После спада пандемии многие компании столкнулась с необходимостью перехода на гибридный формат работы. Это означает, что сотрудники могут работать как из дома, так и из офиса. В зависимости от ситуации или рабочих задач руководители отделов сами решают, где будет работать каждый сотрудник в конкретный день недели.
Такой формат удобен для бизнеса, но есть один нюанс. Когда штат сотрудников стремительно растет, ручное планирование графиков посещений в отделах становится сложной задачей. В этой ситуации чаще всего новых работников просто отправляют на удаленку, рассчитывая как-нибудь потом перевести их на гибрид и найти им свободные рабочие места.
Возникает вопрос: как организовать работу так, чтобы уйти от ручного планирования графиков посещений и не столкнуться дефицитом рабочих мест, когда удаленьщики начнут приходить в офис? Именно такую проблему мы помогли решить компании 2ГИС.
С чем столкнулся наш клиент
В 2020 году в Санкт-Петербурге открылся новый офис компании 2ГИС: 21 место в опенспейсе, 8 мест в кабинете и 4 переговорки для созвонов и встреч. Команда быстро росла, поэтому часть людей перевели на удаленку.
В какой-то момент руководство решило выводить сотрудников в офис и оказалось, что в таком небольшом пространстве придется рассадить аж 80 человек. Рабочих мест для всех не хватало, ведь на одно место претендовали одновременно до четырёх человек.
Как 2ГИС попытались решить проблему
В первое время управление офисом возложили на плечи Екатерины, которая работает в компании администратором. Помимо своих основных задач она вела таблицу c графиком посещений каждого сотрудника, доступными рабочими местами и переговорными комнатами.
Приезжая в офис, коллеги обрушивались на неё с вопросами: «Где мне сесть?», «А завтра прийти можно?», «Когда переговорка №3 освободится?». Такой подход отнимал много времени, сил и иногда приводил к ошибкам, ведь одному человеку сложно уследить за всем.
Тогда в 2ГИС стали искать автоматизированное решение — систему, которая позволит сотрудникам бронировать места и переговорные комнаты самостоятельно, а также видеть, кто из коллег в какое время планирует быть в офисе. Во-первых, это разгрузило бы администратора. Во-вторых, упростило бы планирование встреч.
Первое знакомство с системой UnSpot
Чтобы найти максимально подходящее программное обеспечение, коллеги из 2ГИС составили список инструментов, которыми оно должно было обладать.
- Бронирование на неделю вперёд. Чтобы сотрудники могли сами планировать своё расписание посещений офиса, а не отвлекали администратора.
- Бронирование места за коллегу. Чтобы у администратора или кого-то из коллег была возможность помочь любому сотруднику, забронировав ему место.
- Бронирование переговорных комнат. Чтобы был общий дашборд с расписанием всех переговорок, доступный каждому сотруднику с любого устройства.
- Готовая интеграция с почтой. Чтобы получать уведомления о запланированных встречах и забронированных рабочих местах.
- Единый график посещений. Чтобы знать, когда нужный вам сотрудник будет в офисе и за каким столом он будет сидеть.
- Понятная аналитика. Чтобы в режиме реального времени отслеживать посещаемость и процент загрузки офиса в разрезе неделя/месяц.
На российском рынке было не так много систем, которые умели делать все из перечисленного. К тому же большинство умело бронировать только что-то одно: либо рабочие места, либо переговорные комнаты. Ребята из 2ГИС выбрали три самые подходящие системы — одна из них была UnSpot.
Мы сразу же предложили запустить пилотный проект, предоставив клиенту бесплатный доступ на один месяц. За время пилота ребята успели попробовать все функции сервиса, собрать аналитику для оценки результатов и сравнивать нашу систему с другими кандидатами.
Вот как это прокомментировал Денис Яковлев, Project manager в питерском офисе 2ГИС:
«У нас было два основных требования: возможность бронировать места и переговорки в одном сервисе и интеграция с Outlook. У одного кандидата не было готовых интеграций, у другого был очень перегруженный интерфейс. По всем параметрам подошел только UnSpot».
Внедрили систему всего за три дня
Перед внедрением мы вместе с командой 2ГИС создали общий чат в телеграме, чтобы оперативно решать в нем возникающие технические вопросы. Даже подготовили доску в Трелло, где расписали для клиента все этапы, которые ему нужно было выполнить.
В первый день клиент настроил связь с ресурсным календарем, чтобы все бронирования переговорных комнат в системе UnSpot синхронизировались с Outlook и наоборот. Настройка чем-то напоминает регистрацию на сайте при помощи аккаунта Google. Несколько шагов и ваш календарь подключен.
Второй и третий день мы с ребятами из 2ГИС обучали их сотрудников работе с системой. По просьбе клиента мы создали копию пространства, на котором работники могли попрактиковаться. Также по нашим советам клиент составил подробные инструкции и раздал их всем в офисе.
Тем, кто прошел обучение, очень понравился функционал планирования своего расписания и возможность установки персональных статусов. Особенно выделяли то, что можно закреплять на личной панели графики конкретных сотрудников.
В конце третьего дня мы добавили всех сотрудников в основное пространство и отправили им письма с данными для входа на электронную почту.
«Я боялся, что будет волна негодования. Найдутся люди, которые начнут говорить, что терзать вопросами администратора — привычнее, а мы только разводим бюрократию. Но никакого недовольства не было: с первого дня сотрудники начали активно пользоваться системой».
(c) Денис Яковлев, Project manager в питерском офисе 2ГИС
Каких результатов 2ГИС добились за несколько месяцев работы с системой
Цель, которую клиент ставил в начале пилотного проекта, была достигнута на 100%. Всех 80 сотрудников, большая часть из которых работала на удаленке, получилось уместить в небольшой офис на 29 рабочих мест. В среднем каждый сотрудник начал приходить в офис 2 раза в неделю, составляя свой график посещений заранее.
На текущий момент компания продолжает увеличивать свой штат работников и пока не планирует переезжать в более крупное помещение.
А ещё благодаря системе удалось разгрузить администратора Екатерину. Теперь ей больше не приходится отвлекаться от своих основных обязанностей.
Перспективы гибридных офисов
Сейчас многие крупные компании, например, Google, Twitter и Netflix возвращают сотрудников в офис. Да, удалёнка даёт нам больше свободного времени, ведь его не нужно тратить на дорогу в офис и толкаться в общественном транспорте. Но в онлайне теряется живое общение, без которого сложно проявлять свою креативность на высоком уровне.
«В процессе личного общения в офисе нередко рождаются новые идеи и задумки. В онлайне же разговоры структурированные и сосредоточены только на одной конкретной задаче».
(c) Денис Яковлев, Project manager в питерском офисе 2ГИС
Поэтому в наших реалиях гибридный офис становится оптимальным компромиссом между полной удалёнкой и работой из офиса. Главное — удобно организовать работу.