Кейс UnSpot по оптимизации офиса Детского мира: 1200 сотрудников на 703 местах. Правила бронирования, интерактивная карта, аналитика загрузки. Практические решения для гибридного офиса.
Гибридный офис давно перестал быть временной мерой и превратился в отдельную управленческую дисциплину. Но здесь задача куда более широкая, чем просто посчитать столы. Нужно управлять спросом на офис в реальном времени, знать, кто и когда приходит, рядом с кем человеку нужно сесть, какое оборудование требуется и как организовать работу с заявками по бытовым вопросам.
Когда сотрудники свободно выбирают место и день работы, компании приходится продумывать не только расположение мебели, но и правила, роли, процессы. Нужны политики бронирований и понятные исключения, разграничение зон по типам команд, ритуалы коммуникаций (напоминания, повтор расписания и т.д.), понятный порядок для гостей и командировок. Параллельно запускаются онбординг, единое окно заявок и аналитика. При таком подходе видно, как используются рабочие места, где возникают перегрузки по зонам, и сколько людей еще можно разместить на текущей площади.
Но все это – колоссальная организационная работа. Здесь нужна многофункциональная платформа, которая объединяет все операции и убирает ручные договоренности. Для этого и работает UnSpot:
- ведем бронирования по правилам;
- показываем интерактивную карту с зонами и поиском людей;
- ведем онлайн-рассадку вместо статичных схем;
- даем возможность поиска не только по ФИО, но и по должности и департаменту;
- работаем через мобильное приложение;
- предлагаем функционал также для гостей и командировочных сотрудников;
- предлагаем облако и on-premise как варианты внедрения системы;
- даем аналитику по фактической загрузке офиса, резерву размещения и финансовой эффективности рабочих мест по подразделениям.
Один из инструментов UnSpot – аналитика эффективности рабочих мест, позволяющая принимать решения на основе данных.
Для АХС и HR это эффективный инструмент, благодаря которому гибридный формат офиса управляется с использованием конкретных показателей из системы и понятных правил.
В статье разбираем реальный кейс, как наш клиент при переезде в офис с меньшей площадью выстроил управляемый, эффективный и выгодный гибрид. Честно рассказываем, какие решения были приняты, какие сложности всплыли и какие результаты получили в итоге.
С чего стартовали и какие ограничения были
«Детский мир» переезжал из офиса с персонально закрепленными местами в меньший по площади офис в Москве на 4 этажа, ~5000 м², 703 стола. На момент старта проекта в офисе работало около 1200 человек. Компания планово увеличивала штат и не собиралась расширять аренду. Действовал долгосрочный договор, а дефицит посадки нужно было закрыть путем грамотного использования пространства и внедрения системы гибридного офиса.
Исторически рассадку и посещения вели в Excel. Но при росте численности персонала и изменении графиков этот подход перестал работать. Данные быстро устаревали, приходилось постоянно решать конфликты из-за мест в офисе, а любые изменения тянули за собой длинные цепочки правок. Не было продуманных стандартов гибрида: сколько дней в офис должны ходить разные подразделения, кому доступны те или иные зоны, как узаконить исключения и кто отвечает за соблюдение правил.
Пример ведения рассадки сотрудников в Excel до внедрения UnSpot.
Поэтому решение созрело логично и закономерно. Вместо бесконечного микроменеджмента нужна была эффективная, современная система управления офисом, которая помогла бы одним махом убить нескольких зайцев и решить сразу целый ворох проблем при переезде.
Как выбирали систему управления
Первое и самое главное, что нужно было сделать “Детскому миру” – навести порядок во внутренних процессах. Требовалась система с простым бронированием рабочих мест и переговорных, интерактивной картой с зонами и поиском людей, понятные правила посещений, мобильное приложение и аналитика по использованию мест.
Интерфейс системы управления офисом.
Переезд в новый офис уже состоялся, поэтому времени на длительные раздумья и пилотные тестирования различного софта попросту не было. Поэтому на выбор системы управления офисом отвели скромные 4 недели. План подбора сделали предельно простым и рабочим:
- Сначала сформулировали требования и отправили запросы нескольким поставщикам.
- Затем провели очные демонстрации, но ключевым этапом стал доступ в живую среду.
- Команда прогнала реальные сценарии: как сотрудник бронирует место на несколько дней, как ищет коллегу и садится рядом с ним, как работают уведомления и подтверждения, насколько отзывчиво ведет себя мобильное приложение, что происходит при высокой нагрузке и одновременных действиях.
- Параллельно ИТ отдел проверил, что потребуется с точки зрения безопасности и учета пользователей.
Сравнение UnSpot с альтернативными решениями по ключевым возможностям.
После этого согласовали коммерческие условия и перешли к закупке. Критерии были простыми и рациональными:
- понятный интерфейс для администратора платформы и сотрудников;
- полный функционал под гибрид: бронирования по правилам, зоны для конкретных департаментов и общие, ограничения и горизонты планирования, гостевые сценарии, аналитика по фактической занятости и резерву размещения;
- поддержка развертывания в облаке и on-premise, предсказуемые интеграции, требования по ИБ;
- короткий ввод в эксплуатацию без затяжного проектирования, стабильная работа мобильного клиента.
«Готовь сани летом: договаривайся с безопасностью и ИТ заранее.»
Анна Годовалова, руководитель АХС «Детский мир».
Обучение и онбординг: в четыре руки, сразу с практикой
Запуск сопровождали онлайн-сессиями для сотрудников. Обучение вел представитель UnSpot вместе с бизнес-заказчиком со стороны «Детского мира». На встречах сотрудники входили в систему, устанавливали мобильное приложение, делали первое бронирование, учились искать коллегу и резервировать места рядом, а также пробовали бронирование на несколько дней.
«Сразу гладко не будет»
Анна Годовалова, руководитель АХС «Детский мир»
Запись каждой сессии разместили на главной странице внутреннего портала, чтобы новички могли быстро разобраться с правилами. На первом массовом обучении столкнулись с ограничением платформы для проведения конференций на 200 участников, из-за чего часть сотрудников не смогла подключиться. После этого вебинары по обучению перенесли на площадку без таких лимитов.
Пример прозрачного расписания сотрудников: кто где работает и когда можно пересечься в офисе.
Как устроили посадку и правила
Цель была простая: убрать дефицит мест без расширения офиса и сделать правила понятными для всех. Для этого разделили офис на несколько логичных типов зон и закрепили разные режимы пользования:
- Постоянные места для тех, кто в офисе 5/2. Сотрудники, которые приходят каждый будний день, продолжают сидеть на своих местах. Это снижает трение и сохраняет предсказуемость для команд с ежедневным присутствием.
- Зоны по департаментам. Команды с разным режимом работы и уровнем шума рассадили в отдельных секциях. Например, маркетинг и продажи работают отдельно от ИТ и финансов. Так проще управлять ожиданиями, оборудованием и соседством.
- Общие зоны как запас. Если в зоне определенного департамента мест нет, сотрудник может забронировать стол в общей зоне. Это буфер, который помогает переживать пики посещаемости без конфликтов.
- Правила бронирований. Ввели горизонты планирования и ограничения по брони. Это дисциплинирует использование столов, но не создает искусственного дефицита. Сотрудники видят, когда и где можно сесть, а администраторы контролируют нагрузку по зонам.
Интерактивная карта офиса “Детский мир”
Такое устройство офисных зон делает работу организованной. Система показывает, что и где занято, какие места доступны и на какие дни можно бронировать. Тем, кто в офисе каждый день, не нужно бороться за место. Тем, кто приходит несколько раз в неделю, достаточно оформить бронь в своей зоне или воспользоваться общим буфером. Конфликтов становится меньше, потому что правила для всех одинаковые.
Интерактивная карта и удобная навигация
Первые версии карты офиса не понравились заказчику, было много правок. Наши специалисты по внедрению и дизайнеры всегда открыты к пожеланиям клиентов, поэтому итерационно пришли к более проработанной и подробной карте, способствующей онбордингу новых сотрудников. В результате:
- Ввели цветовые зоны по департаментам и подписи. Это убрало путаницу между «своими» секциями и общими местами.
- Добавили аватарки на столах. Поиск человека стал наглядным. При поиске система подсвечивает нужное место, а сотруднику проще сориентироваться перед визитом в офис.
- Реализовали поиск по ФИО, должности и подразделению. Можно найти руководителя или коллегу и сразу увидеть, где сесть рядом.
- Сделали подсветку найденного сотрудника на карте. При выборе человека место визуально выделяется, что способствует ориентации в офисе.
Поиск коллеги на карте офиса – система подсвечивает и пульсирует в месте, где он находится.
Карта стала не просто планом помещения, а инструментом навигации и бронирования, который помогает соблюдать правила, быстрее находить коллег и равномерно распределять нагрузку по зонам.
Для нас это был очень показательный, интересный и полезный опыт. Обратная связь по мелочам вроде вендинговых аппаратов, зеленых зон и ориентации кресел экономит время в будущем и делает навигацию в системе понятной абсолютно каждому пользователю без лишних инструкций. Мы постоянно дорабатываем и совершенствуем свой продукт. Каждое замечание заказчика мы учитываем и превращаем в новые стандарты и возможности, которые делают работу системы еще лучше. Мы не обещаем идеального старта проекта, но гарантируем быстрые интеграции с уже используемыми у клиента корпоративными инструментами и постоянное развитие UnSpot.
Коммуникации и ритуалы
Цель коммуникаций была простой: убрать ручные договоренности и закрепить единые правила. Использовали несколько форматов:
- Пятничная рассылка. Напоминала о бронированиях на следующую неделю и поддерживала дисциплину посещений. Внутри компании прямо отметили, что эта рассылка помогает держать ритм.
- Повтор расписания. Сотрудники фиксировали типовой график и не делали бронирования заново каждую неделю.
- Короткие инструкции и запись обучения на портале. Новички быстро понимали правила без отдельных консультаций.
- Статусы посещения. Помогали командам синхронизироваться по дням присутствия и отсутствия.
Какие получили результаты
Эффективная вместимость без расширения площадей
С 703 физическими местами «Детский мир» обеспечил комфортную вместимость порядка 1200 сотрудников. На это ушло примерно три месяца. В результате дали понятные правила гибридного графика, бронирования по правилам и планирование загрузки зон.
Быстрый онбординг и повседневная ориентировка
Новичок еще до первого рабочего дня видит «цифровой слепок» офиса в системе. Там отображены расположение отделов, рабочие места руководителей и другие важные моменты, поэтому сотрудник может заранее выбрать стол рядом с наставником или другим человеком. Аватарки на столах и подсветка выбранного сотрудника ускоряют адаптацию и коммуникации.
Прозрачность загрузки и управленческие решения на данных
Онлайн-рассадка и аналитика заменили перерисовывание в AutoCAD и ручные выкладки. Показательный фрагмент из зоны на 30 столов:
- 23 сотрудника ходят 2 раза в неделю;
- 10 ходят 1 раз в неделю;
- 3 – реже 1 раза в месяц;
- средняя занятость зоны – 87% (26 столов);
- потенциал догрузки – еще 19 сотрудников при сохранении модели посещений.
Эти метрики – не украшение отчета, а инструмент для руководства. Благодаря им есть понимание, где можно ослабить или ужесточить правила, как переставить оборудование, какие зоны расширить и какой лимит найма выдержит текущая планировка.
Аналитика посещаемости и потенциала офиса
Операционку команда «Детского мира» ведет самостоятельно – админы могут править карты и зоны, менять правила, настраивать отчеты и модерацию без заявок в поддержку. Ограничение одно – платные интеграции. К ним относятся авточек-ин по СКУД/геопозиции/wi-fi, модуль визитор-менеджмента, web-хуки, связка с нестандартным корпоративным мессенджером. Эти функции подключаются по мере необходимости как отдельные опции. Ресурсы тоже можно добавлять самостоятельно. Если нужен платный модуль, просто включаем его в тариф.
Командировки и гости
Командировочным и гостям офиса больше не нужно заниматься муторным микроменеджментом. Теперь:
- Сотрудники из регионов могут получить гостевую бронь от московских коллег.
- Тем, кто приезжает часто, создают доступ через корпоративную учетную запись. Такие сотрудники входят в систему и бронируют место самостоятельно. В выбранном заказчиком тарифе ограничения на число пользователей нет.
- Перед поездкой можно посмотреть карту офиса, увидеть зоны подразделений и найти нужных людей. Это помогает заранее спланировать посадку и день в офисе.
Сложности и ограничения
Крупные проекты редко идут как по маслу. Сотни сотрудников, множество ролей, десятки опций и функций, правки в режиме реального времени, вечно поджимающие сроки – всегда найдутся сюрпризы. Мы обещали быть с вами честными, поэтому без прикрас рассказываем, с какими сложностями пришлось столкнуться и как их решили.
Интеграции и требования безопасности
Интеграции уровня SSO/AD и подключение переговорных комнат требуют отдельного согласования с ИТ и службой безопасности. Такие вещи редко включаются в работу в день запуска. Их нужно готовить заранее: согласовать требования, поднять тестовый контур, определить перечень доступов и ответственных. На этапе технического задания стоит явно расставить приоритеты по интеграциям, описать минимальный объем для первой волны и зафиксировать, что переносится на следующий этап.
Поведение и культура использования системы
Сотрудники иногда сталкивались с занятыми местами, с несоответствием оборудования и с желанием сидеть рядом с конкретным человеком. У части «пятидневок» сохранялась инерция старой модели с постоянными столами.
Ответ был системным. В компании закрепили понятные правила бронирований, разделили пространство на зоны под департаменты и добавили общие зоны как запас. Это позволило разграничить шумные и тихие команды и убрать конкуренцию за столы. Политики бронирования задали горизонты и ограничения, чтобы бронями не забивали календарь на месяцы вперед.
Коммуникации строили просто и регулярно. В сообщениях объясняли, зачем нужны новые правила и как они помогают всем участникам. Периодически показывали данные по фактической занятости и тепловые карты. Это снимало споры и помогало договариваться на основании фактов, а не ощущений.
Рабочее пространство «Детского мира»
Ключевые уроки: что точно стоит повторить и как
Ну и подведем итоги, которые напрямую следуют из опыта «Детского мира». Это не лозунги, а рабочие приемы, которые можно перенести и реализовать в любом гибридном офисе для оптимизации работы:
- Официально закрепите переход на гибридный формат на уровне решения компании. Вместе с коммуникацией от HR и приказом о внедрении системы бронирования должно идти приглашение на короткое обучение, не более 25 минут. Когда правила закреплены сверху, бронирования соблюдаются, конфликты решаются быстрее, а интеграции двигаются без тормозов и спотыканий.
- Проверяйте систему вживую до закупки. Демо с экрана не показывает, как все работает под нагрузкой. Нужен реальный доступ, тест-кейсы от АХО, ИТ и офис-менеджеров, проверка мобильного клиента, уведомлений и чек-инов. Это экономит месяцы на переделки после запуска.
- Проектируйте рассадку как систему, а не как разовую акцию. Сочетайте закрепленные места для тех, кто ходит 5/2, с зонами конкретных департаментов и общими локациями.
- Опирайтесь на данные, а не на ощущения. Смотрите фактическую занятость по зонам, тепловые карты. Пример: зона на 30 столов при 87% занятости дает потенциал +19 сотрудников при текущем графике. С такими цифрами проще решать, где менять правила, переставлять оборудование или расширять зоны.
- Думайте про онбординг как про постоянный процесс. Запись обучения и короткая памятка должны лежать на виду. Это снижает нагрузку на поддержку и помогает новым людям сразу работать по правилам.
- Закладывайте сложности как норму проекта. Лимиты площадок для обучений, ожидания пользователей и требования безопасности неизбежны. Подготовьте заранее каналы связи, SLA на заявки и план волн для интеграций, чтобы не останавливать движение.
Кейс «Детского мира» показывает, что гибридный формат — это управляемый процесс, который можно грамотно внедрить и гибко адаптировать даже в крупной компании. Работает то, что соединяет организационные правила с повседневными действиями людей и дает понятную обратную связь по конкретным показателям.
Важно не только запустить систему, но и поддерживать ее. Сотрудники должны понимать, как работать с офисом, руководители видеть последствия решений на цифрах, а администраторы управлять посадкой без бесконечных правок и конфликтов. Это и есть нормальная эксплуатация гибридного офиса.
На примере нашего кейса “Детский мир” можно сделать объективный вывод: даже в кратчайшие сроки можно выбрать и внедрить решение, которое наведет порядок в гибридном режиме работы и во многом переложит задачу распределения мест на плечи самих сотрудников, не лишая их комфорта и гибкости. Значимый ключ к успеху — простота и прозрачность. Буквально все должно работать в 1-2 клика, тогда и рядовые сотрудники, и руководители будут пользоваться системой, а не договариваться в чатах.
В 2025 году не принято разбрасываться большими бюджетами на дополнительное удобство и эксперименты. Об этом сейчас говорит каждый вендор. Все затраты должны решать задачу бизнеса. Подписка на сервис продлилась уже в третий раз — это для нас лучшее подтверждение, что UnSpot приносит пользу, экономит деньги и другие ресурсы заказчика.