Переезд в новый офис: планируем и делаем

Переезд в новый офис — тяжелое испытание для всей организации. На первый взгляд, в процессе задействованы только начальники подразделений и владелец компании. Но, на деле, релокация в новое место затрагивает весь коллектив. 

Чтобы продуктивность сотрудников не упала, а покупатели и подрядчики за время переезда не разбежались, разберемся, как перевезти мебель, технику и рабочие места в новый офис без ущерба для бизнеса.

Причины для переезда в новый офис

Решение о переезде в новый офис принимают, когда старое место перестает устраивать по разным причинам. Например, когда организация расширяется, штат сотрудников увеличивается, и в офисе становится «тесно». Недостаток рабочих мест, переговорных комнат или зон отдыха — частая причина для переезда. 

Вот еще причины, которые могут стать поводом для переезда:

• Условия аренды. Стоимость помещения перестает быть финансово привлекательной. Значит, пришло время готовить документы на релокацию бизнеса.
• Корпоративная культура. Просторный опенспейс подчеркивает ценность коммуникации и подходит фирме больше, чем прежняя сеть закрытых кабинетов.
• Новые задачи. Ориентация на премиальный сегмент требует перенести главный офис в престижный район. Это поможет поднять статус в глазах покупателей.

Конечно, прежде чем кидаться в омут с головой, нужно все хорошенько обдумать. Переезд — сложный, многоступенчатый процесс, который требует тщательной подготовки ⬇️

Начинаем с плана

Чем раньше начнете готовиться к переезду, тем лучше. Заложите на это не менее двух, а лучше трех месяцев, чтобы не делать все в авральном режиме. 

Сперва установите дедлайн. День X, когда организация начнет полноценно работать в новом месте. Далее разбейте переезд на мелкие этапы. Для каждого назначьте срок исполнения и ответственных лиц. Для удобства создайте чат, где участники смогут обсуждать и оперативно решать вопросы, связанные с переездом. Это упростит коммуникацию.

Размер офиса также имеет значение. Если небольшие офисы могут переехать за один день, то для офисов, имеющих от 100 рабочих мест, придется разбивать весь процесс на несколько этапов. Это нужно сделать, чтобы старый офис продолжал работать до тех пор, пока часть сотрудников не переедет в новое помещение. Мы рекомендуем разбить каждый отдел на 2 команды. Пока одна команда будет переезжать, вторая сможет продолжать выполнять задачи. 

Вот как выглядит самый простой план для переезда:

Составляем бюджет

Если у вас ограниченный бюджет на переезд, составьте смету расходов сами, договорившись с отдельными подрядчиками на каждый вид работ: 

• Маркировка мебели и технического оборудования;
• Упаковка;
• Погрузка-разгрузка;
• Перевозка вещей;
• Вынос мусора;
• Утилизация ненужной мебели;
• Уборка.

Если же ограничений по бюджету у вас нет, то можно воспользоваться услугами грузовых компаний, которые делают все «под ключ». Занесите все расходы организации в таблицу. Дополнительно заложите в бюджет сумму в 10% на непредвиденные траты.

Вот как выглядит смета для небольшого офиса на 100 м², в котором расположено 20 рабочих мест:

Если в вашем арсенале есть сложное, громоздкое или хрупкое оборудование типа холодильных камер, плоттеров или даже аквариума с рыбками, то учтите, что общая стоимость сметы может дополнительно вырасти до 70%. 

Предупреждаем всех заранее

Релокацию бизнеса реально превратить из напряженного события в приключение. Причем, не только для ваших работников, но и для партнеров, покупателей. Последних потом можно пригласить на открытие или порадовать скидкой. Главное при этом вовремя оповестить всех о переезде.

Расскажите коллегам, когда и куда переезжает компания. Обрисуйте причины и перспективы, которые откроются перед организацией. Сообщите об этапах, дедлайнах и ответственных. Это сохранит рабочий настрой и позволит избежать хаоса в процессах. 

Обязательно оповестите сотрудников и поставьте им задачу, чтобы они начали готовить свое место к переезду. К примеру, чтобы люди провели инвентаризацию на своих местах, подготовили к транспортировке в новый офис только нужные документы, сохранили все важные файлы в облачном хранилище и выбросили ненужные им вещи.

Клиентов и партнеров тоже предупредите заранее. Разошлите им документы с печатью компании и текстом о смене фактического адреса офиса. Опубликуйте новость на официальном сайте, в соцсетях и отправьте E-mail рассылку. Задействуйте продавцов и аккаунт-менеджеров. Сделайте акцент на дате переезда и новом адресе. Оставьте номер горячей линии, где можно уточнить подробности.

Переводим работу в спецрежим

В день переезда в старом офисе будет много посторонних — грузчики, представители транспортной компании, арендодателя, клининга. Чтобы избежать суеты, отправьте часть своих работников на удаленку, оставив только ответственных за релокацию, а также тех, чье присутствие в офисе необходимо.

Если арендуете помещение в бизнес-центре или пользуетесь парковкой с пропускным режимом, заранее закажите пропуск на людей и автомобили. Сперва отправьте мебель, технику и коробки с документами первой группы людей, которая должна начать работу в новом помещении. А под конец перевезите рабочие места тех, кто продолжал работать из старого офиса или удаленно.

Подходим к переезду поэтапно

Выделите несколько дней на подготовку нового офиса перед переездом. Так вы спокойно все успеете и приведете помещение в порядок. Заранее договоритесь с исполнителями, чтобы в день переезда на месте груз встречал уполномоченный представитель компании, рабочая сила (грузчики и добровольцы из числа сотрудников), а также специалисты, которые наладят связь и настроят всю IT-инфраструктуру.

План рассадки и подключения техники в офисе согласуйте заранее, еще на этапе планирования. Это сэкономит время, даст лучшую конфигурацию мест для рассадки и избавит от перетаскивания мебели с места на место.

После переезда сотрудники могут не знать, где им предстоит сидеть. Чтобы избежать путаницы, оповестите их заранее: отправьте карту офиса с выделенным рабочим местом и информацию о том, как добраться до нового офиса. 

Интерактивная карта — это удобный инструмент для ориентации и планирования внутри офиса. Она позволяет сотрудникам:

• Наглядно видеть планировку офиса с подробным отображением рабочих мест, переговорных комнат, зон отдыха и других локаций.
• Находить свое рабочее место после переезда или при изменении рассадки, что особенно полезно в новом офисе.
• Бронировать рабочие места непосредственно с карты, выбирая наиболее подходящие по расположению и оснащению.
• Узнавать, где находятся коллеги, чтобы планировать совместную работу и встречи.
• Получать нужное оборудование на каждом месте, например, дополнительный монитор, зарядное или клавиатуру.

Обустраиваемся в офисе

Бывает так, что переезд в затягивается по разным причинам. Грузчики могут опоздать или возникнут проблемы с подключением техники на новом месте. Да даже пробки на дорогах способны сдвинуть все на несколько часов. Предугадать это сложно, поэтому заложите на транспортировку и сбор рабочих мест не один день, а три или пять. 

Сперва подготовьте переговорную комнату или отдельное пустое помещение, чтобы сотрудники с ноутбуками могли начать там работу, не участвуя в общей суете. Так вы избежите столпотворения в заваленных коробками помещениях, пока не будут установлены первые рабочие столы.

Далее начните устанавливать рабочие места. Желательно делать это поочередно в каждой комнате, чтобы можно было сразу рассадить часть сотрудников. Пусть IT-специалисты протестируют интернет-соединение и IP-телефонию, служба безопасности проверит пожарные выходы, а клининг уберет кабинеты, в которых уже были установлены столы и техника. 

Когда в полностью готовом офисе соберется весь коллектив, выслушайте пожелания и доработайте пространство. На первоначальном этапе сделать это будет проще всего. В дальнейшем такой возможности может не быть.

Когда можно избежать переезда

Почти каждая успешная компания сталкивается с тем, что с ее ростом кратно растет и команда. В какой-то момент рабочих мест становится недостаточно и первое, о чем думает любой руководитель — переезд в новый офис, который вместит в себя всех сотрудников с запасом. Однако не все знают, что это не единственный вариант.

Чтобы решить проблему с нехваткой мест, нужно внедрить гибридный формат работы. Но важно сделать это правильно, превратив все рабочие места в незакрепленные. Такие системы, как UnSpot, помогают организовать гибрид и позволяют управлять им. Пока одни сотрудники будут работать из дома, на их месте смогут сидеть другие люди. В добавок такие системы могут проанализировать пустующие места и спрогнозируют, сколько человек еще можно разместить в офисе при текущем графике работы.

Вот еще несколько причин, которые можно решить без переезда:

Экономия бюджета. Нередко оптимизация заканчивается поиском офиса подешевле. Это неправильно, ведь иногда проще найти скрытые возможности текущего пространства и использовать их. Например, система управления офисом подскажет, какая часть рабочих мест и переговорных комнат у вас используется реже всего. Вы сможете отказаться от аренды этих помещений.

Не хватает переговорных комнат. Проблема, с которой сталкиваются во многих компаниях. Переговорка загружена и все временные слоты заняты. Но на деле оказывается, что половина встреч так и не состоялась. Просто люди поленились их отменить и комната пустовала. Решить эту проблему можно за счет системы чек-ина. Если участники не подтвердили встречу через сканирование QR-кода или нажатие на кнопку на дисплее перед переговорной, то встреча автоматически отменяется и временной слот может забронировать другой сотрудник.

Чек-лист: переезжаем с комфортом

• Без аврала подготовка к релокации компании занимает 2-3 месяца, начинайте планировать заранее.
• Сформируйте команду ответственных, которые будут контролировать все связанные направления.
• В переезде не бывает мелких расходов, бывают непредвиденные. Составьте подробную смету.
• Предупредите сотрудников, клиентов, партнеров, арендодателя. Перезаключите договор и доп соглашения на услуги. 
• Переезд не терпит суеты. Отправьте коллектив на удаленку или посадите их в тихое помещение в новом месте. Делайте все не спеша и четко по плану.
• Выделите время на адаптацию, дайте сотрудникам разобрать документы и подготовить новое рабочее место, учтите пожелания по доработке, соберите обратную связь.