Мониторинг персонала — это рабочий процесс, который предполагает наблюдение за деятельностью сотрудников и ее анализ для повышения эффективности работы команды и всей компании. Возможно, из определения вам показалось, что мониторинг сотрудников похож на слежку и постоянный контроль. На самом деле это не так: он позволяет создать прозрачную систему оценки и управления, которая в первую очередь помогает работникам достигать поставленных целей.
Почему прозрачные KPI важны для контроля работы персонала?
Нельзя представить себе мониторинг сотрудников без внедрения прозрачных KPI. Это ключевые показатели эффективности работы, которые позволяют каждому сотруднику четко понимать свои рабочие задачи и критерии оценки их выполнения. Например, если вы руководитель, вероятно, у вас стоят квартальные задачи по отделу: коммерческий директор отчитывается за рост продаж, а HR-директор — за текучку персонала.
KPI помогают не только отслеживать прогресс работы, но и устанавливать четкие и достижимые цели. Их можно рассматривать как компас, который направляет сотрудников в нужное русло, помогая им сфокусироваться на ключевых аспектах своей работы. Полагаясь на KPI, проще определить рабочие цели и согласовать усилия со стратегическими задачами компании. Это подтверждает и статистика. Исследование Harvard Business Review показало, что компании с четкими KPI на 70% чаще достигают своих стратегических целей. Сотрудникам прозрачные KPI позволяют повысить производительность и мотивацию, а также обеспечить честную оценку работы.
Почему стоит внедрить контроль с помощью KPI?
Внедрение KPI позволяет компаниям эффективно мониторить работу сотрудников. Вот несколько достижимых бизнес-эффектов:
- Устанавливать ясные цели и ожидания. KPI помогают обозначать конкретные цели для каждого работника, что делает задачи более понятными и достижимыми
- Оценивать производительность. Мониторинг работы на основе KPI позволяет объективно оценить работу сотрудников, выявить их сильные и слабые стороны, а также определить области, требующие улучшения
- Повышать прозрачность. Прозрачные KPI делают процесс оценки открытым и понятным для всех участников, что способствует укреплению доверия между сотрудниками и руководством
- Стимулировать развитие. Регулярный анализ и оценка работы на основе KPI стимулируют сотрудников к постоянному профессиональному росту и развитию
Преимущества систем контроля для бизнеса
Если верить отчету Общества управления человеческими ресурсами, предприятия, внедряющие программы контроля, увеличивают производительность персонала на рабочем месте на 22%. Причина в повышенной концентрации на актуальных задачах и, как следствие, в растущей эффективности сотрудников. Вот другие преимущества:
- Повышение ответственности, поскольку сотрудники знают, что их усилия отслеживаются и оцениваются
- Оптимизация рабочих процессов за счет своевременного выявления узких мест в процессах и оперативного их устранения
- Уменьшение количества ошибок благодаря постоянному анализу данных
- Повышение безопасности за счет мониторинга соблюдения внутренних политик компаний
Мониторинг сотрудников как инструмент развития
Контроль играет важную роль в профессиональном развитии сотрудников. Например, исследование, проведенное в International Journal of Advanced Computer Science and Applications, показало, что 47% компаний, которые используют данные мониторинга, отмечают улучшение результатов обучения и повышение удовлетворенности сотрудников. Мониторинг предоставляет ценную информацию, которая может быть использована для разработки индивидуальных планов развития. Инструменты развития включают:
- Обучение и повышение квалификации. На основе данных можно выявить потребности в обучении и предложить соответствующие программы
- Карьерное развитие. Контроль помогает выявить перспективных сотрудников и предложить им возможности для карьерного роста
- Улучшение рабочей среды. Регулярный анализ данных позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы в рабочем процессе, что создает более комфортные условия для сотрудников
Мониторинг работы сотрудников и мотивация
Правильно настроенное наблюдение может значительно повысить мотивацию сотрудников. По данным исследования Gallup, 72% сотрудников, регулярно получающих обратную связь, чувствуют себя более вовлеченными и мотивированными в своей работе. Постоянная обратная связь помогает сотрудникам ориентироваться на свои цели и повышать эффективность работы. Важно, чтобы наблюдение воспринималось не как средство личного контроля, а как инструмент для поддержки и развития. Основные аспекты влияния мониторинга на мотивацию включают:
- Признание и вознаграждение. Наблюдение позволяет объективно оценивать достижения сотрудников, своевременно признавать их и вознаграждать за них
- Обратная связь. Регулярная обратная связь помогает сотрудникам понимать свои сильные и слабые стороны и работать над их улучшением
- Карьерные возможности. Мониторинг помогает выявлять талантливых сотрудников и предлагать им возможности для карьерного роста
Инструменты и программы для контроля сотрудников с компьютера
Gartner утверждает, что программа контроля сотрудников и их деятельности позволяет компаниям повысить уровень соответствия и безопасности, а также увеличить производительность на 20%. Среди популярных инструментов — программы для учета рабочего времени и приложения для отслеживания активности сотрудников. Используя программы для компьютеров, можно мониторить время, затраченное на выполнение задач, использование интернета и взаимодействие с приложениями.
Программное обеспечение для контроля рабочего времени сотрудников
Вот некоторые из наиболее популярных инструментов и программ для компьютера, чтобы наладить и даже автоматизировать контроль работников.
- Time Doctor. Мощная программа для отслеживания рабочего времени, которая позволяет компаниям легко мониторить использование времени сотрудниками и автоматически генерировать таблицы учета рабочего времени.
- Toggl. Еще один популярный инструмент для отслеживания времени, который позволяет сотрудникам вручную или автоматически отслеживать время, затраченное на выполнение различных задач. Он предлагает простоту использования и гибкость, что делает его идеальным выбором для малых и средних предприятий.
- BambooHR предлагает решения для управления человеческими ресурсами, включая инструменты для оценки производительности. Платформа позволяет собирать и анализировать данные о работе сотрудников, выявлять их сильные и слабые стороны, а также разрабатывать индивидуальные планы развития.
- 15Five. Эта программа для оценки производительности фокусируется на регулярной обратной связи между работниками и руководством. Платформа позволяет собирать еженедельные отчеты, проводить опросы удовлетворенности и организовывать сессии обратной связи.
- Officevibe. Программа для обратной связи и вовлечения сотрудников, которая помогает компаниям отслеживать настроение и удовлетворенность сотрудников в режиме реального времени с компьютера.
- TINYpulse. Еще один инструмент для сбора обратной связи, который позволяет сотрудникам анонимно делиться своими мнениями и рабочими предложениями. Платформа также предлагает функцию признания достижений, что способствует повышению морального духа и вовлеченности сотрудников.
- Kickidler. Комплексное решение для мониторинга активности компьютеров сотрудников, которое позволяет отслеживать использование рабочего времени, посещаемость веб-сайтов и приложения, а также записывать экраны.
- Hubstaff. Программа контроля сотрудников для отслеживания времени и активности, которое предлагает функции скриншотинга, мониторинга приложений и веб-сайтов, а также GPS-трекинг для сотрудников, работающих в поле.
- ActivTrak. Облачное решение для контроля активности сотрудников предоставляет подробные отчеты и аналитику о производительности. Платформа позволяет отслеживать поведение пользователей, выявлять потенциальные угрозы безопасности и оптимизировать рабочие процессы на основе полученных данных.
- Veriato предлагает инструменты для мониторинга и анализа поведения сотрудников, которые помогают предотвращать инциденты, связанные с безопасностью, и улучшать общую производительность.
- Платформа UnSpot предлагает одни из лучших решений для управления работой сотрудников. В частности, это инструменты для управления расписанием гибридных команд, бронирования переговорных и рабочих мест, а также аналитики работы из офиса. Эти решения помогают компаниям эффективно организовать рабочие процессы, улучшить взаимодействие сотрудников и повысить общую продуктивность.
Технологические аспекты
Использование больших данных и аналитических инструментов позволяет более глубоко анализировать рабочие процессы и принимать обоснованные решения на основе полученных данных. Внедрение искусственного интеллекта в системы наблюдения позволяет автоматизировать процесс и улучшить точность оценки. Облачные платформы предоставляют доступ к системам и программам из любой точки мира, что особенно важно для компаний с распределенной структурой.
Этические аспекты
Приведенные выше инструменты и программы для контроля сотрудников с компьютера играют важную роль в повышении эффективности и производительности персонала. Независимо от выбранного инструмента важно обеспечить прозрачность процессов контроля и соблюдать все этические нормы, чтобы создать доверительную и мотивирующую рабочую среду. В отчете Международной ассоциации специалистов по конфиденциальности (IAPP) подчеркивается, что прозрачная политика и согласие сотрудников — ключевые факторы этического контроля персонала. Компании, которые соблюдают этические нормы, с большей вероятностью сохранят доверие и удовлетворенность сотрудников.
Оценка труда не должна стать буквальным инструментом контроля работников или их компьютера. Этические аспекты включают прозрачность, ведь сотрудники должны быть информированы о том, какие данные собираются и как они будут использоваться в каждой программе. Личная информация персонала должна быть защищена, допустимо использовать ее исключительно в рамках рабочих отношений. Более того, деятельность должна осуществляться только с согласия сотрудников, даже на рабочих компьютерах.
Примеры успешного внедрения
Внедрение программ контроля может стать ключевым фактором успеха для многих компаний и их работников. Рассмотрим несколько примеров.
Газпром Нефть
«Газпром нефть» использует интеллектуальное видеонаблюдение, чтобы повысить эффективность персонала в нефтегазовой отрасли. Системы видеоаналитики позволили превратить пассивное наблюдение за действиями работников и технологическими процессами в активный процесс контроля. Более того, они позволяют мониторить территорию и даже соблюдение водителями ПДД. Так компания поддерживает более высокий уровень безопасности.
American Airlines
American Airlines успешно внедрила слежение в процессе слияния с US Airways. До введения системы контроля управление ресурсами (в том числе персоналом) и проектами осуществлялось с помощью таблиц. Это было достаточно сложно в случае со сложными объемными кейсами. С интеграцией программы для управления ресурсами компания смогла увеличить капитализацию трудозатрат IT с 10% до 20%, что сильно улучшило финансовые показатели. Теперь компания имеет доступ к более надежным данным для принятия критических решений по проектам и ресурсам.
Flowserve
Flowserve, крупный производитель с 19 тыс. работников, стремился улучшить производительность труда персонала и контролировать затраты. Внедрение системы контроля позволило компании оптимизировать запуск новых продуктов и ускорить их вывод на рынок. Благодаря автоматизации ускорился контроль работы на конвейере и уменьшились задержки запуска. Это позволило улучшить контроль затрат.
Эти примеры показывают, как системы контроля работников могут улучшить прозрачность, эффективность и финансовые результаты компаний независимо от их отрасли и масштаба. Важно выбирать подходящие инструменты и системы, которые соответствуют потребностям и целям вашей организации.
Королевский банк Шотландии (RBS)
Королевский банк Шотландии (RBS) внедрил систему контроля, чтобы повысить качество данных для финансовых и ресурсных решений. В результате интеграции ПО банк отказался от 35 устаревших систем, более 50 пользовательских инструментов и сотен таблиц. В результате они смогли повысить прозрачность, снизить затраты в каждом бизнес-юните и достичь возврата инвестиций в течение 12 месяцев.
Cengage Learning
Cengage Learning, которая работает в издательской сфере и специализируется на медицинских и образовательных материалах, столкнулась с трудностями в работе. Персонал компании делал прогнозы в таблицах, там же осуществлялось управления проектами. Внедрение программы для управления ресурсами позволило интегрировать этапы планирования и исполнения продукта. В результате руководство компании смогло лучше расставлять приоритеты и идентифицировать команды, нуждающиеся в новых сотрудниках.
Зачем бизнесу мониторить сотрудников и не только?
Мониторинг сотрудников — это неотъемлемая часть работы современной бизнес-среды. Правильно настроенные системы и программы не только позволяют повышать эффективность работы персонала, но и способствуют их профессиональному развитию. Важно помнить, что основной целью должно быть создание условий для поддержки сотрудников и помощи сотрудникам в достижении лучших результатов.
Контроль кадров становится важным элементом управления, который помогает создавать эффективные и прозрачные рабочие процессы, повышать мотивацию сотрудников и достигать стратегических задач бизнеса. Внедрение таких систем требует тщательного планирования и соблюдения этических норм на рабочем месте. Таким образом, мониторинг работы сотрудников и внедрение программы контроля работников может обеспечить благоприятную рабочую среду для всех, включая сотрудников и бизнес.