Адаптация персонала, также часто называемая на английский манер онбордингом, все еще не получает достаточного внимания со стороны руководителей и менеджеров по управлению персоналом. Недавний опрос сервисов «Работа.ру» и «СберПодбор» среди 350 представителей российского бизнеса показал, что только чуть более половины из них разработали систему онбординга, развития и оценки новичков. Более того, около трети опрошенных не понимает целей процесса онбординга и считает, что адаптация сотрудников не несет никакой ценности ни для бизнеса, ни для персонала. Разберемся, зачем нужна адаптация сотрудников, как она влияет на показатели организации и что нужно сделать, чтобы новый сотрудник в компании быстро стал полноправным членом команды.
Что представляет собой адаптация персонала
Адаптация персонала — это комплексный процесс, в ходе которого новый сотрудник вживается в предназначенную для него роль, привыкает к условиям труда, устанавливает социальные связи внутри коллектива и становится частью вашей организации. Даже многоопытный сотрудник нуждается в некой акклиматизации, так как в работе любой компании есть свои особенности, начиная от собственного набора компьютерных программ и заканчивая тонкостями внутренней иерархии.
Вопреки распространенному мнению, адаптация новых сотрудников не сводится к экскурсии по офису, заполнению необходимых бумаг у кадровиков и знакомству с оборудованием на рабочем месте в первый день. Другое исследование сервиса «Работа.ру» показывает, что, по мнению 54% россиян, адаптация сотрудников на новом рабочем месте занимает от месяца до года. Эксперты SHRM, одной из самых авторитетных мировых HR-ассоциаций, также считают, что качественная адаптация персонала должна длиться не менее года, а сам процесс адаптации нового сотрудника нужно рассматривать как стратегическую задачу.
Почему это важно?
Конечно, можно рассчитывать на то, что новый сотрудник как-нибудь сам приспособится к коллективу и условиям труда по ходу работы и не придумывать никаких систем развития. Некоторые действительно умудряются проходить все этапы адаптации за 1–2 дня (13% россиян, по данным «Работа.ру») и не испытывают особых проблем с ориентацией на новом месте, даже если им не слишком помогают освоиться. Многое зависит от масштаба и особенностей компании, должности, наличия у работника опыта исполнения аналогичных обязанностей, его стрессоустойчивости и коммуникативных навыков.
Тем не менее неудачная адаптация сотрудников выливается в скорые увольнения, репутационные потери для бизнеса и лишнюю трату средств. Согласно исследованию TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, до 29% специалистов в России покидали место работы до окончания испытательного срока. Тот же опрос показал, что только 30% россиян имели возможность ориентироваться на прописанный процесс адаптации, в то время как около 20% опрошенных вообще не понимали, зачем их наняли. При этом новый работник может стоить компании как минимум 20% от суммы его месячной зарплаты, не считая затрат на обучение и другие расходы.
Эффективная адаптация персонала, наоборот, приносит положительные результаты. По данным Brandon Hall Group, правильно выстроенная адаптация новых сотрудников улучшает удержание персонала на 82% и повышает их производительность на более чем 70%, а исследование BambooHR показало, что грамотный процесс адаптации персонала привел к более высокой вовлеченности 89% новичков. Кроме того, эти работники в 30 раз чаще чувствуют общее удовлетворение от работы по сравнению с сотрудниками, чей процесс адаптации был менее эффективным.
Какие цели преследует адаптация сотрудников
Продуманная адаптация сотрудников работает и на бизнес, и на новичка. Новый сотрудник оказывается в стрессовой ситуации, чувствует себя неуверенно в незнакомом коллективе, опасается не справиться с возложенными на него обязанностями. Адаптация персонала призвана снизить уровень стресса и дискомфорта у сотрудника, чтобы он мог быстрее раскрыть свой потенциал и проникся желанием продолжить работу в компании.
Правильно выстроенная адаптация сотрудников в компании позволяет новичку почувствовать свою ценность и уверенность в собственных силах, лучше понять свою роль в рабочих процессах, быстрее освоить необходимые инструменты и технологии, проникнуться корпоративным духом и стать частью команды.
С точки зрения организации, цели адаптации вполне прозаичны:
- экономия средств
- экономия времени
- более быстрые результаты
Как уже говорилось выше, компания так или иначе тратит деньги на наем сотрудников, оплачивая труд специалистов по подбору персонала, объявления о вакансиях, административные расходы и т. д. Если адаптация персонала в организации построена неверно, компания не получает результата от уже потраченных средств и вынуждена вкладывать деньги в поиск очередного кандидата. По некоторым подсчетам, адаптация новичка с зарплатой в 40 тысяч рублей может стоить организации полмиллиона — и эти деньги могут оказаться потраченными впустую.
Кроме того, продуманная система адаптации экономит время других членов команды и помогает им поддерживать высокий уровень продуктивности в процессе приспособления новичка. Вместо того чтобы отвлекать вопросами коллег, сотрудник может найти нужную информацию в заранее подготовленных инструкциях, посмотреть обучающие материалы в корпоративном приложении или получить ответ в чат-боте. Например, «Сбербанк» использует HR-платформу «Пульс» для ознакомления новичков с продуктами и организационной структурой, а сотрудник разработчика Abistep проходит различные этапы адаптации при помощи чат-бота собственной разработки.
Адаптация персонала в коллективе: как новый сотрудник приспосабливается к компании
Процесс адаптации охватывает различные аспекты деятельности персонала и включает следующие основные виды:
- организационная
- социальная
- производственно-техническая
- профессиональная
Организационная адаптация на работе подразумевает ознакомление со структурой компании, устройством офиса, оборудованием, дресс-кодом, трудовой дисциплиной, кадровой политикой. Новый сотрудник должен узнать, где расположена оргтехника, места для отдыха, хранения личных вещей и приема пищи, различные необходимые офисные принадлежности. Его нужно проинформировать о правилах поведения на рабочем месте, обращениях с техникой, использования офисных пространств. Кадровые вопросы обычно включают график работы, порядок трудоустройства и предоставления больничных, льгот и отпусков, организацию командировок.
Социальная адаптация сотрудников подразумевает помощь в налаживании контактов с коллегами и выходит за рамки простого представления нового члена команды. Цель — помочь работнику проникнуться корпоративной этикой, наладить коммуникации и стать неотъемлемой частью коллектива. Новый сотрудник должен понять, какой стиль общения принят, как взаимодействовать с руководством и подчиненными в рамках принятого этикета, какие формы общения считаются недопустимыми. Нужно рассказать о корпоративных событиях, мероприятиях по тимбилдингу, правилах проведения личных праздников. В процессе онбординга будет нелишним упомянуть об интересах других сотрудников, особенно если они совпадают с известными увлечениями новичка.
Производственно-техническая адаптация в компании затрагивает инструктаж по технике безопасности и охране труда, получение доступов к корпоративным ресурсам, обучение работе с оборудованием и ПО, знакомство со службой технической поддержки.
Профессиональная адаптация новых сотрудников охватывает все аспекты, относящиеся к непосредственному выполнению обязанностей в рамках занимаемой должности. Должностные инструкции, описание продуктов и услуг, процесс работы с клиентами, стандарты предоставления услуг, алгоритмы выполнения различных задач — сотрудник должен получить исчерпывающую информацию по этим вопросам. На начальной стадии процесса онбординга нужно произвести оценку компетенций работника и предоставить ему возможности для обучения, чтобы как можно раньше устранить возможные пробелы и сократить период привыкания.
Адаптация новых сотрудников и ее организация: этапы большого пути
Современные источники по-разному трактуют этапы адаптации персонала и периоды их прохождения. Например, программа онбординга компании IBM Assimilation Process включает три стадии («Подтверждение», «Начало», «Подключение») и длится один год, а бьюти-гигант L’Oreal внедрил систему онбординга L’Oreal Fit, состоящую из шести шагов и рассчитанную на два года. В качестве примера экстремального адаптационного процесса можно привести крупный американский онлайн-магазин Zappos, где каждый новый сотрудник проходит интенсивный пятинедельный курс погружения в корпоративную культуру и процедуры компании.
В большинстве случаев этапы адаптации нового сотрудника строятся по следующей схеме:
- Знакомство с компанией
- Введение в должность
- Интеграция в команду
- Обучение с целью дальнейшего развития
- Оценка результатов
Согласно вышеупомянутому исследованию TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, в 27% российских компаний этапы процесса адаптации включают подготовительную часть (пребординг), которая начинается еще до того, как новичок выходит на работу. Некоторые HR-специалисты начинают процесс пребординга уже с собеседования. Они подробно объясняют задачи будущего сотрудника, обсуждают ожидаемые результаты, рассказывают о тренингах, которые надо будет пройти, информируют о программе онбординга и о той помощи, которую получит новый сотрудник. Благодаря этому у кандидата складывается положительное мнение о работодателе, формируется более четкое представление о его роли и задачах в компании и появляется уверенность в поддержке со стороны новых коллег.
Предварительные этапы адаптации сотрудника также могут включать получение доступов к корпоративным ресурсам, например мессенджерам и базам данных, составление списка задач на первый рабочий день, рассылку инструкций и гайдов, с которыми сотрудник может начать знакомиться еще до выхода на работу. За несколько дней до старта можно прислать сообщение с напоминанием о том, что нужно взять с собой, и кратким описанием того, что будет происходить в первый день. Это хороший способ показать заботу о новом сотруднике и облегчить процесс онбординга.
Процесс адаптации: методы и правила для ускоренного достижения цели
Независимо от того, включает ли процесс адаптации пребординг, первый рабочий день стоит начать с экскурсии по офису. Желательно, чтобы место работы было уже полностью подготовлено — так сотрудник поймет, что его действительно ценят, и сможет быстрее приступить непосредственно к изучению своих профессиональных обязанностей. Чтобы не отвлекать других специалистов от выполнения рабочих задач и при этом познакомить новичка с ключевыми членами команды, в процессе подготовки к онбордингу можно записать приветственные видеоролики с кратким объяснением, кто есть кто и добрыми напутствиями.
В крупных компаниях адаптация новичка часто начинается с вручения велком-пака — брендированного набора офисных принадлежностей или вещей для личного пользования, например кружки или футболки. Такой подход способствуют созданию хорошего настроения и снятию стресса, но также может выполнять более утилитарную функцию. Например, новый работник «Яндекса» получает книгу с историей компании и блокнот с советами и подсказками, а «Додо Пицца» включает в набор памятку о работе с ноутбуком и чек-лист первого дня.
Адаптация в новой компании пройдет быстрее, если за новичком будет закреплен конкретный наставник из числа опытных специалистов. Новый сотрудник сможет четко понимать, к кому он может обратиться за разъяснениями, не будет отвлекать другой персонал и получит помощь в различных направлениях — от решения организационных вопросов до практических советов по выполнению поставленных задач.
Адаптация в коллективе проходит более быстро и гладко, если нового коллегу активно вовлекают в командную деятельность. Тимбилдинг — один из эффективных методов интеграции в команду, который также улучшает коммуникации в коллективе, создает условия для более глубокого сотрудничества и формирует дружественную среду. Однако успешная адаптация новых сотрудников вовсе не требует проведения глобальных корпоративных мероприятий: добавление в чаты для неформального общения, приглашение в группы по интересам или предложение поучаствовать в креативном проекте — действенные инструменты вовлечения.
Планируем процесс: пошаговая адаптация
План процесса онбординга и методы его реализации могут существенно отличаться, так как адаптация сотрудников требует определенных ресурсов, которыми могут не обладать представители малого и среднего бизнеса. Например, в мелких компаниях редко встречаются менеджеры по управлению персоналом, но составить план и взять ответственность за его реализацию может сам руководитель или любой опытный сотрудник.
В целом адаптация в компании строится по следующему принципу:
- Пребординг
- Оценка профессиональных навыков и пробелов
- Список дел на первый рабочий день
- Чек-лист на неделю
- Подведение итогов первой недели работы
- Список задач на три месяца
- Оценка достигнутых результатов
Естественно, это только общая канва процесса онбординга, которую можно менять в зависимости от реалий. Например, новый сотрудник в компании часто требует дополнительного обучения, и в список задач нужно включить все необходимые тренинги. Если у компании есть задумки по развитию персонала на перспективу, их тоже можно интегрировать в план, чтобы новый сотрудник чувствовал заинтересованность в долгосрочном сотрудничестве и понимал, к чему стремиться.
Главное — нужно ясно прописать в плане обязанности работника на испытательный срок и поставить перед ним конкретные задачи с ориентировочными датами исполнения. Так сотрудник будет четко знать, что от него требуется и что оценка его стараний объективна. Анализ работы нужно проводить на регулярной основе, чтобы оперативно корректировать ошибки или подтверждать, что новый сотрудник находится на правильном пути. Эффективным способом считается метод 360 градусов, при котором мнение о сотруднике получают от всего его окружения: клиентов, подчиненных, коллег, руководителей и даже самого работника.
Также важно, чтобы новый сотрудник давал обратную связь. Старайтесь узнать не только как новичок справляется с рабочими процессами, но и как он оценивает свое место в команде и отношения с коллегами. В итоге успех онбординга во многом зависит от того, приживется ли новый сотрудник в коллективе.