Зачем правильно обустраивать офис?
В каждом офисе организация пространства напрямую влияет на все аспекты работы офиса — от продуктивности сотрудников до общих затрат компании. По данным Работа.ру, корпоративные программы благополучия связывают с ростом производительности на 23% и снижением прогулов на 27%.
В статье расскажем, как правильно обустроить офис и что именно нужно для комфортного рабочего пространства в 2025 году.
Быстрый старт: что нужно в офис для работы — чек-лист
Вот базовый набор для полноценной работы офиса:
- Мебель: рабочий стол, офисное кресло, шкафы для документов
- Компьютерный парк: ПК или ноутбуки, мониторы, периферия
- Сетевая инфраструктура: роутеры, коммутаторы, кабели
- Печатающие устройства: принтер или МФУ, расходные материалы
- Канцелярские товары: письменные принадлежности, бумага, органайзеры
- Зона отдыха: диван, кофемашина, микроволновка, холодильник
Дальше разберем детально, что именно покупать 👇
Эргономика и планировка офиса
Офисный стол и кресло: критерии выбора
Офисный стол подбирайте по росту сотрудника: локти должны быть под прямым углом, монитор — на уровне глаз. У кресла должны регулироваться высота, наклон спинки и подлокотники.
Выбирайте дышащие материалы — сетчатая спинка лучше кожзама. Добавьте подставку под запястья и коврик для мыши — они снижают нагрузку на руки при долгой работе.
⚠️ Дайте сотрудникам протестировать кресла — пусть поработают в них хотя бы полчаса перед закупкой всей партии. Неудобное кресло = больничные листы. Экономия 50 тыс. на креслах может обернуться потерей 200 тыс. на больничных.
Освещение и рабочая поза (норма ≥400 лк)
Для комфортной работы в офисе нужна освещенность не менее 400 люкс на рабочей поверхности. Расположите светильники так, чтобы не было бликов на мониторе и теней на документах.
Цветовая температура влияет на продуктивность: холодный белый свет (5000К) бодрит — ставьте в рабочих зонах, теплый (3000К) расслабляет — подойдет для переговорных. Комбинируйте потолочные светильники с настольными лампами.
💡 Установите диммеры и smart-лампы с регулировкой цветовой температуры. Утром — холодный свет для бодрости, после обеда — теплее на 1000К для снижения нагрузки на глаза. Умные лампы стоят дороже обычных, но сотрудники будут меньше уставать и работать продуктивнее.
Зонирование, акустика и тишина
Исследования показывают, что шум напрямую снижает эффективность работы. По данным Sound Agency, если в рабочей зоне слышна чужая речь, концентрация падает до 66 %. Оптимальный уровень шума для офиса — 45–50 дБА: он не мешает сосредоточенности и позволяет общаться, не повышая голос.
Как организовать пространство:
- Разделите офис на зоны. Тихие зоны для фокусной работы — подальше от кухни, входа и переговорных. Шумные зоны — для встреч, мозговых штурмов и неформального общения.
- Используйте преграды: стеклянные перегородки с матовой плёнкой, высокие стеллажи, ширмы.
- Добавьте звукопоглощающие материалы: ковры, мягкая мебель, акустические панели на стенах и потолке.
- Организуйте зоны планирования: повесьте магнитные доски для графиков, дорожных карт и схем.
Удобное зонирование — это не только перегородки, но и понятная схема для всех сотрудников. Инструмент «Карта офиса» от UnSpot помогает:
- видеть актуальный план офиса с зонами тишины, коллаборации и отдыха;
- бронировать рабочие места и переговорные в один клик;
- быстро находить стол с нужным оборудованием (монитор, док-станция, флипчарт);
- анализировать загрузку зон и оптимизировать рассадку.
Компьютерный парк
Выбираем: ПК, ноутбук или моноблок
Выбор компьютеров зависит от задач. Стационарные ПК мощнее и дешевле при тех же характеристиках — берите для дизайнеров и программистов. Ноутбуки мобильные, экономят место — подойдут менеджерам и тем, кто работает удаленно. Моноблоки компактные и производительные — хороши для ресепшена и бухгалтерии.
Периферийные устройства: мониторы, клавиатуры, мыши
Монитор Full HD с диагональю 24 дюйма подойдет для большинства задач. Эргономичные клавиатуры с подставкой под запястья защищают от туннельного синдрома. Берите оптические или лазерные мыши вместо шариковых — они точнее и не нуждаются в чистке.
Роль-бейс подбор: бухгалтер, дизайнер, сейлз
Разным сотрудникам нужна разная техника. Дизайнерам — мощные видеокарты и мониторы с точной цветопередачей. Бухгалтерам — второй монитор для таблиц и калькулятор. Менеджерам по продажам — гарнитура для звонков и веб-камера для видеовстреч. Всем пригодятся стикеры для быстрых заметок и напоминаний.
Сети офиса
Проводной и Wi-Fi каркас
Схема подключения офисной сети строится на комбинации проводного и беспроводного интернета. Проводное соединение дает стабильность стационарным компьютерам, Wi-Fi обеспечивает мобильность ноутбукам и смартфонам.
Основное оборудование: роутер, коммутаторы, патч-панели, кабель категории 5e или 6. Всё это можно заказать в интернет-магазине — привезут и настроят. Рассчитайте пропускную способность: 10 Мбит/с на сотрудника плюс 30% запаса.
Учёт трафика, безопасность и резервирование каналов
Следите за нагрузкой на сеть через админ-панель роутера — так найдете проблемные места. Разделите доступы: гостевой Wi-Fi отдельно от рабочей сети, важные отделы — в изолированные VLAN. Обязательно подключите резервный интернет от другого провайдера. Повесьте магнитные таблички с паролем от Wi-Fi в переговорных — гостям будет проще подключиться.
🔒 Меняйте пароли Wi-Fi каждые 3 месяца, используйте WPA3-шифрование, настройте автоматическое отключение неактивных устройств через 2 часа. Установите корпоративный VPN для удаленных сотрудников — защитите данные компании.
Печать и документооборот
Лазерный vs струйный vs МФУ
Лазерные принтеры печатают быстро (20-40 страниц в минуту) и экономично, но стоят дорого при покупке. Струйные дешевле, хорошо печатают цветные фотографии, но чернила расходуются быстрее. МФУ совмещает принтер, сканер и копир — оптимальный выбор для небольших офисов. Экономьте на бумаге: покупайте пачки по 500 листов оптом. Офису на 10 человек хватит одного цветного МФУ.
Уничтожение бумажной информации: шредер
Для защиты конфиденциальных данных купите шредер с уровнем секретности P-4 (режет на полоски 6 мм) или P-5 (на частицы 2×15 мм). Документы с персональными данными и финансовой информацией уничтожайте только через шредер. Модели с автоподачей экономят время: загрузили пачку и работайте дальше. Перед уничтожением вытащите скобы и скрепки — они тупят ножи.
Канцелярские товары: как составить список
Письменные принадлежности: ручка, маркеры, ластик
Базовый набор для рабочего места: синие и черные ручки (по 2 штуки), набор маркеров-выделителей (4 цвета), простой карандаш, ластик. Несмотря на диджитализацию, без ручек не обойтись — договоры, накладные и акты требуют живой подписи. Маркеры ускоряют работу с документами — выделил ключевые пункты и сразу видно главное. Норма расхода: 1-2 ручки на человека в месяц.
Бумажный ассортимент и настольный порядок
Полностью отказаться от бумаги не получится — договоры, акты и накладные по закону нужны в печатном виде. На каждом столе нужны: лоток для входящих, стикеры разных размеров, подставка для бумаг. Настольный органайзер поможет навести порядок — ручки, скрепки и ластики будут всегда под рукой.
Покупайте бумагу плотностью 80 г/м² — она не застревает в принтере. Берите пачками по 500 листов, расход — примерно 100 листов на человека в неделю.
Папки-регистраторы и хранение документов
Папки-регистраторы — основа архива. Выбирайте с корешком 70-80 мм и качественным арочным механизмом. Папки на кольцах удобнее для документов, которые часто достают — листы легко добавить или убрать. Для долгого хранения берите папки с металлической окантовкой снизу — они не гнутся под весом. Подписывайте корешки одинаково: год, отдел, тип документов.
Секреты закупки канцтоваров для офиса
Закупка канцелярских товаров оптом экономит 20-30% бюджета. Планируйте закупки каждый квартал и учитывайте специфику отделов. Составьте таблицу расходов: бухгалтерия тратит больше бумаги, дизайнеры — маркеров, менеджеры — блокнотов. Назначьте человека, который будет следить за остатками и формировать заявки. Держите резерв ходовых позиций: ручки, бумага, скрепки.
🛒 Лайфхак закупщика: Договоритесь с поставщиком о хранении оплаченного товара на их складе. Забирайте партиями раз в месяц — экономите на складских площадях и получаете оптовые скидки. Дополнительный плюс — товар не пылится и не портится.
Комфорт и офисный быт
Топ-приоритеты сотрудников
Пять очевидных и рабочих пожеланий:
- Кофе‑поинт и питьевая вода
- Удобные диваны в зоне отдыха
- Быстрый интернет
- Tidy‑кабель‑менеджмент и зажим для проводов на столе
- Базовые бытовые мелочи под рукой
В сумме это снижает «микростресс» и экономит по несколько минут в день на человека.
Критерии идеального рабочего места
Идеальное рабочее место — это правильное освещение (400-500 люкс), хорошая вентиляция (60 м³ свежего воздуха в час на человека), комфортная температура (22-24°C).
🌱 Микроклимат: Поставьте по два-три растения на каждые 10 м² офиса. Сансевиерия, хлорофитум и драцена очищают воздух от формальдегидов и повышают влажность.
Кухонная зона и бытовая техника
В офисной кухне должны быть: холодильник, микроволновка, кофемашина, чайник, кулер с водой. Купите посуду — по два комплекта на человека.
Позаботьтесь о безопасности: повесьте огнетушитель, соберите аптечку, напишите инструкции для техники. Ножницы для упаковок храните в специальном держателе — так безопаснее. Убирайте кухню каждый день, генеральную уборку проводите раз в неделю.
Типичные ошибки при обустройстве офиса
Критические промахи в планировке:
- Экономия на креслах — из-за болей в спине сотрудники уходят на больничный в 2 раза чаще
- Игнорирование акустики — в шумном офисе концентрация падает на 66% (исследование Sound Agency)
- Отсутствие запаса расходников — когда заканчивается бумага или картридж, простой стоит 2-3 часа рабочего времени всего отдела
Бюджетирование и TCO
Минимум / Оптимум / Премиум по категориям
Начните с расстановки приоритетов. Не экономьте на креслах и компьютерах — сотрудники работают с ними каждый день.
- Категория «Минимум» (около 20 тыс. на человека): б/у мебель, базовые ПК, один принтер.
- «Оптимум» (около 50 тыс. на человека): новая эргономичная мебель, современные компьютеры, МФУ и сетевое оборудование.
- «Премиум» (около 100 тыс. на человека): дизайнерская мебель, топовая техника, умная система управления офисом.
💸 Скрытые расходы (добавьте в бюджет):
- Монтаж и настройка оборудования: +15% от стоимости
- Расходники на первый квартал: +20% от стоимости техники
- Доставка и сборка мебели: +10% от стоимости
- Резерв на поломки и замены: +10% от общего бюджета
- Декор и растения: 30-50 тыс. рублей
План обслуживания и ввода в эксплуатацию
Резервное копирование и обновления
Настройте резервное копирование: каждый день — в облако, раз в неделю — на внешний диск. Обновляйте программы в выходные и предупреждайте об этом сотрудников. Установите сигнализацию и застрахуйте технику. Регулярно проверяйте скобы в степлерах и ножи в резаках — тупые инструменты травмоопасны. Ведите журнал обслуживания: записывайте даты проверок и кто отвечает за оборудование.
Сервис-календарь и ответственные
Техобслуживание по плану снижает простои. В календарь включите: ежемесячную чистку кондиционеров, квартальную проверку пожарной сигнализации, годовое обслуживание техники.
Назначьте ответственных: IT-специалист следит за техникой, офис-менеджер — за канцелярией и бытом, завхоз — за мебелью и помещениями. Продублируйте обязанности на случай отпусков — у каждого ответственного должен быть заместитель.
📅 График обслуживания, который работает:
- Ежедневно: проверка принтеров, уборка кухни
- Еженедельно: пополнение канцелярии, полив растений
- Ежемесячно: чистка кондиционеров, инвентаризация
- Ежеквартально: глубокая чистка техники, ревизия мебели
- Ежегодно: обновление ПО, замена фильтров вентиляции
Готовые инструменты для менеджера
Чек-лист «Комфортной работы в офисе»
✔️ Мебель: рабочий стол, регулируемое кресло, тумба, шкафы для документов.
✔️ Компьютеры: ПК или ноутбук, монитор от 24″, клавиатура, мышь, док-станция при необходимости.
✔️ Сеть: стабильный Wi-Fi, проводное подключение, разделение гостевого и корпоративного трафика.
✔️ Печать: МФУ или принтер, сканер, шредер; печать по PIN для экономии бумаги.
✔️ Канцелярия: ручки, маркеры, стикеры, лотки, папки-регистраторы, бумага.
✔️ Освещение: потолочные светильники ≥400 лк, настольная лампа.
✔️ Комфорт: подставка под ноги, зажимы для кабелей, живые растения.
✔️ Кухня: холодильник, микроволновка, кофемашина или чайник, кулер, посуда.
✔️ Безопасность: аптечка, огнетушитель, план эвакуации.
Шаблон закупки канцелярских товаров
Чтобы закупки были системными, а не «по звонку с этажа», используйте шаблон, где сразу видно, что и когда пора заказывать.
| Товар | Норма на человека | Текущий остаток | Точка заказа (30% запаса) | Периодичность закупки |
| Ручки | 2 шт./мес. | 50 шт. | 15 шт. | Ежемесячно |
| Бумага А4 (500 л.) | 1 пачка/мес. | 20 пачек | 6 пачек | Ежемесячно |
| Папки-регистраторы | 1 шт./квартал | 15 шт. | 5 шт. | Ежеквартально |
| Степлеры | 1 шт./год | 10 шт. | 3 шт. | По мере износа |
| Мебель | — | — | — | По мере необходимости |
Как использовать:
- Задайте нормы расхода и заполните текущие остатки.
- Следите за «точкой заказа» — моментом, когда остаётся 30% от запаса.
- Разбейте график: ручки и бумага — ежемесячно; папки и степлеры — ежеквартально; мебель — по мере надобности.
- Автоматизируйте расчёты в Excel или Google Sheets с формулами, чтобы всегда видеть, что скоро придётся докупить.
Матрица выбора принтера/МФУ
Подбор принтера или МФУ лучше делать от задач и объёма печати, чтобы не переплачивать за обслуживание.
