Представьте сотрудника, который может работать 24/7, при этом хорошо выполнять работу, не болеть и не просить повышения. Среди людей такого коллегу вряд ли встретишь. А вот среди систем автоматизации — запросто.
Системы автоматизации — это такие программы, по типу канбан досок, календарей и сервисов бронирования офисных ресурсов. Они не только ускоряют повседневные процессы, но и убирают хаос и недопонимания среди сотрудников. В итоге бизнес работает в разы продуктивнее.
Как понять, когда вашему офису действительно пора заняться автоматизацией? Разбираемся в статье ⬇️
Зачем нужно автоматизировать офисную рутину: 6 причин
Автоматизация офисной рутины помогает снять с сотрудников часть повторяющихся задач и делегировать их специальным системам.
Автоматизировать офис важно — так можно отстроиться от конкурентов, упростить коммуникацию между разными командами и превратить офис в современное пространство для продуктивной работы текущих сотрудников и привлечения новых кадров.
Далее расскажем о шести причинах, зачем автоматизировать офис и что это даст бизнесу ⬇️
1. Управлять офисом на основе данных.
Автоматизация с помощью системы управления офисом помогает разным компаниям эффективнее использовать свое пространство.
Например, гибридным фирмам или тем, кто планирует переход на такой режим, система упростит рассадку сотрудников. Они смогут самостоятельно бронировать рабочие столы и другие офисные ресурсы: переговорные комнаты, парковочные места и ящики для личных вещей и документов.
К тому же, с помощью системы можно посмотреть потенциал всего офиса — то есть сколько еще сотрудников поместятся при текущем формате работы.
Если компания не планирует переход на гибридный режим, система управления офисом упростит другие процессы:
- Отдел АХО получит актуальную онлайн рассадку сотрудников и выбирать места для новых сотрудников.
- Сотрудники будут сами заказывать пропуска для гостей, минуя офис-менеджера. Это поможет снять ручную задачу с офис-менеджера и делегировать специальному ПО.
- Руководители смогут отслеживать статус переговорной комнаты и бронировать ее с места благодаря удобному дисплею перед переговорной.
- Аналитики получат точные данные о том, кто и когда посещал офис, и могут строить гипотезы об оптимизации пространства.
2. Лучше управлять временем и задачами.
Системы управления задачами и временем помогают расставлять приоритеты, распределять рабочее время и заранее готовиться к запланированным дедлайнам.
Например, в YouGile и Kaiten можно визуализировать задачи в виде карточек на доске, следить за статусами и менять их. Удобно смотреть, какие задачи имеют высший приоритет и требуют немедленного внимания, а какие можно выполнить позже.
3. Следить за продуктивностью сотрудников.
Трекеры рабочего времени помогают увидеть, сколько времени сотрудники проводят за компьютером и что делают в рабочие часы. Это поможет вовремя найти причину ухудшения эффективности работы и решить ее. Возможно, человек перегружен и начал выгорать.
Например, в программе Attrack можно сгенерировать детализированный отчеты о времени работы, активности и производительности сотрудников. А еще система позволит отследить индекс счастья и подскажет, когда сотруднику стоит взять отпуск и отдохнуть от задач.
4. Повышать качество обслуживания клиентов.
CRM-системы открывают сотрудникам доступ к полным данным о каждом покупателе: истории заказов, предпочтениям, предыдущим обращениям.
Компаниям CRM-системы помогают наладить взаимодействие с клиентами, повысить их удовлетворенность и лояльность, а также увеличить продажи и доходы.
5. Онбордить новых сотрудников.
Когда бизнес растет, автоматизированные системы онбординга и корпоративные базы знаний помогают HR-специалистам быстрее вводить новых сотрудников в курс дела.
Удобно, когда новый сотрудник может открыть базу знаний и быстро найти ответ на свой вопрос, а не дергать своего наставника или HR-специалиста. С помощью этого инструмента он сможет познакомиться с корпоративной культурой, политикой и процедурами компании, а также получить инструкции по работе.
6. Оптимизировать документооборот.
Чтобы утвердить или подписать документ, нужно отправить запрос в другой отдел — стандартная процедура, которая чаще всего осуществляется по почте между отделами. Про ее автоматизацию чаще всего забывают, что является большой ошибкой. Ведь без автоматизации согласование и даже подписание документа может растягиваться на целый месяц. А если кто-то из сотрудников, принимающих решение, уйдет на больничный или в отпуск, то документ может повиснуть на несколько месяцев.
С помощью системы автоматизации можно построить путь движения документов, добавить разные этапы согласования и подключить замещающих людей, если сотрудник, ответственный за определенный этап, ушел в отпуск или заболел. Подписать документ или дать свое согласование в такой системе можно в один клик. Для этого понадобится электронная подпись.
Таким образом, автоматизация офисной рутины помогает руководителям лучше контролировать и распределять задачи. А сотрудникам — тратить меньше времени на рутину. Дальше разберемся, какие индикаторы указывают на то, что в компании нужно срочно что-то автоматизировать ⬇️
4 индикатора того, что пора автоматизировать офис
Если вы замечаете это в работе сотрудников, то пора задуматься о том, как сделать труд в офисе комфортней.
1. Рутина занимает более 60% рабочего времени сотрудников
Например, сотрудник каждый день вручную собирает отчеты. При этом у него есть другие приоритетные задачи, которые требуют внимания. Но до них добраться просто не получается, потому что подготовка отчетов отнимает львиную долю рабочего времени.
Чтобы освободить время сотрудников для более важных задач, действуйте по алгоритму:
- Узнайте, какие отчеты повторяются чаще всего и на какие из них уходит больше всего времени.
- Обсудите, какие отчеты можно делать реже, а от каких и вовсе отказаться.
- Если оптимизировать отчетность не получается, можно заказать разработку интеграции в программе, которую сотрудник использует для подготовки отчетов. Через интеграцию можно загружать данные в едином формате, отправив файл с изначальными данными. Отчет будет подготавливаться автоматически и его не придется собирать вручную.
Например, макросы в Google-таблицах и Excel помогут быстрее обрабатывать данные, создавать графики и формировать отчеты. Так, можно создать макрос, который автоматически соберет данные из нескольких листов или файлов, выполнит расчет, создаст сводную таблицу и отформатирует данные.
2. Много ошибок в документах из-за человеческого фактора
Бывает, что сотрудники допускают ошибки и опечатки. Например, указывают неправильные данные в документах или пропускают запятую в заявлениях. Кажется, что одна маленькая ошибка ничего не решает, но на деле все оказывается иначе.
Например, если продавец вручную выставляет счет контрагенту за услуги компании и случайно ошибется в названии этой услуги, ее цене или пропустит одну цифру в расчетном счете, компания может запутаться с закрывающими документами или недополучить прибыль.
Чтобы не допустить ошибок и опечаток, можно делегировать заполнение документов автоматизированным системам. Например, RPA-системы умеют заполнять формы, обрабатывать данные и создавать документы. Они спокойно интегрируются с разными приложениями и базами данных, автоматически извлекают необходимую информацию и вставляют её в нужные поля документов.
3. Низкая скорость обработки входящих заявок
Когда клиент оставляет заявку на сайте или пишет сообщение напрямую компании, он ожидает получить быстрый ответ: через полчаса или в течение дня. Из-за неавтоматизированных процессов сотрудники могут пропустить его заявку и человеку приходится ждать звонка по несколько дней. Шанс, что после этого он что-то купит, стремится к нулю, и компания теряет деньги.
Чтобы помочь коллегам быстрее обрабатывать заявки и не заставлять потенциального клиента долго ждать, можно внедрить CRM — инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами.
В CRM можно назначать каждой новой заявке ответственного сотрудника, выставить максимальное время ответа по заявке и контролировать звонки через коллтрекинг. Например, если ответственный сотрудник не связался с человеком за 30 минут после поступления заявки, она передается другому сотруднику.
Такой подход позволяет строить отчеты, отслеживать продуктивность работы каждого сотрудника и выписывать премии по итогам работы.
4. Долгий и сложный обмен данными между сотрудниками
Иногда нужно срочно найти документ, который хранится на личном компьютере единственного сотрудника. И как назло, именно этот сотрудник ушел в отпуск, и до документа невозможно добраться. Приходится писать в общий чат, чтобы найти кого-то, кто поможет с документом или выдергивать коллегу из отпуска.
Чтобы такого не допускать, нужно хранить данные в централизованном хранилище с доступом для каждого сотрудника.
Например, можно использовать Яндекс.Диск или Гугл.Диск — инструменты для хранения, создания и редактирования файлов, таблиц, изображений и видео. Здесь можно кластеризовать информацию по папкам, разукрашивать их разными цветами и открывать доступ для избранных коллег.
Как подготовиться к автоматизации офисной рутины
Чтобы подготовиться к автоматизации офисной рутины, нужно тщательно все спланировать: поставить цель, выделить бюджет и обучить сотрудников.
Если упустить какой-то из этапов подготовки или не продумать разные варианты развития событий, бизнес может потерять деньги или время. Например, если пропустить этап технической подготовки, могут возникнуть проблемы с запуском систем автоматизации или их интеграцией с внутренними системами компании, нехваткой нужного оборудования или ПО, а в крайних случаях — утечкой данных.
Чтобы вы не упустили ни один из этапов подготовки к автоматизации, читайте наш пошаговый план ⬇️
1. Проанализировать текущие бизнес-процессы
Сначала нужно понять, какие процессы в компании нужно автоматизировать. Обычно в таких процессах часто встречаются ручные ошибки, а сами процессы занимают много времени и требуют много денег.
Примеры таких процессов — управление финансами и бухгалтерией, аналитика, отчетность и некоторые производственные процессы. Все это умеют делать ERP-системы — здесь можно планировать производство, контролировать его качество и управлять ресурсами.
2. Поставить цели автоматизации
От цели зависит, по какому плану будет идти автоматизация и на какой результат можно рассчитывать.
Хорошая цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной во времени. Для постановки такой цели подойдет методика SMART:
1. S (Specific)— Конкретная. Цель должна быть четкой и конкретной, никаких размытых формулировок и приблизительных значений.
2. M (Measurable) — Измеримая. У цели должны быть количественные критерии, по которым можно будет сказать, что она достигнута.
3. A (Achievable) — Достижимая. В цели должны учитываться доступные ресурсы и ограничения бизнеса.
4. R (Relevant) — Релевантная. Цель должна должна соответствовать потребностям компании и ее сотрудникам.
5. T (Time-bound) — Ограниченная во времени. У цели должны быть сроки на выполнение, чтобы дополнительно стимулировать сотрудников ее выполнять.
Вот пример цели по методике SMART: «Увеличить продажи на 20% в течение следующего квартала путем автоматизации CRM системы».
3. Составить план автоматизации и установить KPI
План автоматизации — это пошаговый алгоритм того, как будет происходить автоматизация выбранных направлений, а также какие сотрудники будут вовлечены в процесс.
В плане автоматизации нужно указать метрики, по которым цель автоматизации будет считаться выполненной.
4. Выбрать подходящие инструменты и технологии
Сначала нужно исследовать рынок доступных инструментов и технологий для автоматизации процессов. Сделать это можно тремя способами:
- Найти самостоятельно. Почитать форумы, сайты сравнений, исследования и статьи по теме. Важно, чтобы источники были проверенными и люди им доверяли.
- Использовать опыт конкурентов и внедрить инструменты, которыми пользуются. Важно, чтобы инструмент конкурента решал аналогичную задачу.
- Заказать консультацию у консалтинговой компании, которая занимается внедрением систем для автоматизации бизнес процессов.
Когда вы выберите нужные инструменты, их нужно протестировать: оценить их удобство и совместимость с существующими в компании системами.
5. Подготовить сотрудников
Автоматизация заставляет сотрудников отказаться от привычных инструментов и перейти на новые и не всегда понятные технологии. Это может их немного напугать.
К тому же, не все готовы к переменам и новым идеям, поэтому нужно максимально помочь коллегам адаптироваться. Например, можно организовывать обучающие тренинги или подготовить документацию с описанием новых процессов и технологий.
6. Запустить пилот и оценить результаты
Мы прошли много шагов: поставили цель и составили план автоматизации, выбрали подходящую технологию и подготовили сотрудников. Кажется, дело за малым: внедрить технологию и радоваться результатам.
Все бы хорошо, но есть один важный шаг, по которому можно понять, будет автоматизация успешной или нет — пилотный запуск.
Пилотный запуск нужен, чтобы протестировать систему для автоматизации какого-то процесса на небольшой группе сотрудников, получить от них обратную связь, а после сделать вывод: корректировать процесс или расширить автоматизацию на целый офис.
7. Внедрить технологию автоматизации
Когда пилотный проект пройдет успешно и все оставят хорошую обратную связь, можно подключать систему к процессам всего офиса, а не определенной группы людей.
Но просто внедрить систему недостаточно: нужно мониторить ключевые показатели эффективности и сравнивать их с ожидаемыми результатами. Это поможет вычислить отклонения в процессе и вовремя его скорректировать.
Еще важно понимать, что автоматизация — это не однократное действие, а непрерывный процесс. Нужно поддерживать текущие технологии и не боятся пробовать новые решения, чтобы развиваться и получать максимальную отдачу от бизнеса.
* * *
Автоматизация офисной рутины — это комплексный процесс, который требует четкого планирования, вовлеченности каждого сотрудника и тщательного выбора инструментов. Но результат того стоит: автоматизация может увеличить эффективность работы компании, снизить затраты и улучшить качество обслуживания клиентов.
