🎯 Задача:
Переехать в новый офис и выстроить понятные правила гибридной работы
💡 Решение:
Внедрить систему UnSpot с интеграцией в корпоративную сеть и календари, настроить интерактивную карту офиса и единый интерфейс для управления ресурсами
✅ Результат:
– Столы заняты равномерно: нет пустующих или переполненных зон
– Появилась прозрачная статистика по загрузке офиса.
– Можно планировать закупки завтраков, кофе и другие активности на основе реальных данных о присутствии сотрудников.
Задача
В конце 2023 года МТС Линк поставили задачу — переехать в новый, более просторный офис. Чтобы помочь сотрудникам сориентироваться в новом пространстве и организовать работу в гибридном формате, решили внедрить систему бронирования рабочих мест.
Поиск решения: свой софт или готовая платформа
Почему не стали разрабатывать «с нуля»
Сначала МТС Линк хотели разработать собственную систему — казалось, это быстрее и дешевле. Но расчеты показали: готовую платформу можно запустить за неделю, а разработка «с нуля» займет минимум год.
Критерии выбора системы
В готовой системе было важно следующее:
- Бронирование столов и парковки в одном окне
- Простой интерфейс без лишних кнопок
- Интеграция с корпоративными аккаунтами и календарями
- Мобильное приложение для бронирования со смартфона
- Быстрый запуск — за несколько недель
- Прозрачная стоимость и быстрая окупаемость
Почему выбрали UnSpot: возможности платформы
Из всех протестированных систем UnSpot проявил себя лучше всех. Он не только отвечал всем требованиям, но и сразу предлагал готовые модули для работы:
Интерактивное бронирование рабочих столов
Помогает найти свободный стол в несколько кликов. Дает возможность:
- Бронировать стол или парковочное место через веб-интерфейс или мобильное приложение.
- Автоматически освобождать неиспользуемые столы — если сотрудник не подтвердил бронь, его место может занять кто-то другой.
- Планировать посещения на две недели вперед и синхронизироваться с коллегами.
Аналитика офиса: отчеты и тепловые карты
Собирает данные о том, как используется офисное пространство, и превращает их в понятные отчеты и «тепловые карты». Помогает отслеживать загрузку офиса в реальном времени.
Внедрение за две недели: пилот, обучение и сложности
Настройка карты офиса и запуск ресурсов
В декабре 2023 года команда МТС Линк запустила пилот системы UnSpot. Справились за 14 дней: загрузили план этажа и отметили столы на интерактивной карте офиса. Теперь сотрудники могут забронировать нужный стол за несколько кликов.
Обучение и сбор обратной связи
Обучение сотрудников проводили в три этапа:
- Составили пошаговый гайд по возможностям платформы и дали сотрудникам неделю на самостоятельное тестирование. За это время коллеги опробовали все функции и собрали список вопросов.
- Провели встречу с представителями UnSpot, где рассказали про все возможности платформы и ответили на вопросы коллег.
- Разместили инструкцию и запись встречи на внутреннем портале, чтобы сотрудники могли в любой момент возвращаться к материалам.
Как решали проблемы
На старте столкнулись с двумя трудностями:
- Сотрудники не понимали, зачем подтверждать бронирование стола.
- Некоторые коллеги забывали бронировать место и садились за любой свободный стол, по незнанию занимали чужие места.
Решение:
- Напоминали о том, что в офисе работает система бронирования рабочих мест
- Отправляли инструкции и чек-листы по бронированию столов
- Максимально оперативно отвечали на вопросы сотрудников по процессу бронирования и новой системе
Итоги внедрения и следующие шаги
- Пилот за 2 недели. Пилот и полный запуск платформы UnSpot прошли в рекордные сроки — все ключевые функции заработали уже через 14 дней.
- Постоянная поддержка. Менеджеры UnSpot оставались на связи, оперативно отвечали на вопросы и помогали корректировать настройки в процессе адаптации.
- Рост посещаемости офиса. Сотрудники стали чаще бывать в офисе, поскольку знают, что легко найдут свое рабочее место.
- Еще больше возможностей. Спустя время добавили бронирование парковочных мест по просьбе сотрудников. Это помогает решать еще больше задач в одном интерфейсе.
