Что нового в продукте

В любой достаточно большой компании имена в системах и имена в жизни — это два разных набора. В каталоге человек записан как «Иванова Мария Сергеевна», в жизни она Маша. В корпоративной почте кто-то значится транслитом. В отделе два Александра Петрова, и различить их можно только по табельному номеру, которого никто не помнит.

UnSpot до сих пор показывал то, что пришло из справочника: имя и фамилию. На карте офиса, на дисплеях у переговорных, в списке «Кто в офисе» — везде.

Поле «Отображаемое имя»

У сотрудника появилось отдельное поле — «Отображаемое имя». Если оно заполнено, интерфейс показывает именно его: на страницах «Сотрудники» и «Дисплеи», в подсказках на карте офиса, в переговорных и локерах, в сайдбаре «Кто в офисе», в карточке пользователя и на экранах у переговорных.

Если поле пустое, всё выглядит как раньше — имя и фамилия. Ничего настраивать не нужно, чтобы оставить как было.

Зачем это офису

Первое — узнаваемость. Бронь на карте подписана так, как человека зовут коллеги, а не так, как его завели в кадровой системе. Это звучит мелочью ровно до момента, когда вы ищете свободное место рядом с конкретным человеком.

Второе — тёзки. Два Александра Петрова превращаются в «Саша Петров (маркетинг)» и «Александр Петров», и вопрос «а это который?» отпадает.

Третье — дисплеи. На экране у переговорной имя видно издалека и мельком: три слова с отчеством читаются хуже, чем два привычных.

Поиск тоже это учитывает

Отображаемое имя участвует в поиске по сотрудникам и в глобальном поиске наравне с остальными полями. Коллегу можно найти по тому имени, которым вы его называете, а не по официальному.

Заполнять поле вручную у всей компании не нужно: его можно синхронизировать из корпоративного каталога вместе с остальными данными сотрудника.

Мелочь, которую замечают все

Отображаемое имя — из тех изменений, которые не попадают в презентации, но на которые обращают внимание в первый же день. Человек открывает карту офиса и видит команду такой, какой он её знает: не выгрузку из кадровой системы, а коллег.

Ограничение одно — 255 символов, чего хватает на любую разумную форму имени. А при удалении персональных данных сотрудника поле очищается вместе с именем и фамилией, отдельно за ним следить не нужно.

Локер — это личные вещи: спортивная форма, лекарства, зарядки, подарок, который не хочется нести домой через весь город. И одновременно это объект в системе бронирования, где по умолчанию видно, кто именно его занял.

В открытом офисе это заметнее, чем кажется. Видно, кто держит ячейку месяцами, кто занял вторую, кто вообще ничего не бронирует. Ничего страшного в этом нет — но внимание к таким деталям появляется само, и человеку становится неуютно.

Настройка «Личные бронирования»

У локеров появилась собственная настройка приватности. Она включается в правилах бронирования конкретного локера и по умолчанию выключена: действующие локеры продолжают работать как раньше.

Когда приватность включена, картина меняется ровно в одном месте. Занятые ячейки по-прежнему видны как занятые — планировать по локеру можно так же, как раньше. А вот имя и аватар владельца скрываются: в подсказке показывается, что ячейка занята, без указания, кем.

Важное исключение: свои бронирования сотрудник видит всегда, а руководитель — бронирования своих подчинённых. Приватность закрывает посторонний взгляд, а не управленческий.

Настраивается по одному локеру

Приватность задаётся не на всю компанию, а на конкретный локер, и это существенно. Локер в переговорной зоне на входе и локер в раздевалке — разные истории: в первом случае прозрачность помогает, во втором мешает.

Локеры с включённой приватностью помечены отдельным индикатором в списке пространств, так что администратору не нужно заходить в каждый, чтобы понять, где режим включён.

Тот же принцип, что и у мест

Если формулировка кажется знакомой — так и есть. Точно так же в UnSpot уже устроены личные бронирования столов и переговорных: занятость публична, персональные данные — нет.

Локеры были единственным ресурсом, который из этого правила выпадал. Теперь не выпадают.

Когда это решает вопрос внедрения

Приватность локеров чаще всего всплывает не как пожелание сотрудников, а как возражение на этапе запуска: «а это точно нормально, что все видят, кто чем пользуется?» Раньше на этот вопрос отвечать было нечем.

Теперь ответ есть, и он не требует отказываться от учёта: компания по-прежнему видит загрузку локеров в аналитике и знает, сколько ячеек занято и сколько свободно. Скрывается ровно одно — чужое имя на чужой ячейке.

Спросите офис-менеджера, сколько ячеек в локерах сейчас занято зря. Скорее всего, он честно ответит, что не знает: чтобы это выяснить, нужно пойти и посмотреть, а потом сверить с тем, кто за какой ячейкой числится. Поэтому и не выясняют — до первой жалобы, что мест нет.

Данные при этом в системе есть. Не хватало способа узнавать о них, не заходя в систему специально.

Две новые подписки в разделе локеров

В разделе «Интеграции → Исходящие подписки» появились два новых события — оба про ячейки хранения.

«Бронирование локера отменено» срабатывает, когда бронь снимается автоматически по политике «Горизонт бронирования». Письмо уходит в день отмены, и ответственный сразу знает, что ячейка освободилась: её можно предложить тому, кто стоит в очереди, а не ждать, пока он спросит сам.

«Бронирование локера длится более X дней» — про обратную ситуацию. Вы задаёте количество дней, и раз в сутки приходит письмо со списком всех ячеек, которые заняты дольше этого срока. Со ссылкой на каждый локер, чтобы не искать вручную.

Почему вторая подписка важнее, чем кажется

Горизонт бронирования включают не везде. Во многих компаниях автоматически снимать чужую бронь — слишком резкий шаг: ячейками пользуются по-разному, и жёсткое правило одинаково накажет и забывчивых, и тех, кому ячейка действительно нужна надолго.

Подписка на долгие брони решает ту же задачу мягче. Автоматика ничего не отменяет — она только показывает, где ячейка лежит без движения. Дальше решает человек: у кого-то это нормальный рабочий сценарий, а у кого-то ячейка занята с прошлого проекта.

Получатель — сотрудник, а не адрес

В обеих подписках получателем указывается сотрудник UnSpot, а не произвольный почтовый ящик. Это мелочь ровно до того дня, когда ответственный увольняется: письма продолжали бы уходить в никуда, и никто бы этого не заметил. Теперь подписка привязана к живому человеку в системе.

Пространства выбираются списком — одна подписка может закрывать несколько локеров сразу.

Локеры устроены честнее, чем кажется: их всегда меньше, чем людей. Пока компания растёт, ячейки разбираются за неделю — и дальше начинается то, что офис-менеджеры знают наизусть. Половина занята теми, кто забронировал полгода назад и с тех пор открывал ячейку дважды. Новый сотрудник приходит — свободных нет. Приходится обходить ряды, сверять списки, писать «освободите, пожалуйста» и получать в ответ тишину.

Дело не в людях. Просто бронь ячейки по умолчанию бессрочная, а бессрочное никто не пересматривает.

Горизонт бронирования: срок, который работает сам

В правилах бронирования локера появилась политика «Горизонт бронирования». Администратор указывает количество дней — и через этот срок бронь ячейки снимается автоматически. Настройка своя у каждого локера и по умолчанию выключена, так что действующие локеры продолжают работать как раньше.

Считается всё предсказуемо: день бронирования — первый день срока, отсчёт идёт по часовому поясу того офиса, к которому относится локер. В распределённой компании ячейки освобождаются по местному времени, а не по времени головного офиса.

Главное здесь — ячейка возвращается в оборот без чьего-либо участия. Никто не ходит по рядам и не рассылает напоминаний. То, что раньше было отдельной задачей офис-менеджера, стало правилом, которое выполняется само.

Предупреждение, без которого правило не включают

У автоматической отмены есть неприятная сторона, и она долго мешала включать горизонт вообще: человек приходит за вещами, а ячейка уже чужая. Один такой случай — и политику выключают навсегда.

Теперь этого можно избежать. Рядом с горизонтом появился переключатель «Отправлять дополнительное уведомление»: администратор задаёт, за сколько дней до отмены предупредить владельца, и письмо уходит заранее. Срок — от 1 до 30 дней, и он должен быть меньше самого горизонта: настроить наоборот система не даст.

Письмо в момент отмены осталось на месте. Разница в том, что теперь у сотрудника есть время — продлить бронь, забрать вещи или занять ячейку заново.

Что это меняет

Горизонт без предупреждения — правило, которое ссорит вас с сотрудниками. Горизонт с предупреждением — договорённость: ячейка выдаётся на срок, о сроке напоминают, дальше она возвращается всем.

Поэтому включать эти две настройки стоит вместе.

У каждой команды есть та самая переговорная — с хорошим экраном, окном и на десять человек. И почти всегда есть кто-то, кто забронировал её еженедельным повтором до конца года. Формально всё честно: кто успел, тот и сел. Фактически комната выпала из общего пула, а остальные ищут, где провести встречу на следующей неделе.

Что появилось

У переговорных появилась собственная политика «Горизонт бронирования» — максимальное число дней вперёд, на которое комнату можно забронировать. Она задаётся в правилах бронирования каждой комнаты отдельно: по умолчанию выключена, при включении предлагает 30 дней и принимает значения от 1 до 1080. Строка «Горизонт бронирования» в блоке правил была и раньше, но настройка не работала — теперь работает.

Как считается горизонт

По календарным дням, начиная с сегодняшнего. 30 дней — это сегодня и ещё 29 дней вперёд, 1 день — только сегодня. Бронь, которая выходит за границу, просто не создаётся. У многодневной брони и у повторяющейся серии правило строгое: достаточно одного дня за горизонтом, чтобы не создалась вся цепочка. Так не получится зацепиться первой встречей и увести комнату на год вперёд.

Кого это касается

Всех пользователей независимо от роли — исключений по должности нет. А вот события, пришедшие из подключённого календаря, политика не ограничивает: календарь остаётся мастер-системой, и UnSpot не переписывает то, что создано в Outlook или Google. Если комната недоступна по горизонту, на карте офиса она показывается неактивной вместе со своим таймлайном — не нужно кликать, чтобы понять, что дальше этой даты она не бронируется.

Что это даёт

Переговорные перестают уходить в собственность одной команде. Горизонт задаётся по комнатам, а не по компании: у переговорной для быстрых созвонов он может быть неделей, у большого зала для клиентских встреч — кварталом. И планирование становится честнее: за месяц видно реальную загрузку, а не отражение того, кто первым добрался до календаря. Разговор «освободи, пожалуйста, вторники до июня» больше не нужен — правило работает само и одинаково для всех.

Настройка — «Настройка → Управление офисом → Рабочие пространства», страница переговорной, блок «Правила бронирования», кнопка «Изменить настройки».