотрудников. Например, 49% студентов из РФ называют такой формат решающим при выборе будущего работодателя. Однако он не менее выгоден и для бизнеса. Вот несколько плюсов:

1. Повышение производительности труда. Выбор удобного графика позволяет за то же время получить лучший результат. Грамотное распределение часов и свобода (даже частичная) позволяют наращивать ключевые показатели. И дополнительно повысить лояльность сотрудников, их стабильное эмоциональное состояние.  
2. Сокращение текучки. Уменьшение стресса на работе, упрощение пути в офис, понимание со стороны руководства — все это мотивирует оставаться верным компании.
3. Работа с разными часовыми поясами. Благодаря гибкому трудовому графику сотрудники могут работать с клиентами из разных регионов, связываться с ними в комфортное время в течение дня.
4. Экономия. Если сотрудники сочетают удаленку и работу в офисе, при этом их графики не совпадают, можно сэкономить на аренде офиса. Сократить количество мест и использовать каждый стол на максимум — сразу для нескольких работников в один день. Мало кто использует это преимущество, а экономия может доходить до 80%! Наши менеджеры могут рассказать подробнее, как этого достичь.
5. Гибкость планирования. При составлении графиков можно учитывать сезонные колебания, особенности рынка, предпочтения ключевых клиентов. Добавить соответствующие комментарии в договор.
6. Преимущество на рынке труда. Гибкий режим — конкурентное преимущество для работодателя. В РФ это особенно актуально в передовых сферах, а также для молодых соискателей. 
7. Расширение графика. Благодаря такому формату можно расширить рабочее время, что будет удобнее для клиентов. Открываться раньше и закрываться позже.

И ещё немного кейсов международных компаний:

• Deloitte добавили в договоры режим гибкого рабочего времени и отметили рост вовлеченности сотрудников;
• Shopify дал своим сотрудникам выбор места и времени работы. Подход сделал их счастливее и продуктивнее, сократил текучку.

Гибкий график работы: внедрение в компанию

Переход на гибкий режим необходимо зафиксировать в трудовом договоре. Если человек только пришел в компанию, используйте новую форму документа. Для тех, кто трудится какое-то время, составьте дополнительное соглашение с комментариями. 

В обоих случаях укажите диапазон времени для начала и окончания рабочего дня, а также общее количество часов, которое нужно отработать, фиксированный промежуток, когда нужно быть в офисе, правила выбора времени для обеденного перерыва. Отметьте, как долго компания будет работать по такому трудовому графику. 

Следующий шаг — подготовка приказа о введении гибкого графика работы. Его можно оформить в свободной форме. Попросите сотрудников подтвердить, что с документом они ознакомлены. Пусть поставят свою подпись. Готово, можно переходить на гибкое рабочее время. 

Но не забывайте: режим гибкого рабочего времени имеет ряд сложностей. В первую очередь это учет по-новому. Гораздо проще считать, когда все сотрудники в офисе одновременно. 

Работодатель должен вести табель учета затраченного на работу времени, а в правилах внутреннего распорядка обозначить, как собирается считать отработанное время, за какой период. Как будет контролировать факт отработки часов: с помощью пропусков, камер, специальных программ или другим способом. С подходом должны ознакомиться сотрудники.

Вести трудовую отчетность можно в электронных таблицах — это стандартный подход. Упростят задачу специальные программы, которые фиксируют время прихода и ухода сотрудника, например UnSpot. Они же позволят быстро посчитать общее время работы за отчетный период. На этот показатель стоит ориентироваться при выявлении переработок и недоработок. 

Еще одна сложность при внедрении гибкого графика работы — проблемы с коммуникацией. Когда все работники находятся в офисе одновременно, в любой момент можно обратиться к коллеге. Гибкий режим работы нередко приводит к ситуации, когда нужен конкретный специалист, но он еще не пришел на работу или уже ушел. 

Постройте систему информирования, чтобы все сотрудники знали, в какое время их коллеги будут доступны для совместной работы. Размещать эту информацию можно в общем чате, в документе с открытым доступом, в программе учета времени. 

Могут возникать сложности с дисциплиной. Время гибкое, поэтому его не так строго соблюдают. Есть сотрудники, которым необходим полный контроль и четкие границы, иначе они начинают опаздывать и хуже выполняют свои обязанности. Бороться с таким поведением помогает прозрачная система контроля и мотивации, беседы или, как крайние меры — штрафы и другие наказания за несоблюдение графика работы.

Станет сложнее соблюдать сроки. Так как у специалистов разные графики, могут возникать задержки и нарушение дедлайнов. Первый ждет второго, в это время третий сидит без работы. Чтобы этого избежать, учите сотрудников строить гибкий график рабочего времени не только на основе личных предпочтений, но и с учетом рабочих задач. Предложите им удобный инструмент для общения и получения информации о графиках и обязанностях коллег.

Советы по эффективной организации гибкого рабочего графика и времени

От внедрения гибкого графика работы выигрывают обе стороны — и сотрудники, и компания, но только при условии слаженной работы системы. Для этого нужно соблюдать минимум три условия.

1. Эффективная коммуникация. Дайте работникам инструменты для удобного общения с коллегами. Используйте мессенджер, CRM-систему, специальный сервис. Обязательно предоставьте доступ к графикам всех коллег. Они должны оперативно обновляться, чтобы не возникало недоразумений. 
2. Планирование. Гибкий режим влияет на все рабочие процессы. При составлении стратегии, запуске проекта, распределении задач важно учитывать плавающий старт и окончание рабочего дня. Заранее обговаривать, как грамотно выбирать время для работы с учетом всех переменных. Предложить инструменты для ведения графиков, которые укажут на неэффективное использование часов.
3. Самодисциплина. Работайте с мотивацией и дисциплиной сотрудников. Опоздания должны наказываться, соблюдение графика — поощряться, иначе можно столкнуться с ситуацией, когда график стал слишком гибким. Люди приходят и уходят, когда захотят. Время выбирается так, чтобы работать поменьше и избегать сложных поручений.

Если вы совмещаете гибкий рабочий график и гибридный режим — часть сотрудников в офисе, часть на удаленке — важно планировать графики с учетом доступности рабочих мест. Это задача посложнее. С распределением нагрузки, контролем посещаемости, выстраиванием коммуникации электронная таблица не справится. Выручит специальный сервис, в котором учтены нюансы и требования к такому режиму работы. 

Заключение 

По данным Jabra, 65% специалистов хотели бы составлять график своей работы самостоятельно. Гибкое рабочее время больше не экзотика, его внедряет все больше компаний, а значит все больше работников на него рассчитывают.

Приходится адаптироваться, но это скорее плюс, чем минус. Перейти на гибкий режим не так сложно. При этом можно получить значимые преимущества: вырастет продуктивность рабочей среды, повысится лояльность и мотивированность сотрудников, вы укрепите позиции на рынке труда и сможете привлекать больше молодых талантов. Подход стоит тестировать.