Что включает в себя организация рабочего места в офисе

Организация рабочего места сотрудников может показаться мелкой задачей по сравнению с другими вызовами, стоящими перед бизнесом. Однако такое мнение не учитывает несколько факторов — статистику продуктивности и требования законодательства. Например, исследование сервисов Работа.ру и СберЗдоровье продемонстрировало, что более половины россиян отмечает, что организация рабочего места и обстановка влияет на продуктивность их работы. При этом другой опрос, проведенный платформой hh.ru и компанией РОКВУЛ, показал, что только 16% работающих россиян полностью довольны тем, как налажена организация рабочего пространства.

Помимо связи рабочей обстановки с производительностью труда, помните о том, что федеральное законодательство возлагает ответственность за обеспечение безопасных и комфортных условий работы на работодателя. Рассказываем какие нормативы должны соблюдаться и какие аспекты включает организация работы рабочего места.

Создаем комфортные условия в офисе

Организация рабочей зоны включает не только оснащение столов, но и планирование всего офиса. Прежде всего, нужно учитывать нормы СП 2.2.3670-20:

• Объем помещения на одного офисного работника — не менее 15м³
• Минимальная площадь помещения для одного служащего — 4,5м²

Обратите внимание, что эти нормативы работают и для планировки «open space», то есть количество рабочих мест должно соотноситься с площадью помещений.

Современные опенспейсы позволяют коллегам свободно взаимодействовать в процессе работы, но слишком много шума и движения в общей зоне отвлекает сотрудников, мешает сосредоточиться на работе и лишает приватности. Постарайтесь разместить рабочие зоны подальше от помещений общего пользования — переговорных, столовых, ресепшн.

Поскольку ранее действующий СанПиН о гигиенических требованиях при работе с ПЭВМ был отменен, организация рабочего места с компьютера теперь не требует установки перегородок, хотя такое решение имеет свои преимущества. Если столы не оборудованы перегородками, позвольте сотрудникам визуально отгораживаться от раздражителей при помощи комнатных растений или личных вещей вроде фотографий. Чтобы рабочая зона на столах не оказалась загромождена лишними предметами, обязуйте сотрудников следить за порядком в соответствующем пункте трудового договора.

Чтобы минимизировать отвлекающие факторы, обустройте переговорные для встреч с клиентами и коллективного обсуждения актуальных вопросов, а также тихие зоны, в которых работники могут отдохнуть или, наоборот, должны сконцентрироваться на задачах, требующих повышенного внимания.

Организация рабочего места также требует предусмотреть вопрос питания персонала: сотруднику должен быть предоставлен перерыв, продолжительностью не менее 30 минут. При возможности, оборудуйте отдельное помещение для приема пищи, отвечающее санитарным нормам.

Выбираем мебель для рабочего места

Театр начинается с вешалки, а организация рабочего места офисного работника — со стола и стула. Стол должен быть достаточно большим, чтобы на нем свободно помещались канцелярские принадлежности и компьютерная техника, а также оставалась достаточная площадь для работы с бумагами. Для бухгалтеров или кадровиков, которые часто переключаются между компьютерами и бумажными носителями, лучше выбирать мебель с выдвижными полками для клавиатуры.

Слишком большой стол — не лучшее решение. Правильная организация рабочего места предполагает, что работник должен иметь возможность дотянуться до необходимых принадлежностей, не вставая. Ориентируйтесь на следующие размеры при подборе и размещении мебели:

• Высота рабочей поверхности — 70-80 см 
• Ширина — 80-140 см 
• Глубина — 80-100 см
• Высота пространства для ног — 60 см
• Ширина — 50 см
• Глубина — 60 см

Другие важные параметры эргономики сидячего рабочего места:

• Кисти и локти должны лежать на одной линии
• Колени согнуты под углом 90°
• Бедра находятся в горизонтальной позиции

Кресло лучше выбирать с подъемно-поворотным механизмом, поддержкой поясничного отдела, широкими подлокотниками и максимальным набором регулировок для настройки под индивидуальные параметры работника. Регулировка не только по высоте сиденья и подлокотников, но и по расстоянию спинки от переднего края сиденья, углам наклона сиденья и спинки позволит комфортно разместиться в кресле сотрудникам разного роста и комплекции. Они легко смогут менять положение тела в зависимости от характера работы, например, читать документы, откинувшись на спинку.

Помимо выбора рациональной позы, регулировка предоставляет больше возможностей снизить нагрузку на шею и спину и избежать переутомления. Также не забудьте, что рабочее место должно быть простым в уходе и гигиеничным, поэтому выбирайте кресла с легко моющимся, воздухопроницаемым покрытием, например из сетки.

Организация рабочего места: удобство сотрудников превыше всего

Организация рабочего места за компьютером простирается за пределы выбора оптимальной производительности системного блока. Условия работы на компьютере отличаются от взаимодействия с бумажными носителями из-за особенностей мониторов. Мерцающее изображение, состоящее из пикселей, с недостаточной контрастностью и высокой яркостью заставляет глаза перенапрягаться, что ведет к переутомлению и ухудшению зрения. Поэтому необходимо правильно выбирать и размещать не только компьютеры, но и дисплеи:

• Отдавайте предпочтение мониторам и ноутбукам с матовой поверхностью, антибликовым покрытием и коэффициентом отражения 0,4-0,6
• Выбирайте дисплеи для персонального компьютера с диагональю не менее 39,6 см, а для ноутбука — от 26,6 см. Частота мерцания монитора должна находится в диапазоне 60-100 Гц.
• Не ставьте монитор прямо напротив окна: если солнечные лучи будут создавать блики, придется излишне напрягать зрение; если сотрудник будет сидеть лицом к окну, солнце будет бить прямо в глаза. В идеале нужно расположить монитор боком к окну.
• Располагайте дисплей на расстоянии не менее 50 см от глаз, оптимальное расстояние — 60-70 см. Центр экрана должен находится на 10-20 см ниже уровня глаз.

Не забудьте, что мыши, тачпады и клавиатуры тоже могут иметь эргономичный дизайн. Например, вертикальные мыши обеспечивают более естественный хват, и этим снижают нагрузку на запястья во время работы, а трекболы уменьшают количество мелких движений кистью.

Освещение рабочей зоны: за что стоит платить?

Трудно себе представить комфортное рабочее место офисного работника без хорошего естественного освещения, поскольку оно является одним из важных факторов продуктивности. Исследование Корнеллского университета показало, что сотрудники, сидящие возле окон, могут дольше концентрироваться на работе за счет снижения сонливости на 56%. Естественное освещение оказывает положительное влияние и на самочувствие работника. Согласно тому же исследованию, служащие с рабочей зоной возле окон на 51% реже страдают от переутомления глаз за компьютером и на 63% реже испытывают головные боли.

Конечно, хорошо иметь открытый офис с панорамными окнами и остеклением крыши — в таких условиях организация рабочего места работника с непосредственным доступом к естественному освещению не представляет труда. Тогда можно постараться оптимально разместить рабочие столы — боком к окну и так, чтобы свет падал с левой стороны. Однако если окна находятся на солнечной стороне, работодатель должен позаботиться о регулировке уровня освещенности, например, с помощью жалюзи.

Офисы также должны быть оборудованы достаточным количеством источников искусственного освещения — общего и локального. Оба вида светового оборудования должны устанавливаться с учетом требований СанПиН 1.2.3685-21:

• Для искусственного освещения следует использовать источники света с цветовой температурой 2400-6500°К
• Цветовая температура светодиодов белого света не должна превышать 4000°К
• Светодиодные лампы должны иметь защитный угол не менее 90° и рассеиватели для предотвращения попадания прямого излучения в поле зрения
• Коэффициент пульсации освещенности не должен превышать 5% в помещениях с компьютерной техникой

Организация рабочего места также должна учитывать влияние различных цветовых температур на человека. Теплый свет создает уют и согревает, а белый — бодрит и способствует лучшей концентрации внимания.

Как обеспечить правильный микроклимат на работе?

Непросто сфокусироваться на работе, когда страдаешь от духоты, жары или холода. Чтобы предоставить комфортный микроклимат, работодателю стоит позаботиться о качественной системе вентиляции и кондиционирования воздуха. Исследование Гарвардского университета показало, что улучшение качества воздуха может повысить когнитивные показатели на 101%. Если же не оборудовать рабочее место должным образом, дело может окончиться не только снижением продуктивности. Например, при температуре выше +28°C или ниже +19°C сотрудники имеют право отказаться работать, сославшись на правила организации труда СанПиН 1.2.3685-21. А если персонал пожалуется в трудовую инспекцию или Роспотребнадзор, можно получить штраф за невыполнение обязанностей по обеспечению нормальных условий труда.

Кстати, СанПиН определяет требования не только к температурному режиму, но и ряду других параметров на работе. Чтобы обустроить комфортное рабочее место на предприятии, придерживайтесь следующих показателей:

• Температура в холодное время года (ниже +10°C) — +22-24°C
• Температура в теплое время года (выше +10°C) — +23-25°C
• Влажность воздуха — 40-60%
• Максимальная влажность воздуха — от 70% при 25°C до 55% при 28°C
• Скорость движения воздуха — 0,1-0,3 м/с

Если по какой-то причине оборудование рабочего места кондиционером невозможно, затемните его при помощи жалюзи, установите увлажнители воздуха, обеспечьте сотрудников питьевой водой и используйте вентиляторы. В холодное время года можно организовать дополнительный обогрев при помощи электронагревательных приборов заводского изготовления, но удостоверьтесь, что их размещение и эксплуатация не нарушают установленные условия для пожарной безопасности труда. Регулярно проветривайте помещение и обеспечьте влажную уборку как часть поддержания порядка.

Как наладить защиту труда?

Помимо комфорта, работодатели должны позаботиться о безопасности сотрудников. Прежде всего, речь идет о проведении противопожарных мероприятий. Правила организации рабочего места гласят, что офис должен быть оборудован:

• Опломбированными огнетушителями с указанными на них порядковыми номерами и датой зарядки
• Автоматической пожарной сигнализацией
• Автоматической системой пожаротушения 
• Планами эвакуации

Количество огнетушителей зависит от площади помещений, а расположить их нужно не далее, чем в 20 метрах от пожароопасных локаций. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с инструкцией по пожарной безопасности.

Вопреки распространенному заблуждению, такие требования к организации труда не ограничиваются противопожарными мерами. Хотя бизнес-центры менее опасны, чем химическое производство, несколько факторов может оказать негативное влияние на здоровье сотрудников:

• Шум и вибрации. Грамотная организация рабочих мест на предприятии должна обеспечивать соответствие СанПиН 1.2.3685-21: максимально допустимый уровень звука — 80 дБА. Но исследования показывают, что офисные работники более продуктивны при показателях в 50-70 дБ. Чтобы снизить шумовые эффекты и вибрации, лучше разместить некоторую технику, например, сервера, отдельно от рабочих мест, а уровень шума другого оборудования, такого как вентиляционные системы или лифты, нужно периодически измерять шумомерами.
• Электромагнитные поля. Источниками ЭМП являются компьютеры, мобильные телефоны, вайфай, сервера, оргтехника и даже бытовые приборы. Сильное электромагнитное излучение может навредить здоровью, поэтому уровень ЭМП нужно контролировать. Снизить воздействие излучения помогут защитные экраны, увлажнители воздуха и регулярные перерывы, желательно на свежем воздухе.
• Низкое содержание кислорода в воздухе. При недостаточном проветривании, отсутствии или нехватки мощности кондиционеров, аэроионный состав воздуха может ухудшиться ниже допустимых пределов. Этот фактор также нужно держать под контролем при помощи аспирационных счетчиков.

Заключение

В настоящее время законодательство в основном требует только соблюдения санитарно-гигиенических нормативов и правил безопасности труда на работе. Однако работодателям стоит ориентироваться на свежие изыскания в области эргономики и новейшие исследования продуктивности, чтобы обеспечить комфортную и мотивирующую атмосферу. Она может стать решающим фактором при привлечении талантливых работников и поможет повысить эффективность бизнеса. Если вы работаете в высокотехнологичной сфере, не забывайте про оборудование и личные компьютеры: они могут стать привлекательным условием труда.