Как обустроить офис, чтобы сотрудники работали лучше

Компании стремятся к тому, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно не только дома, но и в офисе. Поэтому создают уютные рабочие пространства и тем самым мотивируют работников. Например, так в офисах появляются комнаты для хобби, зеленые зоны, капсулы для сна и другие интересные вещи.

В статье расскажем, как обустроить современное рабочее пространство, не потратить на это много денег и порадовать работников приятными нововведениями.

Что нужно для комфортной работы в офисе: базовые вещи

Мы проводим на работе 1/3 дня. Если учесть дорогу до офиса и ежедневную рутину, то это получится даже больше времени, чем мы посвящаем себе. Чтобы сотрудники могли оставаться продуктивными, в офисе должны быть базовые элементы для их комфорта:

• достаточная степень освещения;
• нормальное шумоподавление;
• растения, которые улучшают качество воздуха;
• кофе и еда в свободном доступе;
• удобные рабочие места;
• подходящие под задачи компьютеры.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее ⬇️

Освещение

Освещение — важный элемент для комфортной работы. Естественный свет улучшает настроение и помогает людям оставаться бодрыми, поэтому рабочие места лучше располагать рядом с окнами.

Если света от окон недостаточно, нужно использовать искусственное освещение. Лампы с яркостью 300–500 люкс — оптимальный вариант для офисов. Они дают достаточно света, не напрягая ваши глаза.

При недостаточной освещенности сотрудники начинают быстрее уставать. Слабый свет увеличивает нагрузку на зрение, что может привести к снижению концентрации и продуктивности. В итоге люди будут чувствовать себя весь день сонными.

Шумоподавление

Шум в офисе — один из главных факторов, влияющих на эффективность большинства сотрудников. Особенно это касается пространств с открытой планировкой, где работники могут слышать разговоры коллег, звонки, звук клавиатур и принтеров. Все это очень отвлекает от работы.

Комфортный уровень шума для офиса — 45–55 дБ — это примерно как звуки на спокойной улице. Если этот уровень в офисной среде превышен, человек постоянно отвлекается, концентрация внимания падает, появляется раздражительность.

Для снижения шума в офисе с открытой планировкой можно использовать перегородки, которые разделяют рабочие зоны. Мягкие стулья и специальные шумопоглощающие панели на стенах или потолке тоже помогают сделать офис тише и комфортнее.

Растения

В интерьере офиса растения ставят не только для красоты. Они помогают поддерживать оптимальный уровень влажности воздуха.

Для офисов подойдут неприхотливые растения, которые не нужно часто поливать:

• фикус;
• драцена;
• аспидистра;
• аглаонема;
• хлорофитум.

Дополнительное преимущество растений — возможность с их помощью зонировать пространство. Например, кадками с фикусами можно выделить зону отдыха. Особенно это подойдет для офисов типа опенспейс.

Кофе и еда

Сотрудники должны работать с перерывами на обед и отдых. Будет хорошо, если кроме создания обеденной зоны компания дополнительно установит кофемашину и разместит в общем доступе бесплатные фрукты или печенье. Так работники смогут отдохнуть и перекусить, не выходя из офиса, или обсудить проект с коллегами за чашкой кофе.

Удобные рабочие места

Если компания хочет, чтобы сотрудники чувствовали себя хорошо и работали эффективно, важно обеспечить их удобной мебелью и современным оборудованием. Например, кресла должны быть эргономичными — это значит, что они поддерживают правильное положение спины. Такие кресла помогают уменьшить усталость и предотвратить боли в спине, возникающие от долгого сидения.

Для удобства сотрудников столы должны быть правильной высоты. Оптимальная высота стола — около 70–75 см для сидячей работы. Если стол слишком высокий или низкий, это может привести к проблемам с позвоночником и шейным отделом.

Подходящие под задачи компьютеры

Чтобы выполнить 90% рабочих задач, сотрудникам нужно производительное, мобильное и универсальное оборудование. Ноутбуки идеально подходят под критерии: они достаточно мощные для работы с основными приложениями и одновременно позволяют работать из любого места.

Для офисной работы подойдут ноутбуки таких брендов, как HP, Dell, Lenovo, Acer и Asus. Их стоимость начинается от 40 000 и доходит до 100 000 рублей в зависимости от характеристик. Ноутбука с 8 Гб оперативной памяти и процессором среднего уровня будет достаточно для большинства задач.

Если же компания занимается сложными задачами, такими как 3D-моделирование или видеомонтаж, понадобятся более мощные компьютеры или доступ к облачным рендер-фермам для выполнения тяжелых операций.

* * *

В гибридном формате работы, когда сотрудники работают и в офисе, и удаленно, ноутбуки особенно нужны. Они обеспечивают непрерывность процессов и гибкость в выборе места.

Чтобы эффективно организовать офис и поддержать гибкость работы, нужны удобные инструменты планирования. Один из таких инструментов — система управления офисом. С ее помощью можно:

• Бронировать рабочие места и переговорные комнаты под свои текущие задачи.
• Планировать дни работы — выбирать, когда работать из офиса, а когда из дома.
• Видеть расписание коллег — узнать, кто будет в офисе и в какой зоне они находятся.
• Учитывать личные предпочтения — выбрать место с нужным оборудованием и условиями.
• Координировать работу команды — планировать совместные встречи и проекты.

Система делает гибридный формат работы удобным и прозрачным. Сотрудники легко находят и резервируют необходимые ресурсы, а компания эффективно использует офисное пространство.

Как определить, какой офис будет комфортным для ваших сотрудников

Каждая компания уникальна, и понятие «комфортный офис» может варьироваться в зависимости от сферы деятельности, размера и ее культуры. Чтобы создать по-настоящему подходящие условия для сотрудников, важно опираться на конкретные данные:

• опросники для сбора обратной связи от сотрудников;
• анализ кейсов по обустройству офиса.

Разберем каждый подробнее.

Опросники для сбора обратной связи

Самый простой и действенный способ понять, что нужно вашим сотрудникам, — спросить их напрямую. Регулярные опросы дают обратную связь и четкое представление о том, чего не хватает для комфорта. Причем опрос не должен быть сложным. Достаточно раз в квартал задавать несколько ключевых вопросов про офис:

• что нравится;
• что раздражает;
• что хотели бы улучшить;
• чего не хватает.

Главное — не просто собирать данные, а реализовывать запросы сотрудников. Конечно, выполнить все пожелания сразу не получится, но даже частичное улучшение рабочих условий влияет на продуктивность и вовлеченность в процесс.

Чаще всего сотрудники просят добавить больше мест для тихой работы, заменить неудобные стулья и установить кофемашину. Как видите, никто не просит чего-то необычного или сверхдорогого. Для людей в первую очередь важны базовые вещи в офисе. Чаще всего этого достаточно, чтобы повысить мотивацию. 

Можно еще установить систему аналитики офиса и с помощью тепловых карт отслеживать, какие рабочие места и помещения используются реже всего. Это поможет понять, что с ними не так. 

Анализ кейсов по обустройству офиса

Еще один важный источник информации — это реализованные проекты по обустройству офиса у лидеров в вашей нише. На основе анализа работы других компаний можно выявить тренды и понять, что важно для сотрудников из вашей профессиональной сферы.

Например, молодые сотрудники из рекламных агентств будут рады работать в офисе типа опенспейс. Им можно выдать ноутбуки и поставить подвесные кресла у окон для работы с видом на город. А вот возрастных работников проще привлечь собственным кабинетом и закрепленным за ними местом.

Как сделать условия в офисе еще комфортнее

Создать базовые комфортные условия — это только первый шаг и необходимый минимум. Крупные продвинутые компании ушли далеко вперед. Их офисные пространства помогают сотрудникам сохранять work-life balance. В таких офисах есть зоны с бесплатной едой, собственное кафе с бариста, помещения для хобби или отдыха и даже массажные кабинеты. Эти пространства компании используют, чтобы привлекать новых крутых специалистов и повышать лояльность текущих сотрудников.

Современные офисы стоят дорого, и не каждый бизнес может их себе позволить. Поэтому вот несколько идей, которые помогут вывести ваш офис на новый уровень:

• зоны для дневного отдыха;
• мини-бар с бесплатными снеками;
• место для фитнеса или спортзал.

Разберем каждое из этих улучшений подробнее.

Зоны для дневного отдыха

Это одно из лучших решений, позволяющих сделать офис уютнее. Выберите помещение подальше от рабочих мест и установите в нем удобные кресла, пуфы, диваны или капсулы для сна. Используйте приглушенное теплое освещение для расслабляющей атмосферы.

Исследования показывают, что короткий отдых повышает концентрацию и продуктивность сотрудников. После 15–20 минут сна человек восстанавливает когнитивные способности и увеличивает свою производительность на 30–50%.

Мини-бар с бесплатными снеками

Небольшой холодильник с напитками и снеками в офисе порадует сотрудников. Его можно установить в зоне отдыха или на кухне, где работники придут расслабиться и немного проветрить голову от ежедневной рутины.

Вы также можете разместить в мини-баре полезные закуски: протеиновые батончики, орехи, йогурты. Это поддержит сотрудников в тонусе и поможет им сделать выбор в пользу здорового питания.

Место для фитнеса или спортзал

Спортзал в офисе — это вложение в здоровье сотрудников и их продуктивность. Физкультура необходима, чтобы снять напряжение и стресс, которые неизбежно накапливаются в течение дня. Помимо этого, спортзал улучшает физическое состояние работников и стимулирует их лучше справляться с задачами.

Исследования показывают, что физическая активность повышает когнитивные способности и помогает справляться с задачами быстрее и эффективнее. К тому же сотрудники ощущают, что компания заботится об их здоровье, и это повышает уровень лояльности и удовлетворенности.

К сожалению, не у всех в офисе найдется место для беговых дорожек и полноценного тренажерного зала, но даже небольшая зона с минимальным оборудованием может принести значительную пользу.

В качестве альтернативы вы можете договориться со спортивным залом, расположенным недалеко от вашего офиса, и оформить у них абонементы для компании. Главное, чтобы зал был в шаговой доступности.

Главное по теме

Современные компании стараются привлекать сотрудников не только заработной платой, но и комфортным рабочим местом. Чтобы обустроить привлекательный офис, необходимо:

• Учесть уровень освещения и шума, поставить растения, организовать обеденную зону, создать удобные рабочие места и выдать подходящие компьютеры.
• С помощью опросов, исследований конкурентов и систем аналитики узнать, что нужно сотрудникам для комфортной работы, а после сделать апгрейд своего офиса.
• Если правила компании и финансы позволяют, добавить в офис зоны для дневного отдыха, мини-бар с бесплатной едой и спортзал.