Мало кто задумывается, что кроме рабочей зоны, в офисе могут быть зоны для отдыха, креативных встреч и уединенной работы. У каждой зоны свое предназначение: например, в рабочей можно выполнять задачи, в зоне для переговоров проводить брейнштормы, а в месте для отдыха — пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Такое разделение называется зонированием пространства.
Зонирование офиса важно для любого бизнеса: оно поможет улучшить коммуникацию между сотрудниками и использовать офисное пространство с максимальной эффективностью.
В статье поговорим о том, зачем компаниям зонировать офис и как правильно это сделать.
Зачем заниматься зонированием офиса
Зонирование помогает создать офис, в котором сотрудники могут продуктивно работать, генерировать идеи и восстанавливать силы в перерывах между выполнением задач.
Далее расскажем о причинах, по которым зонирование будет выгодно не только самим сотрудникам, но и компании ⬇️
Увеличить продуктивность сотрудников
Благодаря разделению пространства на зоны, сотрудникам проще найти то место, в котором им будет удобнее выполнять задачи. Например, в зоне для тихой работы легче сосредоточиться. Аналитики смогут давать более точные данные для расчета показателей, маркетологи — лучше продумают стратегию новой рекламной кампании, а дизайнер — сосредоточится на важных деталях из технического задания.
37% специалистов признаются, что им не хватает отдельных закрытых пространств для концентрации на рабочих задачах.
Улучшить коммуникацию между командами
Зоны для встреч и совместной работы помогают наладить командное взаимодействие. Это могут быть переговорные комнаты или специальные зоны для мозгового штурма, отдыха, игр и тимбилдинга.
В таких зонах люди чувствуют себя расслабленно. Это помогает им общаться и работать вместе. Можно делиться мыслями, обсуждать проекты и придумывать решения быстрее, ведь в неформальной обстановке проще заниматься творчеством.
Оптимизировать пространство
В офисе, разделенном на зоны, можно оценить эффективность отдельной локации или офиса в целом. Но делать это нужно правильно, используя систему для управления офисом. Она поможет быстро получить данные по занятости зон и частоте их использования, отображая информацию на удобных дашбордах.
Система покажет, как часто используются рабочие места, переговорные комнаты, креативные зоны и другие помещения. Например, если какая-то зона используется редко, можно поменять ее расположение или оснащение. Это помогает адаптировать рабочие зоны под реальные нужды компании и по-новому взглянуть на офисное пространство.
Поддержать корпоративную культуру
Продуманное зонирование будет дополнительным преимуществом для сотрудников и новых кандидатов. Это неудивительно — многие мечтают работать в комфортном офисе, похожем на те, что создают Т-банк, МТС или Яндекс.
Зонирование повышает лояльность сотрудников, улучшает их вовлеченность и помогает удерживать ценные кадры, снижая текучку.
Зонирование офиса — это не просто тренд, а важный инструмент для повышения продуктивности, улучшения коммуникации и оптимизации пространства.
С чего начать зонирование офиса
Зонировать офис можно по-разному: все зависит от сферы деятельности компании и задач, которые нужно выполнять. Мы расскажем про универсальный алгоритм действий, который можно адаптировать под вашу компанию.
Зонирование начинается с выбора зон и их заполнения. Для этого необходимо выполнить три действия:
1. Проанализировать рабочие процессы. Сначала нужно разбить основные задачи каждого отдела на категории. Например: креатив, совещания, простая или сконцентрированная работа. У каждой категории будет зона со своим наполнением. Так, в креативной зоне можно поставить интерактивные доски, флипчарты, пуфы и яркие постеры для вдохновения.
2. Изучить потребности сотрудников. Спросите у них, что нужно сделать, чтобы ваш офис был идеальным. Так вы поймете, чего на самом деле они хотят. Например, кто-то любит работать в тихих зонах, а кто-то привык работать под разговоры сотрудников и звуки офисной техники.
3. Определить ключевые зоны. Проанализируйте рабочие процессы и потребности сотрудников. Затем создайте список с нужным количеством функциональных зон: открытых рабочих пространств, переговорных комнат, мест для отдыха и творчества, зон для совместной или тихой работы.
Например, офисам, которые часто принимают гостей, лучше разделить пространство на «парадное» и рабочее. Так рядовым сотрудникам не придется думать о дресс-коде и отвлекаться на посетителей. Командам, которые часто устраивают брейнштормы, подойдут мобильные перегородки между рабочими местами.
* * *
Универсального зонирования, которое подойдет любой компании, нет — нужно учитывать конкретные потребности бизнеса. Дальше рассмотрим разные варианты офисных зон и их наполнения. Так вам будет проще сделать идеальное зонирование пространства ⬇️
Какие зоны бывают в офисе и что в них есть
Приемная (welcome-зона). Это зона, в которой компания принимает гостей. Здесь располагается ресепшн для регистрации и быстрых встреч.
Для удобства посетителей можно разместить диваны, журнальные столики, кулер с водой и кофемашину. Для верхней одежды, головных уборов и зонтов можно выделить отдельное помещение — гардероб.
Оформить welcome-зону можно в корпоративных цветах с брендовыми предметами — ручками, чашками, блокнотами. Так посетители смогут приятно провести время и больше узнать о компании, пока ожидают нужного человека.
Рабочая зона. Основная часть офиса — это рабочие места сотрудников. Обычно это столы с компьютерами и офисными креслами.
В некоторых компаниях рабочие зоны делят на закрепленные и незакрепленные. Закрепленные рабочие места — это когда у сотрудника есть личное место, где он работает каждый день.
Незакрепленные рабочие места — это рабочие столы, не привязанные к конкретному человеку. Их может занять кто угодно, в зависимости от задач и предпочтений. Например, если сотрудник хочет поработать с видом на город, он может выбрать стол у окна, а если нужно сосредоточиться — расположиться в «тихой» зоне.
Зона для деловых встреч. Чаще всего в эти зоны включают переговорные комнаты или помещения для встреч с клиентами и командой. Переговорные комнаты бывают трёх видов:
- Маленькие комнаты для двух-трех человек. Обычно в них проводят собеседования или разговоры тет-а-тет.
- Средние переговорные до 16 человек. Здесь часто проходят командные встречи и внутренние обучения.
- Большие комнаты от 16 человек. Такие переговорные нужны для обсуждений между отделами и лекций.
Как правило, переговорные комнаты размещают между приемной и рабочей зонами — так гости легко попадут на встречу, не отвлекая сотрудников от работы.
Кухонная зона. На кухне сотрудники могут пообедать, заварить чай/кофе или перекусить. Стандартный набор оборудования для зоны — кулер с водой, холодильник, микроволновка, кофемашина и чайник. В некоторых офисах ставят посудомоечные машины, чтобы сотрудники не тратили время на мытье посуды вручную.
Нужно позаботиться о том, чтобы офисный холодильник был достаточно вместительным для всех сотрудников, а также в свободном доступе находились кухонные принадлежности — полотенца, салфетки, приборы и посуда.
Тихая зона. В тихих комнатах сотрудники могут сосредоточиться на работе и не отвлекаться на посторонние звуки. Изолировать шум помогут звукопоглощающие панели, а поддержать спокойную обстановку — горшки с растениями.
Рекомендуем располагать тихую зону в том месте, где будет минимальная проходимость. Но если такой возможности нет, можно поставить персональные капсулы, которые изолируют звук. Еще такой вариант подойдет для небольших офисных помещений.
Зона хот-дескинга. Это рабочее пространство, где сотрудники не имеют закрепленных за ними рабочих мест. Вместо этого они приходят в офис, когда им нужно, и бронируют любое свободное место для работы.
Благодаря хот-дескингу компания может оптимизировать количество рабочих мест, предоставляя их по мере необходимости тем, кто сейчас находится в офисе. Это снижает потребность в большой офисной площади, уменьшая расходы на аренду, коммунальные услуги и обслуживание помещений.
Зона для отдыха. Согласно опросу издания Inc, 47% офисных работников жалуются на нехватку мест для отдыха на работе. Зона для отдыха может выглядеть по-разному: здесь может располагаться диван, массажное кресло, игровая приставка или барабанная установка, как в офисе Яндекса.
Креативная зона. В креативных зонах сотрудники могут собираться вместе, чтобы обсудить идею, придумать что-то новое и показать свой проект. Это место для командной работы и генерации свежих решений.
Креативные зоны обычно оборудуют разными вещами для творчества, например:
- Удобные диваны и кресла для комфортного общения.
- Столы и столики для работы и рисования.
- Доски для записей или флипчарты, чтобы записывать идеи.
- Проекторы и экраны для показа презентаций.
- Материалы для творчества: фломастеры, бумага, стикеры.
Так выглядит креативная зона в офисе — светлое и просторное помещение, яркий дизайн, проектор и большой экран для демонстрации презентаций.
Креативные зоны обычно оборудуют разными вещами для творчества, например:
Техническая зона. Здесь хранятся все необходимые для офиса вещи, которые не должны быть на виду: средства для уборки, бумага для принтеров и канцелярия. Для удобного хранения нужно оборудовать эту зону всем необходимым — шкафы, стеллажи, полки.
Как эффективно зонировать офисное пространство
Наверняка вашему офису нужны не все зоны, о которых мы рассказали в статье. Например, back-офису не нужна приемная, потом что гости здесь бывают редко. Лучше сосредоточиться на более важных вещах, например, «тихих» комнатах и игровых зонах.
Чтобы грамотно использовать каждый квадратный метр пространства и не растратить бюджет, нужно честно ответить на вопросы ⬇️
Ошибки в зонировании офиса
Если плохо продумать зонирование, сотрудники будут хуже работать и отвлекаться на посторонние шумы. Чтобы правильно зонировать пространство, не допускайте этих ошибок:
1. Пренебрежение санитарными нормами. Роспотребнадзор регламентирует размеры рабочего места, высоту столов, температуру — все это нужно учитывать при зонировании помещения. Например, площадь рабочего места должна быть не менее 4,5 кв.м, а температура воздуха — от 22 до 24 °С. Если не соблюдать нормы, это может сказаться на работоспособности сотрудников.
2. Неудобное расположение зон. Например, если кухня находится рядом с рабочими местами, сотрудники будут постоянно отвлекаться, когда кто-то будет включать микроволновку, кофемашину или громко что-то обсуждать во время перекуса.
3. Зонирование ради зонирования. Необходимо руководствоваться не только своими представлениями о работе, но и мнением сотрудников. Например, если работники привыкли переговариваться во время выполнения задач и решать вопросы совместно, то перегородки между столами будут только мешать им.
4. Отсутствие стилистики. Офис в единых цветах и формах смотрится эстетично и поддерживает статус компании в глазах клиентов и партнеров.
5. Загромождение пространства. В маленьком офисе не нужно ставить много перегородок — так площадь будет казаться еще меньше, а сотрудникам будет сложнее передвигаться. Чтобы сделать пространство визуально больше, можно попробовать объединить некоторые зоны — например, кухню и место отдыха.
Резюме: как и зачем зонировать пространство офиса
- Зонирование офиса делает работу комфортнее — сотрудники меньше отвлекаются на посторонние звуки и лучше работают.
- Какие зоны будут в вашем офисе — зависит от специфики компании и желаний сотрудников.
- При зонировании пространства нужно правильно расположить зоны, придерживаться единого стиля, прислушиваться к пожеланиям сотрудников и учитывать площадь помещения.
